新时期高校档案管理信息化建设研究

中图分类号:G275文献标识码:A文章编号:1003-9082(2017)12-00-01

引言

新时期实现档案信息化管理是高校档案办公自动化的必然之路,实现信息化管理能够提升工作效率与资源利用率。利用信息技术对文档。文字。论文网图像等信息进行资源整合,从而更好的推动教学改革,提高资源利用率,使高校档案管理工作更加规范化。

一。现阶段高校档案管理信息化建设存在的问题

1。思想认识不足

一些高校领导没有清晰的认识到档案信息化建设的重要性,导致高校档案管理信息化程度较低。高校档案管理人员没有形成完善的档案管理意识,在档案管理过程当中没有对档案管理的内容。形式进行创新,日常管理手段落后,只是简单的借用信息资源。

2。管理人员素质不高

现阶段高校档案管理人员的专业素质较低,无法满足档案管理发展的要求。尤其是在新时期背景下,面对信息。网络等各种手段的时候显得无所适从。管理人员仍然采用传统的档案管理手段,使档案管理工作速度慢,内容流程繁琐[1]。不能熟练的运用计算机来进行数据操作,对于信息的整理与加工能力也不高。在人才结构方面存在不足之处,缺乏能够熟练的管理档案,掌握计算机技术的复合型人才。

3。资金投入不足

现阶段高校档案管理实现信息化建设的最大阻碍就是资金投入较少,档案管理需要信息处理。网络等硬件设施,需要高素质专业的管理人员,因此这就需要大量的资金投入。然而很多高校由于忽视档案管理工作,且不愿意将大量资金投入到档案管理设施的购买当中,因而阻碍了档案管理信息化建设。

4。网络安全问题严重

随着网络信息化程度的不断加深,档案管理信息化建设的集中化与多样化发展,高校内部的档案管理部门在校内外之间的联系也变得密切起来,因此在实现管理的过程当中也就加大了信息安全的风险。一些网络黑客。不法分子等利用网络技术对档案信息进行盗取,就造成了档案管理工作的不稳定,使高校档案信息安全工作面临着严峻的考验[2]。

二。新时期高校档案管理信息化建设的对策

1。强化档案管理信息化建设意识

在新时期,高校档案管理人员应该转变思想观念,充分认识到档案管理的重要性,不断的提高管理手段,创新管理方式。现阶段信息技术飞速发展,传统的管理观念已经不再适应目前的发展了,需要改变原有的传统观念,不断的与时俱进,积极的利用信息化技术重新整合。定位档案管理工作。同时加大对档案管理信息化建设的资金投入,给予人力。物力。财力上的大力支持。

2。提高管理人员综合素质水平

高校档案管理人员综合素质的高低决定着档案管理工作的高效与否。提高档案管理人员对信息技术的掌握水平,信息化建设要求的是能够全面的利用计算机来进行档案的管理和创新,因此要通过各种教育培训来提高管理人员的专业技能,提升知识结构和业务水平。可以对档案管理人员定期的进行培训,培养创新意识,或是通过知识讲座。继续教育。研讨会等方式来提升档案管理人员的信息技术管理能力。还要积极的引进各种高质量的人才来进行档案管理工作,为档案管理注入新鲜的血液[3]。引进国外先进的档案管理人员,使之与高校的管理人员进行交流与沟通,分享经验,学习他们的先进管理手段。

3。加强档案管理的安全性

高校需要重视档案管理信息化建设的安全性,在进行档案管理的过程当中做好安全措施,设置好防火墙,采用杀毒软件防止黑客的侵入,避免将病毒带入档案数据之中,采用先进的科学技术,安排专业的人员定期的检查档案信息的安全性,防止信息的丢失,一旦发现问题需要立刻升级安全级数[4]。

同时高校还可以建立科学化的档案安全保障机制,制定科学的管理制度,实行用户身份实名制认证,并完善档案管理的收集。输出。加工。处理体制,对硬件设施的建设标准。软件资源的开发标准以及数据库资源的格式标准等及时更新。

4。构建档案管理信息化建设平台

首先需要建设基础平台,购入完整的基础设施,如计算机。数码相机。?陀』?。图像识别仪等设施,并组织科研人员积极的开发信息化软件程序。其次是要大力建设档案管理信息资源的服务平台。例如建立电话咨询或是网络资源共享服务。最后还需要高校实现与合作企业的对接,将本校的学生信息档案资源推荐给企业,满足企业人才需求。

5。大力整合信息资源

新时期下要想实现高校档案管理的信息化建设,就必须进行信息资源的整合。首先对高校档案资源重新收集。归纳。处理。统计,将学校的人事。行政。教学。党群等不同类型的档案信息重新分类归档。其次是传统的纸质的档案容易出现纸质老化。腐烂。破损,字迹模糊等现象,这样就加剧了档案管理的困难性。因此要加强高校电子资源档案的整合,将传统的纸质档案信息备份到数据资源库之中。最后要建立完善的档案信息资源数据库体系,完善档案目录,实现全文信息化。以档案室为中心,构建全面的档案管理网络资源体系,方便资源的收集。处理与加工。

结束语

随着信息时代的带来,信息技术已经被广泛的应用于人们的日常生活和工作中。高校应用信息技术实现档案办公的自动化,将纸质资源和电子资源进行有效的归档,从而提高了工作效率。

现阶段虽然的高校档案管理工作已经取得了较大的进步,但是在实际的管理过程当中仍然存在管理思想。管理水平。信息化程度不高等问题,因此需要高校积极重视起来,不断创新档案管理的思想。方式,提高管理人员的综合素质,加强档案管理的安全性,构建信息化建设平台,大力整合信息资源,积极的利用信息技术更新档案管理工作,抓住好信息化发展这个机遇,为高校档案管理工作开创更广阔的空间。

新时期高校档案管理信息化建设研究