浅谈纸质档案数字化

目前,在我院档案中心的馆藏中占主要地位的仍是以纸张为载体的档案,为了适应信息化要求,提高档案的利用效率,将纸质档案数字化已是档案中心迫在眉睫的一项工作。纸质档案数字化不仅可以优化馆藏结构,实现档案资源的有效利用和共享,还可以节约存储空间,保护档案原件。

高质量的档案数据库是档案信息化应用的基础,档案数字化制作是档案数据库建设的必要手段。纸质档案数字化制作的必要性表现在以下几个方面:

(一)历史档案的抢救问题:我院档案中心有很多透明底图文件是十几年或几十年前的,这些档案由于经历时间较长。加上保管不当的原因,已经处于非常危险“(字迹模糊。破碎)的状况,如不及时加以挽救“,很可能造成档案彻底消失。

(二)档案移交后利用难的问题:通常各部门档案移交后,都保存在档案中心内,当需要查询用时,必须到档案室现场进行查阅,查询过程比较繁琐。

(三)档案管理利用难的问题:由于传统档案数量的庞大,传统档案查询工作被动性的现状,增加了档案管理利用的难度,已影响到档案信息服务的效率和档案价值的挖掘。

(四)传统档案利用局限的问题:一般存档的档案资料只有一份,一旦某人借走这份档案,其他人只有等待,这样不仅使档案工作效率降低,而且还会存在损坏原始档案可能性。

(五)传统档案的安全问题:每份档案都是有价值的资料,如果遇到自然或人为的灾害将造成无法挽回的损失。

针对上述问题,我认为有必要对传统纸质档案实施数字化制作。

二。纸质档案数字化是数字档案建设最基础的工作。

随着计算机技术。扫描技术。OCR技术。数字摄影技术(录音。录像)。数据库技术。多媒体技术。存储技术的发展而产生的一种新型档案信息形态,它把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息,以数字化的形式存储,网络化的形式互相连接,通过局域网。政务网。互联网进行计算机检索。阅读电子档案,利用计算机系统进行管理,形成一个有序结构的档案信息库,及时提供利用,实现资源共享。

三。纸质档案数字化较之传统档案管理有不可替代的先进性。

(一)提高经济效益

随着我院每年工程项目的增加,馆藏量越来越大。为了保证及时整编归档资料,唯有以增加办公人员和办公费用来解决这一难题,致使管理成本大幅上涨。而数字化管理档案使传统的以纸质为载体的档案信息对象转为机读档案,首先大大节省了占地空间;其次,将历史纸质档案数字化后,更是节省了人们的查阅时间。使用起来极为方便迅速,既方便了设计人员,又避免了反复印制资料而造成的纸张和人员的浪费。

(二)提高办公效率

纸质档案数字化,使得档案管理更为高效。资料能及时归档,并尽快提供利用。目前,我院有电子版的文件才能在电脑上实现检索。查询。但是一些历史档案,由于年代久远,检索起来,非常不便,只能翻查帐本。卡片,甚至要到库房逐件翻查;有时候为了找一份历史资料,要花上半天的时间,浪费设计人员大量精力。如果将历史纸质档案数字化,相信这样的局面不会出现。数字化档案管理使查询资料变得非常简单,所有的查询工作,都可以在电脑上完成,大大缩短查询时间,提高工作效率。真正让办公人员做到足不出户便可知晓天下大事。由于信息的超时空流动,数字化档案事实上成为无墙界档案“,档案库也从文件实体的保管基本变成了提供利用方便的信息控制中心。

(三)增强档案原件保护

将纸质档案转变为数字化电子档案后,档案的使用更加安全。尤其对历史久远的档案材料,数字化处理后无疑是对其更好的保护。以纸质透明底图为例,底图归档后,经常出现调晒的情况,而我院以卷放的形式保管底图,在调图的过程中,往往会人为地对底图造成不同程度的损害(将图纸从卷内抽出――晒图――再将图纸放入卷内,这一系列的过程,都是通过人工完成)。时间一长,这样的反复操作,就会导致图纸破损,不利于保护档案原件。纸质档案转为数字化电子档案后,这一系列的流程可以减免,在电脑上查找到电子图,再打印出来便可使用。

为迎接档案信息服务新环境的挑战,纸质档案数字化建设是顺应潮流。适应时代发展的新举措。新要求。档案作为一种原生信息资源,其重要性正日益凸显出来,纸质档案数字化将大大提高管理水平。提高效率,增强档案业务部门的服务水平,通过逐步掌握信息技术为档案工作服务,为社会主义经济建设服务,为社会主义精神文明建设服务。

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