互联网的房地产档案管理思考

1。房地产档案管理数字化遵循的原则

1。1安全性

互联网+“的应用虽然给房地产档案管理工作带来了极大的方便,在在运用数字化管理技术的时候,首先需要遵循的就是安全性的原则。由于房地产档案往往具有极高的商业价值,这样导致了一旦档案信息论文网流失将会给房地产业造成无法估量的损失。因此在实际的管理过程中,档案管理人员需要注重对档案信息的安全性管理,并定期的对相关的软件进行升级,从而使得房地产档案信息能够得以长时间的保存。

1。2真实性

对于在房地产档案管理过程中,在使用数字化技术的时候,还需要注重档案信息的真实性。严禁相应的管理人员在实施管理的过程中篡改相应的档案信息,并且对于档案信息的记录和保存需要进行严格地核对,以保证所储存的档案信息的真实可靠。

1。3简便性

在进行档案管理的过程中,之所以需要使用到互联网+“技术的应用,主要是为了方便人们更好地进行房地产档案的管理和查阅。因此,在运用数字化技术的过程中,还需要保证档案信息管理的简便性。这样当相关人员需要查阅档案信息的时候,能够一改以往的查阅方法,可以使其在不同的时间。不同的地点都能对所需要的档案信息进行快速的读取,更为重要的是还能更改以往一份档案在同一时间只能一人读取的缺点,最终更好地为房地产业的发展服务。

1。4可读性

可读性是指在对房地产档案信息进行保存。压缩和传送之后,相关的使用者能够真实准确的对所接收的档案信息进行阅读。可读性的应用原则,其一是需要保证档案信息处理之后的真实准确性,其二是对于使用者来说能够进行仔细地阅读。如果对于数字化技术的应用,丧失了可读性这一特性,那么在房地产档案管理的过程中对于互联网+“技术的应用将会变得徒劳无功。

2。互联网在房地产档案管理应用中存在的问题

2。1房地产存量档案数字化问题

对于房地产档案信息,人们一直使用传统的手工信息加工方式,所耗费时间长,资料占用面积大,查找麻烦,容易损坏和变霉。这样的处理方式因其效率低。保密性差。费时费力,一旦发生意外难以弥补。更重要的是传统方式形成与保存的房地产档案无法在网络中传输,在互联网+“环境中无法使用。

2。2房地产电子文件的档案属性认定问题

房地产档案是指房产管理部门在进行房地产管理活动中形成的具有保存价值的各种文字。图纸。表册。卡片以及声像。电子文件等材料。尽管在房地产档案定义中已将电子文件列人其中,但是在实践中,每当要求提供凭证时,仍然要求提供纸质原件或复印件。网络上可以传输的电子文件信息仍然不能作为凭证使用,电子文件的档案属性仍没有得到确定与认可。

2。3信息标准化不统一

房地产档案信息来源。形式。格式多样化,程序软件无统一,入内容也无法保持相同。虽然国家颁布了电子文件相关标准,但对于房地产档案管理则无相应的行业标准,兼容性较差。

2。4信息安全性较低

互联网+’,背景下房地产网络档案为各企业。监管部门及社会大众提供了极大便利,然而其安全性却令人担忧。房地产档案管理的硬件设备配备落后,如电源ups系统缺失。硬盘备份不及时。网络传输通道紊乱。密钥准入制度不健全等,这些都是档案管理过程中存在的安全隐患。

2。5制度有待完善

互联网+“时代对房地产档案管理更加严格,科学合理的制度是重要保证。很多房地产企业并没有重视档案管理的制度建设,导致很多制度缺失,如档案信息安全防范制度。信息安全追责制度。档案信息共享制度等。制度上的缺失使得档案管理存在极大的不安全性,人的不安全行为及物的不安全状态均没有得到有效制约,使得档案管理工作更加严峻。

2。6信息真实性与唯一性的确认问题

在互联网+“环境下,由于多方参与。多家使用。多头存储,难免出现涉及同一项目。同一人等的房地产网络档案信息不一致的情况,这样就会有一个在出现这类情况时,由谁,如何判定其真实性与唯一性的问题。

3。互联网的房地产档案管理问题的解决办法

3。1提升管理人员水平

房地产档案管理人员水平直接影响信息准确及安全,企业要加强对相关人员的技能培训,特别是管理技术。应急能力。安全防范及责任心等方面。有条件的企业可为相关人员提供学习平台,与其他企业进行而对而交流,不断汲取别人长处。房地产企业要构建年龄。知识结构合理的档案管理人才梯队,通过引入高素质的大学生充实管理队伍,也可对企业自身的专业人员加强培训,从而提高相关人员的业务素质。

3。2加快房地产档案数字化进度

互联网的发展是迅速的,房地产档案管理可以借其发展趋势完成数字化。建立电子档案,并保持电子档案和纸质档案保持一致性。

3。3强化档案资源标准监理正规体系

对于房地产档案信息的管理工作,需要有强有力的监督管理体系,这样能够使得档案信息更加的完整和标准,这样对于数字化技术的应用才能更加得心应手。

3。4明确数字化房地产档案的认定属性

目前电子档案的作用比较有限,一般不会作为有效的证明材料,缺乏法律属性。主要是目前的证明材料还是以纸质档案为主。随着互联网的发展以及人们对档案信息调用的方便性要求越来越高,人们对电子档案的使用范围会越来越大。

3。5档案数据动态化管理

房地产数据因主客观因素时常变动不可避免,如房屋坍塌。继承。租赁。买卖等,房地产企业要及时更新数据,以确保档案的时效性和准确性。特别是基础建设加快,街道。地名等变化较快,房地产档案数据要实行动态化管理及时修正,避免数据迟滞性。因此,房地产各相关单位要与档案管理部门或机构沟通保持畅通,使档案数据动态化管理成为常态。

4。结语

互联网是新时期多行业的创新发展的助推器,互联网+房地产档案也是发展是必然的趋势。通过与互联网结合,房地产档案的管理会更加完善,而且能够解更好的解决目前档案管理中存在的各种问题。

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