医疗设备档案管理工作探讨

[中图分类号]R785[文献标识码]B[文章编号]1005-0515(2011)05-0245-02

医疗设备在各自运行过程中产生的文字。图纸。照片等具有参考和保存价值的各种载体材料称为医疗设备档案。医疗设备档案管理是医院管理中的一个重要组成部论文网分,医疗设备档案管理是设备管理基础,其管理水平的好坏直接影响到医疗质量。技术水平和两个效益,所以加强医疗设备档案管理是极其重要的。

医疗设备是医院开展医疗。教学。科研。护理。预防。药剂等工作的重要的物资基础,医院必须有与其功能业务相适应的先进医疗设备。但如何管好用好这些医疗设备,提高设备的利用率,减少设备的故障率,则必须建立完整的医疗设备档案,并进行科学有效的管理。医疗设备档案的建立是为了利用,在设备的采购。使用。维修及管理等工作中充分利用,更好地发挥其社会效益和经济效益。如通过查看设备档案资料,根据其维修纪录对贵重的医疗设备采取预防性维修,充分做好维修前的准备工作以缩短停机时间,减少修理费用,减少医疗设备对人身的伤残,减少事故隐患的发生率等[1]。管好用好医疗设备档案,以充分发挥其在医疗。教学。科研工作中的作用,主动。及时。准确地为科室服务,为院领导决策提供凭证,医疗设备档案显得尤为重要。现就如何搞好医疗设备档案管理集合我院的实际情况进行如下探讨。

1医疗设备档案的基本内容

我们根据医疗设备档案管理要求,结合医院实际情况,明确了医疗设备档案管理的归档内容。医疗设备档案由二部分组成:设备申购过程中形成的档案和设备运行过程中形成的档案。设备申购过程中形成的档案包括①使用科室的申请报告。社会效益和经济效益医疗需求分析论证报告。资金来源。设备管理委员会讨论审批意见,卫生资源配置许可的有关资料。供货商资质。产品介绍②招标书。投标书。协议书。合同(价格。产品性能。技术参数。售后服务。联系方式。交货日期及地点。付款方式。违约责任等)③发票复印件。机电设备进口证明。海关免税证明。报关单。商检证明。检验检疫证明。随机全部技术资料。仪器设备安装验收报告等。上述资料由设备科档案管理人员做好收集工作,及时整理归入档案,按季度移交医院档案室。设备运行过程中形成的档案包括:帐。卡。使用记录。维修保养记录。性能动态记录。医疗设备拆除报废处理情况。经济效益分析和成本核算报告。使用率和完好率统计分析。医疗设备计量检测记录。计量鉴定证书和计量合格证等[2]。上述资料由设备使用人员。设备管理人员。经济管理科共同完成收集工作,按年度收集上交设备档案管理人员,档案管理人员归类存入档案室。

2医疗设备档案的科学管理的原则

医疗设备档案的特点及其在医院管理中的重要地位,要求我们高度重视医疗设备的科学管理,使之实现制度化。规范化。医疗设备档案管理必须坚持集中统一管理“的原则,这样才能保证其完整性和利用效率。因为医疗设备档案有其特殊性:一是档案材料多,归档时间长,如一台大型医疗设备,从论证。购置到安装将会形成大量材料,并且还有以后的使用和维修直至报废,有一个很长的周期。二是多种多样,设备有国产的。进口的,档案材料势必牵涉到多种文字,如中文。英文。日文等;其载体有纸张。照片。录音带。录像带等。三是档案使用牵涉多个科室,特别是设备的构造图表。操作和维修说明书等一类材料,使用很频繁。因此,如不集中统一管理,很容易造成文件的破损和丢失,破坏档案的完整性,影响档案的利用价值。

3管理医疗设备档案采取的措施

3。1理顺医疗设备档案管理体制,是做好设备档案管理的前提:我院设备档案管理实行分管院长负总责。设备科主任督导。兼职人员具体实施。操作人员及设备维修人员参与的管理模式。形成了医院。科室。操作人员三级管理网络。档案法规定,档案工作原则是统一领导。分级管理,我院档案管理体制充分体现了这一管理原则。

3。2落实岗位责任,建立健全各种规章制度是做好设备档案管理的根本保证:

首先要明确管理范围。对于中等以上医院,凡是1000元以上的教学。医疗。科研仪器设备,不论其资金来源。购买渠道如何,均要建立设备档案,纳入管理范围。其次要确定归档范围。上述管理范围的仪器设备,在其选购。安装。调试。运行。管理。维修。报废等全过程中直接形成的。具有保存利用价值的文字。图表。声像载体材料,以及随机技术资料,均应归档保存。设备档案主要形成于申购过程与运行过程。申购过程中形成的档案主要包括申购单。论证报告表。政府采购计划报批表。医疗仪器生产许可证。购销合同。协议书。发票复印件(原件保存在财务档案中)。装箱单。运输单据。安装调试及验收报告。设备安装使用说明。维修手册及其他随机技术资料等。特大型的设备还包括招标的有关材料。卫生资源配置许可的有关资料。享受国家免税政策的进口设备,还有海关免税证明。质量保证书。报关单。外贸合同。发票。商检报告等。运行过程中形成的档案主要包括设备的使用情况记录。操作规程。维修保养情况记录。医疗仪器设备档案卡。使用率和完好率记录。每年的经济效益分析。最终的报废表等。这些资料一般按年度归入设备档案[3]。

3。3提高档案管理意识及管理人员素质是做好设备档案管理的关键:做好医疗设备的档案管理工作,必须要更新观念,进一步提高设备档案管理意识,克服重购轻管“及设备档案管理说起来重。做起来次要。忙起来不要的现象[4]。随着科技进步与医院发展,众多先进的大型设备不断引进,能否充分发挥这些设备的效益,关键环节在管理。因此,增强档案管理意识,充分认识设备档案在设备管理中的重要性,努力提高管理人员素质是搞好设备档案管理的关键。目前我院设备档案管理实现了制度化。程序化。标准化。科学化并应用现代化管理手段(计算机。密集架等)贮存利用档案信息,保证了我院万元以上设备档案资料的收集。整理。归档。移交任务的完成。

总之,设备档案管理人员要以主动。积极。周到的服务来保证档案资料的有效性。完整性,收集和捕捉有用信息,充分发挥档案的作用,探索档案管理新方法,强化服务观念,提高从业人员素质,推行医疗设备档案的规范化管理,以此来促进各项有关工作的进行,使医院的各种医疗设备的效能得到充分发挥,得到良好的效益回报,促进医院各项建设的发展。

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