事业单位建立财务网络报销系统的必要性及设计要点

一。引言

当前,国家正深化事业单位分类改革,分类改革其中要实现的一个目的就是加强对事业单位的监管,这也对事业单位的财务管理提出了更高的要求,相较其他类型的机构,事业单位由于拥有信息化的优势相对早的就开展了财务电算化的尝试,论文网当然,其中主要还是以账务处理和会计报表为主,离管理型会计还有不小的差距,而随着近些年网络的推广和电子签名技术的发展。电子流程控制等难题的攻破,办公自动化系统越来越普及,作为重要分支的财务网络管理系统也受到管理层越来越多的关注,以下即以财务网络报销系统为例谈一谈财务信息化系统建设的必要性及相关设计要点。

二。建立财务网络报销系统的必要性

(一)网络报销系统可以提高单位和员工的整体工作效率

网络报销系统由于相关授权审批环节在网上进行,信息传递也通过网络进行,这使得电子签名可以替代手工签字,可以大大减少员工和审批人因反复面对面签字而造成的时间和精力上的浪费。传统的报销流程是报销人将原始单据粘贴于报销单之后,写明用途。金额等由负责人签字然后转由财务审核,审核通过后由出纳付钱最终实现完整报销流程,现实中这个过程常常因为负责人或其他相关授权审批人不在而被中断,也可能因为相关单据或发票不合格而要求重填单据重新签字而费时费力,涉及授权审批各环节的相关人员面对这样的重复劳动不胜其烦,整个报销过程亦显得低效而冗繁,另一方面,报销手续繁琐报效周期过长也容易导致遗失票据等特殊状况,而网络报销系统建立起来后,只要搭好硬件,远程签字报销瞬间即可实现,网络指令实时即达,同时,通过网络报销系统和网银系统的对接,即使报销人不在本地,通过网络银行转款也能实现报销全程,从而大大提高了单位运行效率。

(二)网络报销系统可以加强财务层面内部控制

网络报销系统是建立在全面梳理报销流程。厘清授权权限的基础上的,在这个过程中,单位可以更加准确的了解和把握每一个授权事项的环节,从而更准确的判断出内控控制的关键节点,做到有的放矢,也就能够更好的把控风险实现内控。

(三)网络报销系统可以大幅提升事业单位财务管理水平

网络报销系统的建立使得业务审批更趋规范化。报销流程更趋标准化,从而可以大大提升财务管理的精细化程度。同时,网络报销系统中的报销信息本身就形成了一个海量数据库,如果需要可以通过一定的规则进行分类从而形成可资利用的数据信息,在如今越来越重视信息的大数据时代,这些数据经过处理和分析也许就能成为增加单位效益的有力武器,这也是当前国有事业单位通过加强管理增加效益的生动体现。

三。财务网络报销系统具体设计要点

(一)财务网络报销系统如何体现管理实质

网络报销系统从构成原理上是一个计算机软件系统,按照计算机网络原理实现运转,但究其本质则是财务管理和内部控制流程在计算机网络中的具体体现,也就是说,什么样的财务管理流程决定了会产生什么样的网络信息化构架,多高水平的管理就会产生出相应水平的财务信息化系统,换句话说,信息是表,管理是魂。这就要求我们要特别重视梳理报销流程中体现出的各个管理细节,需要我们在设计过程中发现问题并推动管理细化,同时,采用什么具体手段将管理过程嵌入网络设计也极为重要,譬如,手工报销中常常出现报销金额不对需要更改的问题,这种现象常常是因为报销人计算失误导致报销单上的金额与实际发票汇总金额不符,在实际工作中,很多时候要求报销人重填单子重新走审批流程,针对这种情况,我们考虑在网络报销系统报销单总金额汇总处给财务设计出一个修改和确认的环节,在保证操作过程保留痕迹的前提下,在实际报销金额不大于授权金额或者在某些需要财务进行计算加总的环节比如计算出差补助的情况下,这种弹性处理可以给与员工相对的便利,也一定程度上提升了工作效率;

(二)财务网络报销系统如何满足财务内部控制的要求

2012年11月29日,财政部发布了行政事业单位内部控制规范(试行),规定自2014年1月1日起开始执行此新规范,从而揭开了加强事业单位内部控制的序幕,新规范对事业单位的内部控制提出了更高的要求,其中专门提到事业单位需要加强业务层面内部控制,而财务网络报销系统就涉及业务层面中收支业务控制。政府采购业务控制甚至与资产控制相关联,因此在系统设计过程中,系统软件设计提供方和单位财务部门以及相关内部控制需求方的沟通就显得至关重要,譬如,在固定资产报销流程的管理环节,就涉及是否需要将固定资产验收环节集成在网络报销系统中的问题,在事业单位,普遍的将资产验收作为一个单独环节并使用独立的固定资产采购和登记系统进行管理,但同时内部控制规范又要求固定资产验收登记和财务固定资产帐必须做到完全匹配,于是,我们就应当考虑是否需要预留出资产管理人员的授权审批环节,与此相对应的,我们就需要设计一个固定资产编号确认环节,即要求固定资产验收人员在授权同意报销时录入相应的固定资产编号,这样,一举解决了长期存在于固定资产管理部门和财务部门间难以准确匹配固定资产的问题。再譬如:运行网络报销系统后,如何实现现实中报销单据和网络系统中报销单据的准确匹配呢,我们可以设计一个单据唯一编码规则,在报销人填写网络报销单并经授权同意后,系统会给该单据生成一个按序时排列的唯一编码,报销中报帐人需要将该编码填写到报销单据上的一个空白单页里,然后按部门交财务,在审核单据时,财务人员就可以根据需要随机抽取报销单,根据此单页上载明的编码在网络报销系统中录入,这样即可轻松在网络系统中调出对应报销凭证进行审核,相应的也强化了单据层面的财务内部控制。(三)财务网络报销系统与财务会计核算软件对接问题

最核心的就是可否自动生成财务凭证的问题,或者说是准确对应科目的问题。鉴于事业单位相对而言业务比较单一。成本总类也不复杂的现状,首先需要解决的就是报销种类规范清理并确立标准严格分类的问题,只有确立标准才能为财务报销系统规范导入提供最原始的保证,其次也是极为重要的一点就是系统中如何实现数据对接,毕竟财务核算系统和网络报销系统是完全不同的两个平台,稍有差池则必不能成功,因此需要确定数据分类的最终标准是以哪个系统为准,由于财务核算系统是在财务会计准则基础上建立起来的法定标准,而网络报销系统是一个内部管理系统,因此我们认为应该以财务核算系统分类为根本准绳,核算科目。部门。人员。项目等都应该共享自财务核算系统,从而保证基础信息的唯一性和准确性。同时,财务核算系统应当开发一个以自身分类为准又可以对接并调用网络报销系统数据的功能,以网络报销单唯一编码号作为索引进行调用然后按标准财务凭证进行电子书写,为了保证数据的准确可靠,还可以设计一个回传系统,将书写完毕的财务凭证相关信息回传至网络报销系统进行确认,经确认无误后再反送电子确认信号,从而在双向确认的情况下最终实现财务凭证生成,此后再转入财务核算系统的常规复核和记账环节。

(四)财务网络报销系统和网络银行系统对接和支付问题

网络报销系统在报销审核环节结束后是否需要增加财务核算系统确认环节才最终向报销人账号转款,因为根据以财务核算系统为确认标准的理念,这一步即为必要环节,另一方面,事业单位常常面临课题项目预算和成本控制的问题,这也对财务核算系统进行确认付款提出了要求,既然如此,那又当如何实现呢?我们可以考虑在每个工作日结束前,要求财务核算系统自动调用网络报销系统的相关信息进行记账凭证的电子书写,经财务记账后,才允许网络报销系统生成相关银行付款信息,然后由出纳导入网络银行系统,最终使用网银批量处理将款项转入相应账户。

(五)财务网络报销系统的安全性问题

这是设计方需要考虑的重要问题,同样也需要引起软件使用方的高度重视,系统安全型包括计算机硬件和软件两方面,硬件方面是否给该系统配备了足够强大的网络安全设备或备份设备,财务信息机密而重要,自然对网络安全有更高的要求,而软件方面应当考虑到该系统设计结构方面是否容易产生易受网络攻击的环节,有没有数据错乱的风险预警或者面对系统崩溃时的应急方案等,一旦发生紧急情况,这些将至关重要。

四。结束语

综上所述,事业单位建立财务网络报销系统是为了应对国家对事业单位加强管理的一个尝试,也是对财务信息化系统建设的一个有益探索。网络报销系统对提升单位整体财务管理水平和加强单位财务内部控制能够发挥相当重要的作用,同时,在系统设计环节,需要我们注意统筹把握国家政策。单位本身以及员工三方面的需求,设计出的软件系统应能扬长避短,既能发挥信息时代网络的巨大能量又能防范随之而来的网络安全问题,从而最终实现向管理要效益的目标。

事业单位建立财务网络报销系统的必要性及设计要点