新形势下企业档案工作的思考

一。档案工作现状及出现的问题

首先,大部分档案工作人员观念落后,水平普遍较低,难以适应电子及数字文件的整理,目前大部分人员仍严格区分档案与文件资料,仍旧以以前档案整理的几大步骤进行档案资料的收集。整理。保管。提供利用等。其次,档案借阅人员对档论文网案信息的需求多样化,传统的档案借阅已不能完全满足他们的需求。

其次,?底值蛋腹萁ㄉ璺矫妗Ｄ壳按蟛糠?ahref=“https://www。lunwendata。com/thesis/List_68。html“title=“企业论文“target=“_blank“>企业都拥有自己的一个档案信息系统?但由于片面理解数字档案馆建设目标,制度不健全,急于求成,应付检查等原因,造成数字档案馆建设过程中浪费了很大的人力和物力。如:为了提高自己的数字化率,很少去思考所做的这些真正用上的有多少?组织员工加班加点,不分昼夜的往电脑里著录条目,但当查借阅档案的时候却发现需要的信息没有找到,也许有一些相关的信息,可是由于太简单,无法真正的满足需求。组织员工争分夺秒的扫描,扫描的格式却各不相同,有的是jpg格式。有的是tif或PDF格式的,究竟是哪种格式最好以及如何减少降低扫描对原稿的伤害?没有时间思考。扫描以后呢?还要命名,是一张一张的命名还是一个图号一个图号的命名,接着需要挂接,同样面临一张还是一份的问题;挂接后又有更改的图纸如何处置等出现了一系列的问题。同时,即使及时著录挂接到了系统里面,由于技术手段和保密要求的限制,数字档案信息利用率也不高。以及存储备份问题。电子文件的收集归档大部分停留在系统接口的直接归档上,对各单位平时形成的具有保存价值的电子文件缺乏收集管理。

二。解决问题的对策

思路决定出路。首先,思想观念上要革新。档案工作者不能固守传统的档案定义。内涵与外延,要紧跟时代发展步伐,根据变化了的档案工作环境,树立新的档案思维观念。要抛弃档案就是纸质文件。是正式文件。是归档文件的旧观念,而树立档案就是有保存价值的文件,是信息资源,是知识资产的新观念。而且,档案工作者要向社会公众。所在单位的领导及各个部门的员工宣传这种新观念。同时,不断学习新知识,新技术,尤其是计算机技术,要以信息工作者标准要求自己,使自己的视野。观念和能力始终与时俱进。

(一)提倡泛档案观“

泛档案观“即是将一切具有保存价值的文件视为档案,而不论这些文件是否办理完毕,不论这些文件是红头文件还是非红头文件,不论这些文件是纸质的还是电子的,不论这些文件是文字。图表的还是音频。视频的。

随着信息化的高速发展,以及人们对信息需求的日益多样化。系统化。概括化。全面化,我们不得不停下来想一想以后档案的路该如何走?档案事业该何去何从?固守以前的观念,严格区分档案与文件资料。信息等的区别,只停留在收集保管最终版本上,还是打破观念,适应发展要求,推行泛档案观“,更好的为人们服务?选择前者,路将越走越窄,选择后者路将越走越宽,同时也会给我们提出了更大挑战。

首先,随着信息技术的不断发展成熟,电子文件取代纸质文件的速度正在不断加快,我们已经不可能将电子文件排除在档案的范畴之外,也不可能要求所有电子文件都打印成纸质档案保存。其次,由于电子文件具有不稳定。非永久。动态。积极。交互式。流动。可变等特性,必须对电子文件实行全过程管理和前端控制,否则就无法保证电子文件的真实性。可靠性。完整性和可用性。这也就意味着,要将处于现行阶段文件(实质上是尚未办理完毕的文件)纳入档案部门的控制之下。第三,企业在生产经营活动者,产生很多的音频。视频。网页和多媒体电子文件,这些形式的电子文件更加直观。更加丰富,更受用户喜欢,更易为人所吸取,甚至其许多信息是不能用文字。图表来记录和展现的,因此具有十分重要的保存价值。第四,人们对信息。知识的需求变化,要求档案部门能提供更多的隐性知识。非正式文件和外部信息。

(二)要有档案知识化管理意识

档案是凝聚着人类在社会实践活动中重要信息的历史记录,它既是人们总结经验。寻找凭证。制定计划的依据,同时又是生产建设和科学研究的参考,是真实记载整个社会的历史。经验和技术的重要信息资源。

知识管理的原则是对知识的积累。共享。创新。而档案工作有效地对知识进行积累和保护。美国文档组织有限公司(DocumentOrganization)主席。纽约大学兼职教授MarcyGoldstein曾讲:现在正是革新的时代,我们应该利用新技术开始新的技能,使档案馆成为有价值的资源――即知识管理中心而不是历史仓库。

所以企业档案人员应顺应时代,有档案知识化管理意识,从充分发挥档案档案的价值,大力开发。利用档案信息资源,用足。用活。用好档案出发,在档案管理过程中运用知识管理的理念。方法和手段,对企业档案信息收集和一次处理的基础上,借助现代信息技术,深入挖掘企业档案中蕴含的有用知识单元,并对其进行组织。整理。分类等二次加工,使需要的人能及时方便的获得,同时能对信息进行深入加工,创造新的信息,共同为企业服务。

三。数字档案馆建设

数字档案馆是以二进制编码的数字方式存储。处理馆藏信息,以计算机为管理手段,以网络传递为利用方式的一种新型档案馆。它对于大家并不陌生,自上世纪九十年代中期提出数字档案馆的概念以来,至今已有十多年,各个企业的档案部门不仅引入数字档案馆的概念,而且都已经有了不同程度的发展。

(一)纸质档案数字化

首先明确建设数字档案馆的目的和价值。目的就是馆藏资源数字化,信息传递网络化,信息检索智能化,用户使用方便化,最终达到馆际互连,资源共享。价值就是变档案管理为知识管理,充分发挥档案价值,提高档案人员影响力。其次,在馆藏资源数字化选择上,不光是档案条目数字化,对于档案的内容(实体)同样要数字化。在具体操作过程中,最关键的是先要制定出各种规章制度,如条目著录规范。数字化格式的选择。分辨率的高低都需要制定切实可行的规章制度来规范,这样才能避免造成不必要的重复劳动,提高工作效率。同时对整个馆藏档案的数字化处理也要有一个全盘计划,分阶段。分步骤。分先后对馆藏档案进行数字化处理。如对常用。急用的档案进行优先数字化处理,对平时很少使用甚至常年不用的档案最后进行处理或先进行条目著录,全文暂时搁置。

第三,是对数字化档案的后续处理。档案数字化的目的是为了方便用户利用,达到资源共享,所以在数字化处理后还要对数字化的档案进行进一步处理。如果仅仅是保存在一台电脑上,那么充其量它也只能方便个别人员利用,达不到预期的目的,如何达到共享的目标,只有把零碎的文件集中化,把集中的文件共享化,也就是开发或购买功能强大的档案管理软件并及时进行升级换代,把数字化文件集中上传,并匹配挂接至软件,然后根据需要把档案管理软件的客服端连接到局域网或互联网上。通过互联网传递馆藏信息,不受时间和空间的限制,提高信息利用率;通过计算机进行智能化检索,检索速度快。效率高。范围广;用户可以在任何时间任何地点通过计算机方便地使用档案信息;各数字化档案馆通过互联网相连,并通过标准接口来实现资源共享。

(二)电子文件的收集

电子文件是指在数字设备及环境中形成,以数码形式存储于磁带。磁盘。光盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读。处理,并可在通信网络上传送的文件。

信息技术的普及,在我们的工作和生活中产生了大量的电子文件,如何处理和控制这些电子文件成了档案工作的难点。

许多学者提出档案部门要对以文件/档案为主的各种数据。信息。知识进行集成管理,提供集成服务。中国人民大学张斌教授等人曾提出,要借助于一定的制度和技术,将企业员工个人的工作经验。技巧。诀窍等隐性知识固化为文件/档案。一些实施知识管理的公司将公司内部BBS或论坛上的普通员工发表的文章或帖子也收集保存。

在实际工作中,档案人员应在管理制度上变革,要大大扩展文件/档案的收集。归档范围。首先将归档环节从文件办理完毕提前至文件产生之初。也就是说,在文件刚刚产生,就将其捕获至档案管理系统中,使之处于档案部门的控制之下。其次要修订传统的文件材料归档范围和保管期限表,按知识资源涵盖的范围将一切有保存价值的电子文件。非正式文档。外部信息。隐性知识(通过文档化形成显性知识)纳入归档范围。实现从传统档案收集向档案知识积累的创新和拓展,即在做好对传统意义上的文件/档案收集和归档的基础上,按知识管理的要求,加强对电子文件的捕获和归档。加强对非正式文档的收集和归档。加强对外部信息的搜集和归档,加强对隐性知识的记录和收集。

技术方法上要创新。档案工作者须具备熟练操作计算机。扫描仪。无线上网等各类新技术产品,并能够在交换信息的同时不丢失数据。不泄露秘密。档案工作者要会使用档案管理软件,并且在使用的过程中一旦出现故障,能够及时准确地分析故障发生的原因,从而保证电子文档中的数据部不丢失或者尽可能地恢复原状。对传统的档案管理软件系统及时进行升级换代,以尽快实现对电子文件的全过程管理和前端控制,将现行文件纳入档案管理的范畴;增强对图片。音频。视频等类型电子文件管理的功能,使之能对所有类型的文件进行集中管理。有序组织;提高软件的知识服务能力。

四。结语

在新形?菹拢?档案管理工作存在着新的挑战,也对档案管理人员提出了新的要求。当前,档案管理人员必须创新思维,紧跟时代,不断完善数字档案馆建设,逐渐将档案管理向知识管理转变,才能适应新时代的要求。笔者认为虽然档案管理变革与发展曲曲折折,任重道远,但相信档案事业的未来是美好的。

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