浅析企业电子文件的管理与应用

现在很多企业的网络技术和信息技术的发展都进一步加快了办公自动化的进程。一些机关公务活动都早已进入办公自动化网络,很多的公文都是用电子方式通过网络信息的来进行处理和传递。这种先进的网上办公模式正在逐渐的发展起来,这样就能通过信息网络化实现政务公开,使得办论文网公室工作得到有效的监督。这种智能化。网络化以及社会化比较强的办公室工作方式会在今后的日子里更加受欢迎。可以说电子文件的应用和管理是网络时代的必需品。现在是信息技术飞速发展的二十一世纪,在这样一个信息知识爆炸“的大环境下,只有把公文处理工作投入到电子文件管理和信息网络技术这种高科技领域中才能跟上时代发展的步伐,才能实现高效率的办公。

一。电子文件的特点

(一)电子文件在公文处理过程中可方便调用

电子文件能够准确无误的把一些文字和图片记录下来,这些资料在进入文件管理系统之前都会有一个收集。筛选。归纳。整理的过程,然后经过一定的技术处理后变成软件和光盘,那么软件和光盘就成为了无时无刻都能传送的电子信号,使得这部分信息得到有效保存,并且能够随时利用这些信息。

(二)电子文件有一定的存在形式

经过计算机处理后所生成的数字化的信息形态就是电子文件的存在形式,我们都知道在计算机的内部,不管是储存还是传输,电子文件都是以二进制的0“。1“的数字编码形式存在,这就是人工无法识别的原因,所以要通过计算机的软件和硬件设备把载体上的编码序列读取出来,最后转化成人工可以识别的方式。这样就可以在屏幕上显示出内容或者在打印机上打印出来供人们读取。人们在计算机上看到的一切信息都具有一定的技术性。

(三)电子文件的共享性和广阔的空间性

电子文件具有广大的空间性,它不会受到时间和空间的限制,所以它的内存量非常大,许许多多的用户都能通过信息网络技术实现信息的共享和交流,那么电子文件就实现了它自身的价值。

(四)电子文件的保管形式单一

的电子文件的保管方式对于外国的电子文件保管方式来说还是有一定的距离的,因为电子文件的保管方式都是有微机操作员或者是微机的管理中心以及档案室最低一级保管。而外国电子文件的保管方式是由数据仓库保管。数据档案保管以及办公室保管。这几种方式都是比较高级的保管方式。

(五)电子文件具有灵活性

传统的纸质办公文件都是比较麻烦的,不仅需要手写还要进行印刷。发送。归档分类以及保管等这些复杂的形式;而现在电子文件操作起来既方便又快捷,电子文件可以对信息进行随时的更改与调整,使信息更加完善。还可以在办公自动化网络中设立自己的密码以及规定授权的方式,这样可以对文件信息进行保密,使得文件处理变得灵活。简单以及安全可靠。

二。电子文件的应用和管理效能

(一)工作人员提高自身素养

电子信息技术已经渐渐的趋于成熟,但是工作人员需要做的就是掌握熟练的操作技术以及对电子文件和网络信息技术进行更深刻的了解。工作人员要时刻学习网络新知识。树立新观念,也要不断提高自身素质,因为电子档案管理需要科学的发展,这当然也离不开计算机信息技术的使用,所以工作人员要有较高的知识层次和先进的技术水平,这样才能够适应信息技术和电子文件的发展。实时掌握相关工作领域的现状及发展动向,熟练地运用新理论和新技术来指导电子文件的档案工作,并要积极采取一些有效措施,这样才能更快的适应社会发展的新要求。

(二)电子文件的应用

电子信息系统中的特殊类型就包括电子文件管理系统,文件的写作。跟踪。检测。传递。储存以及充分利用,都是利用的电子信息系统。在电子文件管理的应用中要求多个专业和多个领域以及多个学科的紧密配合,这就要及时建立具有合法效力的管理方法,这样在具备了一定设备的基础上才进一步的扩大电子文件的管理与应用。

(三)电子文件的效能

第一,电子文件处理的重大意义就是对文件进行清晰的分类同时对工作进行指导,这样可以在一定程度上保证记录的信息具有真实性。还可以把文件中对文字的处理转向对文件内容的信息反馈和传递,从而提高文件的利用能力。第二,电子文件管理进一步扩大了信息的储存空间,因为它把实体管理。编目以及保管转向为了解信息系统的功能作用,这样更加方便查询。检查和管理等从而提高信息指导作用的效率。第三,传统的档案信息管理手段已经远远的落后于现在时代发展的步伐,所以电子文件形式的出现是一种大胆的创新手段,因为电子文件可以解决传统纸质档案所不能解决的问题,比如说档案的有效统计只要在电脑上搜索出来便可以轻松的做出调查统计,这样也改变了浪费人力资源和物力资源的状况。第四,对于一些机密性比较强的档案信息要进行加密处理,还要定期的对密钥进行更换防止档案信息泄露出去。

三。电子文件保障的措施

(一)努力争取,更早列入规划

每个电子文件的档案部门要积极的争取上级部门对档案工作的指导以及重视支持,尽快地将电子文件的信息化建设纳入到自身单位自动化建设的相关规划中去,积极的把电子文件资源的建设和国家信息资源建设融合在一起,这样才能使得电子文件建设与档案信息资源建设协调稳定的发展。

(二)完善制度,保证安全管理

国家的信息安全保障工作的方针政策值得每个电子文件信息部门好好的学习,并且要认真贯彻和落实。做好信息的保密工作和公开工作,严格处理好这两者之间的关系。要想保证数字档案信息安全可靠的运行就一定要建立健全数据库管理制度。档案数字化制度以及网络顺畅运行的制度,也要时刻注意保护国家的利益和档案的隐私。

(三)领导人要统筹规划

电子文件的信息化管理是一项伟大而复杂的工程,所以领导人要对档案信息的管理加强重视,必须要统筹规划。统一要求。按照步骤实施任务,落实责任,认真负起责任。把档案信息化当作一项创新要求,努力完成任务。

四。总结

随着科学技术的不断发展,信息技术,网络技术也随之越来越成熟,电子文件大量产生。电子文件以其操作简便,传递迅速,储存方便,信息容量大等优点,得到各级领导以及技术人员的重视,电子文档在企业日常工作中的重要性也愈发明显。同时,电子文件的归档与管理方法就成了人们比较关注的问题。电子文件管理的应用是和信息网络化相关联的,它既是一种新技术也是一种新式武器。它可以对档案信息进行加密管理也可以使需要公布的信息进行及时的公开。这样就保护了档案的私密性政务公开性。虽然电子文件有很大的优点,但是它的缺点也是不容忽视的。比如说电子文件中的信息需要进行长期保存,这个问题还需要相关人员进行深刻的研究,很多永久保存的信息需要备份,避免信息遗漏和丢失,保证电子文件信息的安全可靠。

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