国有企业会议组织的精细化管理探究

中图分类号:F715文章编号:1009-2374(2017)07-0235-02DOI:10。13535/j。cnki。11-4406/n。2017。07。112

国有企业肩负经济。政治。社会三重责任,在发展中实现经济。政治。社会效益的论文网最大化。国企会议紧密围绕所承担的职能进行组织和安排,根据会议性质。决策机构。决策事项等一般可分成决策类。经营管理类。监督类。专题类四类。其中,决策类包括党委会。董事会。职工代表大会等;经营管理类包括总经理办公会。月度工作例会。资金调度会。招标工作例会等;监督类包括纪委全体会议。监事会等;专题类包括精神文明建设委员会全体会议。安全生产委员会全体会议。专题会等。针对现代国有企业会议的信息化。现代化。专业化等特点,提升企业会议的效率,提高国有企业的效益,实现国有企业的责任,本文从精细化管理角度对国有企业会议组织管理进行探究。

1会议组织精细化管理的必要性

在国有企业日常经营管理中,组织召开会议是很重要的方式。然而,目前国有企业会议管理普遍存在不规范性,会议前准备不充分,会中目标不明确,会中应付,会后材料不到位,无法查询等问题。这些问题不仅浪费国有企业时间和精力,更重要的是问题没有解决,事情没有讨论定稿,对国有企业经营决策和发展产生影响,最终影响国有企业发展目标。因此,国有企业在现代科技发展和互联网加时代组织会议时,必须加强会议管理,提高质量和效率,最终为企业的发展提供保障,确保企业各项生产经营活动的顺利开展。在互联网加时代,国企办公室会议人员,需要运用程序化。标准化和信息化等现代化手段实现会议的精细化管理,实现会议的高效率和高质量。

2会议组织的精细化管理措施

会议的精细化管理是指会议组织工作者必须做好会前准备。会中控制和会后跟踪等全过程工作。会前准备是会议组织工作的基础,为会议的顺利开展创造条件。会中控制是在会议的召开过程中,为会议的顺利进行提供具体措施。会后跟踪是会议组织工作的效果考核,为会议工作的实施效果进行评价。

2。1会前筹备工作

会议组织阶段工作是非常重要而繁琐的,需对筹备工作进行细致的准备,对全过程全环节进行精心组织和科学管理。

2。1。1收集会议资料与信息。会议议题。相关资料和信息等内容的收集是会议组织工作的首要任务。会议议题是会议召开之前首先需要确定的事项。企业领导根据企业发展的需要确定会议议题,未经相关领导同意或协商的均不能提交为议题。并经领导层严格审核,控制议题数量,不浪费会议资源。根据会议议题的内容主次。重要性,列出议题的顺序。会议资料应多级检查,防止错误发生,提高会议效果。

2。1。2沟通。会议前若未和参会人员沟通,开会前若不清楚会议议题内容,必然影响会议效率。因此,在会议召开前,会议组织人员应及时和参会人员沟通,对会议的时间。地点和议题等要素进行沟通。确定,将会议议题等材料发放到参会人员手中,对会议中可能存在的问题进行沟通,让参会人员提前做好相关准备。会议制度和纪律是保证会议顺利进行的根本,应制定出合理的会议制度和纪律,如会议请假手续办理制度。会议签到制度。缺席人员的惩罚纪律。会场秩序纪律等。

2。1。3会议通知与议程。会议通知和议程是传达会议信息的重要内容,因此要做到及时。准确。会议通知主要包括会议召开的时间。地点。主要的会议内容;会议议程包括会议时间。地点。参会人员。主持人。会议议程及其他事项。会议组织人员在起草会议通知之前,必须请示领导有关会议通知的各项信息,通知拟稿内容再次向领导确认无误后,将会议通知与会议议程同时发送给所有参会人员,让所有参会人员提前知悉会议内容,如有发言需要提前准备相关议题的发言材料。

值得注意的是组织大型会议时,如国企的职工代表大会等,参会人员较多,在起草会议通知内容时,必须认真分析会议的任务和会议召开的目的,请示相关领导,从而确定会议的具体内容和议程。

2。1。4布置会场。布置会场要求做到规范。严谨。会场布置主要包括以下内容:

一是制作会议横幅。会议横幅是显示会议名称的?酥荆?它的制作要简洁。概括。明了,具有象征性和标志性,通常为红底黄字等展示形式,通常置于会场中与主席台处在同一方位最醒目的位置。

二是布置主席台。主席台布置应当根据会议的类型。性质。规模来确定,一般包括参会人员座次安排。话筒放置位置等内容。参会人员座次安排是重点,不允许出现任何错误。领导座次通常按照级别层次和职务高低确定,即以台上就坐的最高领导人居中,然后依次先左后右的次序向两边延伸;另外要注意主席台上就坐领导奇。偶数是有所区别。一般而言左为上,右为下。当领导人数为奇数时,1号领导居中,2号领导排在1号领导左边,3号领导排右边,其他依次排列;当领导人数为偶数时,1号领导。2号领导同时居中,1号领导排在居中座位的左边,2号领导排右边,其他依次排列。如果主席台是多排的,后排座次依照前排的原则摆放。

2。1。5会场保障措施。会议召开前,会议组织人员应认真做好会场保障工作。主要包括:

一是检查会场设备。会场设备包括投影仪。会议电脑。摄像机等。提前反复检查,特别是投影仪设备的分辨率。投影角度。清晰度等各项指标。如果是召开电视电话会议,应提前开启电视电话会议操控柜,切记做到提前调试设备的输入。输出。话筒的电池和音量以及摄像头等是否能正常工作。会议笔记本电脑和包括拷贝数据的U盘,要求是提供一用一备,以防出现会场设备故障等。摄影机需要提前进行调试,放置在摄像的最佳位置,调好焦距等。二是检查会场灯光。空调设备。窗户通风和茶水供应等。提前打开窗户通风,然后开启空调设备,确保会场的温度适宜,并做好茶水供应相关准备,例如茶杯消毒等。

三是设置会场提示。在会场入口处设置如会场禁止吸烟“。请关闭手机“等温馨提示。

四是迎接领导(有上级领导参会时)。安排礼仪人员在关键位置进行迎接:如大楼的门口。电梯口和会议室门口等。

五是划定停车区域。如果参会人员很多,应提前与后勤等相关部门协调,专门划定会议停车区域,便于参会人员停车,确保准时到达会场以及会议结束后顺利离开会场。

六是检查供电。安全设施。应提前与后勤中心等相关部门协调,安排专业人员对会场的供电设施。安全设施进行检查,以防出现不必要的事故。

另外,会议工作人员在特殊情况下需要制定突发状况应急方案,应对各种情况。例如:领导讲稿。会议议程等资料提前打印,讲稿及时送至领导手中,并标注一些生僻字等,会议议程及时发放到参会人员手中,组织者需有备份。

会前组织工作是一项非常繁琐的工作,是决定会议是否正常开展的重要前提,因此需要会议组织人员必须具备三心“,即:细心。耐心。责任心,对会前各项工作进行精细化筹备。

2。2会中事务管理

会中事务管理要热情周到,搞好会议期间的组织服务,包括材料分发。引导入座。会议记录。录音摄像等诸多环节。

2。2。1签到和引导,会议组织人员应热情地将参会人员引到签到表(或签到簿)边签到,同时发送相关会议资料,随后再将参会人员引导至他们的座位。如果参会人数很多,需要安排多名会议引导人员。

2。2。2在会议正常开始后,会议摄像人员专心负责摄像,会议记录人员要做好记录和录音。会议记录是会议档案的重中之重,会议秘书人员需采用现代化手段,对会议内容。发言人员。决议等进行记录和录音。

2。2。3维持会场秩序,防止无关人员进入会场,提醒与会人员关闭手机等。

2。3会后工作管理

一般而言,会务工作并未因会议日程结束而宣告完成。而是要做到善始善终,超前谋划。合理安排会后有关工作。

2。3。1在会议结束后要注意整理有关会议的所有文件,包括会议通知。会议议程。领导发言稿。会议记录与纪要。会议照片等资料,按照档案室存档要求对每一次会议的所有文件进行正确处理,对出现问题的文件及时解决,做好存档,以便随时调阅。

2。3。2对会议中出现的问题进行总结分析,并提出应对措施,避免类似问题再次出现,力争在以后的会议中取得更好的成效。

2。3。3及时对会议精神进行反馈。学习和传达。认真贯彻落实会议精神,对会议的精神和会议的主要决策内容要进行行之有效的反馈和传达,确保实现会议的目的和效果。

3总结与建议

综上所述,会议组织的精细化管理作为企业管理的重要组成部分,是企业管理者制定发展规划。提高企业整体工作效率的重要手段。因此,企业会议组织管理人员需要事先精心设计,科学合理地对会前。会中和会后各个环节进行精细化管理。在互联网加时代背景下,国有企业管理人员需要不断地对会议形式进行改革。利用现代互联网技术,创新会议管理,提高会议效率;加强制度建设,优化会议流程,探索会议管理的科学方法和精细务实的全过程工作。

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