电算化会计系统内部控制机制研究

一。建立合理的人工控制机制

(1)组织与管理控制。组织与管理控制是指通过部门的设置。人员的分工。岗位职责的制定。权限的划分等形式进行的控制,其基本目标是建立恰当的组织机构和职责分工制度,以达到相互牵制。相互制约。防止或减少舞弊发生的目的。论文网其中较重要的岗位有系统管理和审核岗位。系统管理主要负责系统的硬件管理工作,从技术上保证系统的正常运行。审核岗位主要负责监督计算机及电算化系统的运行,防止利用计算机进行舞弊。

(2)严格授权制度。授权批准要求单位明确规定涉及会计及相关工作的授权范围。权限。程序。责任等内容,单位内部的各级管理者必须在授权范围行使职权和承担责任,经办人员也必须在授权范围内办理业务。审批人员应当严格按照授权批准权限的规定,在授权范围内进行审批,不得超越审批权限,经办人员应当在职责范围内按照审批人的批准意见办理,对于审批人超越授权范围审批的事项,经办人有权拒绝办理并及时向审批人的上级授权保密报告。

(3)监控与操作分离。在电算化系统下,一个比较有效的方法就是在电算化系统内分出操作与监控两个岗位,对每一笔业务同时进行多方备份。当会计人员进行账务处理时,其操作和数据也被同步记录在监控人员的机器上,由监控人员进行即时或定期审查,一旦出现数据不一致便进行深入调查。这样明确了岗位的划分,实现了有效牵制。

(4)人员培训。计算机会计系统应在开发阶段就要对使用该系统的有关人员进行培训,提高这些人员对系统的认识和理解,以减少系统运行后出错的可能性。外购的商品化软件应要求软件制作公司提供足够的培训机会和时间。

二。强化计算机自动控制机制

(1)开发。运用符合标准和规范的电算化会计系统。计算机会计系统的开发和发展项目,不论是自行组织还是购买商品化软件,都必须遵循国家有关机关和部门指定的标准和规范。其中包括符合标准和规范的开发和审批过程。合格的开发人员或软件制造商。系统的文件资料和流程图。系统功能模块的设计等。目前已经颁布的有关国家标准和规范主要由财政部1994年颁布执行的会计电算化管理办法。会计核算软件基本功能规范。会计电算化工作规范。商品化会计核算软件评审规则等。

(2)数据和程序控制。数据和程序控制主要是对数据。程序的安全控制。程序的安全与否直接影响系统的运行,而数据的安全与否关系到财务信息的完整性和保密性。数据控制的目标是要做到任何情况下数据都不丢失。不毁损。不泄露。不被非法侵入。通常采用的控制包括接触控制。丢失数据的恢复和重建等,而数据的备份则是数据恢复和重建的基础,是一种常见的数据控制手段,网络中利用两个服务器进行双机镜像映射备份是备份的先进形式。

(3)网络的安全控制。网络的安全控制包括数据保密。访问控制。身份识别。不可否认和完整性。针对这些方面,可采用一些安全技术,主要包括:数据加密技术。访问控制技术。认证技术。隧道技术等。通过上述技术可确保财务信息在内部网络与外部网络传输中的安全性。

(4)加强与开发商或供应商的联系,使系统软件不断升级。在线测试的实现使软件内部存在的漏洞能够得到及时解决。对于计算机软件来说,其内部错误或不足是无法避免的。因此其解决方法只有两个:一是在开发过程中加强交流,充分测试;二是在发现问题后及时解决。而在单机系统下,用户与软件供应商之间由于受空间。时间的影响无法进行充分的交流,减低了系统的可信赖性。但是网络时代,即使万里之隔也可以在几秒钟内建立连接,进行高时高质的通讯或软件传输。这给解决上述问题带来了方便。

三。加强日常管理机制

(1)严格系统操作环境管理和控制系统。操作环境包括系统操作过程以及系统的维护,操作过程控制主要通过制定一套完整而严格的操作规定来实现,操作规程应明确职责,操作程序和注意事项,并形成一套电算化系统文件,如规定交接班手续和登记运行日志,规定数据备份及机器的使用规范,规定软盘专用以防止病毒感染,定期进行硬件及软件的维护,硬件维护包括:第一。定期进行检查并作好记录;第二。在系统运行过程中出现硬件故障要及时进行故障分析并作好记录;而软件维护要做好正确性维护。适应性维护。完善性维护三种。

(2)建立计算机机房管理制度。实行电算化以后,设立计算机机房的主要目的是:给计算机设备创造一个良好的运行环境,保护机器设备;防止各种非法人进入机房,保护机内程序和数据的安全,具体措施包括:第一。对进入机房内的人员进行严格审查;第二。保证机房设备安全的措施,如机房防火规定等;第三。保证计算机正常运行措施,如机房防潮,如数据备份规定,杜绝无关人员使用机器和外来未经检查的磁盘,专机专管及不准在计算机上玩电脑游戏等规定等。

(3)建立健全的档案管理制度。这里的档案主要是指打印输出的各种账薄。报表。凭证。存储空间数据和程序的软盘及其他存储介质,系统开发运行中的各种文档及其他空间资料的功能是负责相应的各类文档资料的存档。安全保管和保密工作,而档案各类一般通过制定与实施档案管理制度来实现,一般包括:第一。存档的手续必须有会计主管和系统管理员的签章才能存档保管;第二。各种安全保护措施,如备份软盘应贴上保护标签存放在安全。洁净。防潮的地方;第三。采用磁介质保存会计档案要定期进行检查和定期复制,防止由于磁性介质损坏而使会计档案丢失。

总之,企业内部控制制度是衡量现代企业管理水平的重要标志,会计电算化信息系统环境下的内部控制是企业内部控制的特殊形式,本文针对这些问题所提出的这三方面机制,可以确保企业实行会计电算化后,信息系统能够正常。安全。有效地运行。

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