国家综合档案馆档案利用服务中心建设研究

自2000年第十四届国际档案大会提出档案休闲利用观“以后,档案界越来越强调综合档案馆的文化性和公共性,探讨综合档案馆如何转型成为公共档案馆,成为像博物馆和图书馆一样受公众欢迎的公共文化机构。

而综合档案馆绝大多数是在保管“理念下建论文网造的,工作重心聚焦在收集和保管政府部门产生的档案,主要是文书档案,对外提供查档服务仅是其整体工作的一部分,而且主要是满足政府和社会的刚性查档需求。在这样一种功能定位和工作理念下,办公用房和保管库房占据了综合档案馆建筑的绝大部分面积,而查档或利用服务中心因利用者人数有限,仅占据了整个建筑很少一部分面积,而且主要是提供基本的查档和阅档环境。显然,综合档案馆现有的服务条件很难达到面向整个社会提供文化服务的目标,为了解决这个基本问题,部分省市率先提出规划建设新型综合档案馆,如广东省档案馆和上海市档案馆。

这些新建的综合档案馆是如何来构建自己的档案利用服务中心?其中存在哪些经验教训?即将准备建设的综合档案馆在档案利用服务中心的建设上,到底应该遵循什么样的理念,具体包含哪些内容呢?这些问题,笔者进行了较为深入的研究。

一。现代档案馆档案利用服务中心建设的定位和内涵

笔者认为,要解决上述问题,首先要从理论上认识清楚,综合档案馆作为一个文化服务机构,在现有的社会环境下,其档案利用服务中心应该如何来设计,才能够更好的实现该功能。结合文献研究的结果,笔者认为,作为公共文化机构,综合档案馆的档案利用服务中心应该是开放。安全。舒适。多功能和智能化,充分体现了档案馆的文化气息,彻底改变传统档案馆在社会公众心目中严肃呆板的形象。具体来说,包括如下三个方面:一是档案馆整体环境建设。包括档案馆馆址选择。与城市规划相适应的布局。整体环境绿化。内部建筑的布局和艺术造型等。二是档案馆档案利用服务空间的设计。包括根据社会不同类型用户(包括潜在和现实用户)的需要,设置不同用途的功能房间。人性化需求和办公。学习需求,配置必要的辅助设施,充分体现档案利用服务中心的舒适性。休闲性和便利性。三是不能够简单地把综合档案馆档案利用服务中心的功能局限在建筑和周围设施上面,还应该包括综合档案馆提供的资源和服务,以及提供的一些文化活动和娱乐项目。

二。目前综合档案馆档案利用服务中心建设中存在问题分析

笔者走访了几个老式综合档案馆,也调研了几个具有典型意义的新建设的省市和区县综合档案馆。老式综合档案馆距离档案利用服务中心建设目标相距比较远,但新建设的综合档案馆的档案利用服务中心也有美中不足之处,综合来看,这些问题主要表现在以下三个方面:

(一)作为公共档案馆,有的建筑本身的公共性凸显不足。主要体现在两个方面:一是交通不够便利;二是建筑本身没有档案文化特色,有的新建档案馆就像一个偌大的空荡荡的办公楼,缺乏公共文化机构的美观大气和文化内涵。

(二)在档案利用服务中心的功能设计上,有的新建综合档案馆只是把查档窗口和查档阅览区区分开,分别设在两个房间,并增大使用面积,而对于档案利用服务中心的休闲功能和文化交流功能则基本没有考虑,在配套设施的提供上,也不够人性化。

(三)部分综合档案馆把档案利用服务中心等同于一座豪华的大厅,没有提供相匹配的不同类型用户需求的资源和服务。这就是为什么有些省市和区县档案馆本身建设的五光十色,但仍然门可罗雀。利用者来到综合档案馆,不仅仅为了欣赏这座建筑,而是为了来这里查阅信息和享受文化休闲。如果没有需求的信息和相应的文化服务,利用者很快就会选择离开。

三。档案利用服务中心建设解决对策

依据现代档案馆档案利用服务中心建设的定位和内涵,结合现存的一些问题,笔者提出采用综合治理的办法来解决该问题,同时注意建设的实效性,避免人财物的浪费。

(一)利用者在进入档案利用服务中心之前首先接触的是档案馆整个建筑,她留给利用者的第一印象如何,也会对利用者的利用需求产生影响。因此,综合档案馆整体建筑本身是否充分彰显公共性,就是一个先导条件。

所谓公共性,一是指交通便利,包括停车方便。二是建筑外围本身就充分折射着一种开放和公共的精神,外围环境一定是开阔和养眼的,给人一种放松和舒适的感觉,而不是一种要进入某个办公机构那种紧张和压迫的感觉。三是建筑进入通道便利(包括对残障人士),视觉宽敞美观,环境标引清晰准确。

例如国家图书馆新馆,建筑本身就像一本厚厚的书,具有典型的文化象征意义;临近地铁。公交车站,交通便利,并设有残障人士入口。图书馆附近种有大片绿植,门口设有存包处,楼下设有停车场,楼旁设有自行车存放处。建筑对面有超市。吉野家。北京银行等设施。整个外围环境非常开阔,步入大厅,映入眼帘的是宽敞明亮的阅览环境,能够让利用者心情立刻放松和安静下来,对国图的亲近之感也会油然而生。

(二)既然是作为公共文化服务机构,它的档案利用服务中心就要充分彰显安全。舒适和便利的理念,包括对利用者的基本生理需求和办公。学习需求的充分考虑和实现。国际档案建筑学者米歇尔?迪香在其著作档案馆建筑与设备第八节向公众开放区“中,指出开放区的建设包括三个方面内容[1]:

一是舒适和安全方面以及照明。取暖。空调。通讯。防噪音等方面的要求;出于保护档案实体和信息安全考虑,档案库房区和档案利用服务区要分开,利用者一般情况下是不能够进入到库房区的。另一方面,这种分区的设置还要便于工作人员调阅档案。二是根据不同类型用户的不同利用需求,设置相应的功能区间,包括接待厅和咨询室。阅览区。展览和文化教育活动区。开会和讨论区,以及提供阅读设备等相关设施。例如上海市档案馆新馆,五层是档案文件资料查阅服务中心,设有利用接待处。档案阅览大厅。专题阅览室和咨询服务室,六层为电子阅览厅,七层为多媒体视听室和学生课堂,八层为档案工作者之家和多功能厅,九层为会议室,十层为报告厅和观光平台。例如上海市档案馆新馆的对外开放环境就提供了开展档案展览教育。社会课堂。咨询利用。市场服务。学术交流。文化休闲等工作的基础。

三是在不同功能区间和整个开放区间,提供满足人的基本生理需求和工作学习休闲需求的相关设施。包括在每个开放楼层设置洗手间。饮水间,至少要在开放区间内设有安静温馨。绿化很好的休闲和休息区。餐饮区。上网冲浪区。书店等,配置公共休息室。咖啡厅。电话间和衣帽间等相关设施。例如国家图书馆新馆,提供随处可用的互联网,在一层设有咖啡厅。研讨室。报告厅。少儿图书馆,在二层设有咨询台。办证处以及多台自助办证机。休息大厅。热水供应处,以及ATM自动取款机。在每个楼层设有卫生间。饮水机(包括纸杯)。每个阅览室里面设有多排书桌和座椅,桌下有插座;每隔10米,有一组休息沙发;有自动刷卡复印机,有专用检索计算机和公共计算机。尤其是办证等待区,设有舒适沙发,配以柔和的灯光,外围是信息检索区和数字浏览区,包括浏览政府公开信息。老照片。公益讲座信息。电子化书籍。报纸等。那么,是否每个综合档案馆都要建成像国家图书馆那么大的新馆,这也不现实也没有必要。一方面,取决于档案馆的经济实力和馆藏。利用人群数量,避免建成一味追求豪华的一座开放空城。另一方面,在具体建设上,要高瞻远瞩,避免短期效益,把综合性档案馆的档案利用服务中心建成一个大面积的查档中心,换汤不换药。

(三)对于利用者来说,公共文化机构的档案利用服务中心,不仅仅包括建筑本身和相应辅助设备,还包括其提供的资源和服务。建筑只是一个物理存在,只有与先进理念。丰富资源和周到便捷服务结合在一起,才是一个有生命的存在,才能给利用者带来真正的效益,才能真正走进利用者的心里,最终获得利用者的认可和接纳。

1。能够提供丰富多样化的资源

作为面向社会的公共文化服务机构,拥有的档案信息资源必须是覆盖和满足整个社会的需求。因此,国家档案局长杨冬权提出,建设覆盖人民群众的信息资源体系。要达到这个目标,一方面,扩大开放范围,合理解密降密。另一方面,通过多种途径包括借助社交媒体调整和完善馆藏结构,使得馆藏资源的主体不再仅仅是政府职能机构的文书档案,还包括反映社会公众切身利益和提供民族身份感的档案。例如国家图书馆新馆四层的数字共享空间,科研区提供涉及各个学科。领域和专题的数据库,包括外文数据库。非科研区提供包括政府已公开信息。老照片。公益讲座信息。电子书籍,以及各种主题的视频音频休闲,并且设有为盲人。残疾人提供上网服务的区域。

2。主动提供周到便捷的服务

作为公共文化机构,不仅要提供利用者所需要的档案信息,还要以合适和便利的方式来提供。为了体现综合档案馆的休闲性,首先,档案馆开放时间要贴近公众的休闲时间。从的国情来看,可以实行节假日开放制度及周六服务“日,周末开放阅览室和展览厅,逐步改变综合档案馆呆板的作息制度,还给公众在节假日利用档案的权利。其次,提供交互式网络查询系统和即时通讯工具等现代社交媒体,使得用户能够顺利完成自助式查找服务,同时主动帮助用户解决利用过程中存在问题。

3。倾力打造文化休闲氛围

贺冰在英国综合档案馆:公众休闲的好去处文章中提到:英国档案馆在想方设法“吸引公众上,可谓用心良苦“,档案馆举办吸引各年龄层次公众的档案展览,档案馆还利用面具。鬼脸和声。光等技术手段,引起人们的兴趣,举办各种活动,如:新闻发布会。专题讲座等[2]。

总之,综合档案馆要步入公众的视野,融入公众的生活,无论是在硬环境还是软环境上,都要采取一种开放和服务的姿态,倾力把自己打造成一座文化中心,而不仅仅是一个满足刚性查档需求的查档中心。

星号本文系北京市档案局科研项目:国家综合档案馆建设研究(项目号:2013-01)和北京市组织部人才资助项目:利用主体的档案信息服务体系研究(项目号:2011D005)成果之一。

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