档案管理现代化的发展途径分析

在信息技术快速发展的当今形势下,档案管理现代化也取得了较快发展,这也对档案管理效率及档案管理质量的提升具有十分积极的意义。在档案管理现代化发展过程中,基层档案管理人员的劳动强度也会随之降低,使其有更多的时间来钻研专业知识。当前档案管理现代化的发展时间较论文网短,技术含量还达不到较高水平,在实际工作中还存在一些不足之处,对工作效率和档案管理质量造成一定的影响,因此需要寻求科学的发展途径,更好地推动档案管理现代化的发展进程。

一。档案管理现代化的意义

(一)有利于档案管理效率的提升

在现代化档案管理工作中要充分的利用计算机信息技术,档案管理人员可以从繁重的劳动强度中解脱出来,不仅档案管理效率得到较大程度提升,而且实现了档案信息查询。检索的便捷性,为档案信息的开发利用奠定了较好的基础。

(二)有利于企业经济效益的实现

在档案管理现代化发展过程中,档案数据和技术资料能够集中进行储备,这些重要资料的完整性。系统性和准确性都能够得到有效保障,这不仅为档案资料的查询带来较大便利,而且能够在实践中加以利用。特别是通过现代化的档案管理工作能够为企业发展过程中所需要的各种信息及时提供,信息的准确性和完整性能够得到有效的保障,这对于企业经济效益目标的实现具有极其重要的意义。

(三)加快了档案资源共享的推进步伐

在现代化档案管理工作中,计算机技术和网络技术得以广泛应用,档案不仅实现了存储和管理的数据化,而且档案信息能够及时进行传输,档案的查找和使用不会受到时间和地点的限制,有利于提升档案管理工作效率,确保了档案资源共享。

(四)节约了存储空间

在现代化档案管理工作中,纸质档案被转变为数据资源,将其在硬盘和光盘中进行存储,有效解决了纸质档案存储占用空间大及不易查找和管理的传统问题,利用较小的硬盘就可以完成整个档案室内信息资源的存储,不仅节约了空间,还节约了人力,在携带和传输上更为便捷。

二。档案管理现代化的发展途径

(一)定期对基层的档案管理人员进行培训

实现档案管理现代化不仅需要设备上的支持,还需要做好基层档案管理人员的培训工作。通过对档案的管理人员进行一系列专业的培训,使其更好的掌握相关的计算机技术,确保其在工作中熟练应用计算机来进行管理,更好的体现档案管理现代化的意义,同时,档案管理人员自身的专业技能也能够得到一定提升。在对档案管理人员培训过程中,也需要基层档案管理人员要与实践活动有效结合,通过实践活动使其明确管理过程中需要完成的工作,在实践中能够对计算机使用情况有一个初步了解,以便能够在实际工作中应用现代化设备来提高档案管理的水平。通过定期培训,基层档案管理人员工作效率能够得到大幅度提高,基层档案管理人员了解到较常出现的问题,可在实际工作中对其加以注意和避免。

(二)做好档案管理现代化的准备工作

基层的档案管理人员经一定的培训后具有了一定的档案管理现代化的专业知识。在这之后就需要做好档案管理现代化的准备工作。在这一过程中,要较好地完成档案的著录以及标注工作,主要是对档案信息进行更深层次的加工,这也是实现档案管理现代化的过程中必不可少的环节。虽然在进行档案管理现代化的工作中会显得十分繁琐困难,但是如果要实现档案管理现代化,那么准备工作也就必然不可或缺。在进行现代化准备的工作中,当地政府可以为档案馆提供一些现代化的档案管理设施,比如新型电脑等管理设备。也可以采购一些档案现代化管理方面的书籍,以便基层档案管理人员在遇到问题时及时地进行查阅,尽早地解答问题,避免出现较为严重的后果。在另一方面,针对基层档案管理人员在短时间内无法较好的学习掌握高级档案管理等情况,档案部门可以聘请一些具有丰富实践经验并且理论知识也过硬的档案管理人员来对基层档案管理人员进行帮教,在帮教的过程中,基层档案管理人员可以学习到丰富实用的管理知识和经验,能够将这些理论和实践知识应用到自己的日常工作之中。档案部门也需要注意,对基层档案管理人员考核工作需要达到要求,避免帮教工作无法起到应有效果情况。

(三)实现档案的统一管理

由于标准的不统一,在进行档案管理现代化的过程中会出现各种问题,例如文中提到采购的档案管理单位使用的计算机往往型号和质量参差不齐。因此为了更好地实现档案管理现代化,进行设备的统一管理是必不可少的。在进行档案管理现代化工作之前,应该对各档案管理单位的电脑等设备进行统一采购工作,并且在进行采购工作完成后将操作系统以及数据进行相应统一,以利于档案管理单位能够较好地使用档案管理设备进行档案管理工作。另一项相当重要的工作是将各种数据进行共享,以保证各档案馆之间能够在工作过程中及时了解到第一手信息。但是在进行数据共享和统一的过程中,务必要注意的是档案馆数据的安全,避免在进行资源共享和统一的过程中出现不法分子窃取档案馆信息等情况的发生。在档案管理现代化实现过程中,作为具体的操作人员,要对计算机使用情况较为熟悉,具有丰富的计算机使用经验,此外对档案现代化管理设备管的使用情况也要十分了解,这样才能确保现代化档案管理的工作质量。

三。结束语

随着科学技术的飞速发展,档案管理工作发生了较大变化,在当前档案管理工作中一些新技术和新方法得以引进,这对档案管理现代化目标的实现起到了积极的推动作用,对档案事业的健康发展奠定了良好的基础。

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