一。电算化会计档案的特点

广义的电算化会计档案,是指存贮会计数据(各种凭证账簿。报表)和程序的软盘及其他存贮介质,系统开发运行中编制的各种文档以及其他会计资料,同时辅之以打印输出的各种纸质账簿。报表。凭证。狭义的电算化会计档案只包括前者,即保存在磁盘。可读写光盘。磁带等存贮介质上的论文网会计档案。如不作特殊说明,下文提到的电算化会计档案均指其狭义概念。与传统的会计档案相比,电算化会汁档案一般具有如下几个特点:

1。电算化会计档案比传统会计档案具有更广泛的内涵。它除了包括打印输出的记账凭证。会计账簿。会计报表外。主要是指电算化会计系统中的所有系统软件。会计软件程序及其全套文档资料。

2。电算化会计档案较传统会计档案有更多的存贮形式且对存放条件要求更高。它一方面以打印输出的纸质账簿。报表。凭证的形式存在,另一方面主要以磁性介质或光盘的形式存在,包括存贮在计算机硬盘上系统正在使用的档案资料和存贮在软盘。光盘等存贮介质上作为备份使用的档案资料。后者受存贮介质质量。存放环境和存贮有效朗等因素的影响很大,保存不当容易遭到破坏。

3。电算化会计档案较传统会计档案易于修改,且不留痕迹。

4。电算化会计档案的使用和会计软件的版本密切相关。

5。电算化会计档案必须借助于一定的环境才能再现在使用者的面前,且使用时具有方便。快捷。直观,容易产生一些分析结果,可以对管理和决策提供较好的支持。

二。电算化会计档案管理应注意的问题

鉴于电算化会计档案具有上述区别于传统会计档案的特点,在电算化会计档案的管理工作中,除了传统会计档案管理应注意的问题外,还应特别注意以下几个问题:

1。要特别注意对电算化会计档案中软件文档的管理。这些软件文档是进行会计信息系统维护必不可少的资料,它可以帮助理解别人的设计思路和编制的源程序代码,同时一个软件系统由于主客观的原因不可避免地会产生一些问题,如果没有保存完整的软件文档,系统的维护将非常困难,甚至不可能。

2。针对电算化会计档案受质量。温度湿度。磁场等因素的影响较大,易受破坏的特点。在管理时应注意如下问题:

①在选用保存会计档案的存贮介质时,应特别注意选用质量较好。可靠性较高的介质,存贮介质的质量关系到会计档案能否被使用,而纸张的质量只会影响到使用效果;

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