云会计的企业内部控制问题研究

中图分类号:F235。19文献标识码:A

文章编号:1005-913X(2015)10-0133-03

TheResearchofEnterpriseInternalControlProblemBasedonTheCloudAc论文网counting

ZhangYa-lan1,2

(1。TianjinForeignStudiesUniversity,Tianjin300270;2。TianjinUniversityTianjin300270China)

Abstract:Basicconnotationandadvantageofcloudaccountingarediscussedinthispaper,onthebasisofin-depthanalysisoftheinfluencetotheenterpriseinternalscope,object,methodandcontrolactivities,andputforwardsomesuggestions:optimizetheinternalcontrolenvironment,

strengthentheincompatiblejobs,strengthentheprotectionofdatasecuritycontrolandstrengthenthesystemoperationcontrol。

Keywords:cloudaccounting;internalcontrol;accountinginformatization

在全球信息化的浪潮中,传统的会计模式不可避免地受到了互联网和大数据的冲击,网络化。数据化已经成为新型会计信息化的发展趋势。云计算以其按需定制。按需付费“的理念使得企业以低成本获得高效的会计核算。会计分析以及会计预测等服务成为可能,于是云会计应运而生。目前,澳大利亚MYOB公司的云会计软件已经在澳大利亚的中小企业和80百分号的会计师事务所中得到了广泛的应用;美国Intuit公司Quickbooks财务软件几乎涵盖了所有的会计工作模块,并为客户提供云托管服务。国内知名的财务软件厂商金蝶。用友。金算盘等也已经推出了自己的云会计产品,并得到了一定程度的应用。

自从云会计的概念提出以来,引起了学术界极大的兴趣和关注,学者们从云会计的内涵和框架。在中小企业的应用。对企业财务管理和审计工作的影响以及云会计应用中存在的问题等角度对云会计进行了深入的研究。本文旨在从企业的角度研究云会计对企业内部控制带来的影响,并探索云会计背景下的企业内部控制措施。

一。云会计的内涵

云会计是构建于互联网上,并向企业提供会计核算。会计管理和会计决策服务的虚拟会计信息系统。[1]云会计以云计算技术为依托,以云数据中心为基础,以云会计服务提供商和企业用户为主体,以大型数据服务器集群和互联网为平台,以构建和整合企业的会计信息和经济信息为核心,通过网络访问门户为用户提供数据库服务和会计信息化服务。在整个云会计体系中,云会计服务商为用户提供云会计服务,收取流量费或租金,企业用户通过向云会计服务商购买不同的会计服务模块享受会计核算。会计管理以及会计决策服务。通过云会计信息系统的使用,企业可以随时随地从不同的用户端享受到个性化的会计服务,从而从纷繁复杂的会计工作中解脱出来,将更多的精力和资源用于企业的经营管理。

二。云会计的应用分析

云计算技术的云会计以其按需服务,按需付费“的理念为成就了其独特的会计信息化模式,从根本上实现了云计算服务商。软件服务商和企业用户的三方共赢。

(一)从会计产业链角度

云计算服务提供商提供服务器集群存储客户的会计信息和经济数据,并聘请专业的团队保证系统的运行安全,软件服务商负责各种会计软件的开发和在云端的应用,企业在享受会计服务的同时更专注于企业的经营管理,这种通过会计产业链分工合作的模式比传统的信息化系统更加可靠和高效。

(二)从会计信息化角度

云会计大幅降低了企业的信息化门槛和风险,不仅能够为企业提供专业化的会计服务,而且节省机房。服务器。网络。会计软件等投资支出以及因此带来的营运费用。同时,云会计通过网络信息化模式能够实现企业与银行。税务。会计师事务所以及上下游客户的外部协同,从而减少企业的外部沟通成本。

(三)从会计岗位角度

采用云会计信息系统能够提高工作效率,减少会计人员。系统管理人员以及系统维护人员等岗位设置,从而减少企业的职工薪酬支出。与此同时,云会计提供了会计核算。会计管理等绝大部分会计工作,会计人员能够从大量的事务性工作中解脱出来,更好的进行会计数据分析。成本管理。会计预测和会计决策支持等高附加值的工作,真正实现了会计和财务工作的价值。

云会计在为企业带来信息化便利的同时不可避免的存在数据存储。传输以及迁移的安全性问题,用户信息过于集中带来的隐私保护问题,云会计服务规范不健全以及用户和服务商之间的信任危机等问题。云会计的优势和问题共同构成了云会计的发展现状,虽然云会计现阶段的发展仍在起步阶段,但是我们必须看到云会计是企业信息化未来必然的发展趋势。云会计的应用必然对企业的运营和管理带来不小的冲击,企业应该做好充足的准备,建立和完善在云会计背景下的内部控制体系。三。云会计对企业内部控制的影响

内部控制是指为了保证业务活动的有效运行,保护资产的安全和完整,防止。发现纠正错误与舞弊,保证会计资料的真实。合法。完整而制定和实施的政策与程序。[2]云会计的发展使得会计信息的存储和处理方式发生了巨大的变化,同时也对企业会计工作的组织产生了及其深远的影响,传统的以手工会计为主的内部控制制度已经不再适用。

(一)云会计对内部控制范围的影响

云会计改变了传统的会计处理模式,企业的会计工作不再局限于内部会计人员,而是形成了由云计算服务提供商。云会计软件提供商以及企业之间相互协同的在线会计处理模式,这种处理模式使得企业的内部控制范围更加广泛和复杂。首先,云会计处理业务范围扩大,除了基本的会计工作外,增加了会计分析和会计决策的功能,比如在线财务分析。在线财务管理。在线信息查询等。其次,云会计系统运行和管理的复杂性,使得内部控制的范围更加广泛,比如云会计系统安全的控制。云会计系统各种权限的控制。云会计信息安全保护的控制以及对于企业内部系统维护和管理人员的岗位控制等。此外,云会计实现了会计业务的在线及时处理,从而使得原本由多人协同合作的业务集中于一个部门甚至一个人完成,这就需要企业对于此类会计业务设计新的内部控制制度,从而降低业务集中处理所带来的道德风险。

(二)云会计对内部控制对象的影响

云会计使得各类会计凭证和报表的生成方式。会计信息的存储方式和储存媒介发生了变化。首先,原始凭证在经济业务发生时自动生成并存入云端,缺少传统手工环境下对于会计信息处理的痕迹,因此对于会计数据的非法修改很难被发现。其次,在云会计模式下,数据的流动和存储不受地域的限制,企业很难控制数据的流动,会计凭证的取得不仅受到数据存储地域的限制,还可能涉及到国际交流与合作的问题。[3]最后,云会计的推广和使用使得远程报账。远程报表。远程审计。网上支付。网上采购和销售成为可能,这些功能在方便企业的同时也给内部控制增加了难度。因此,云会计使得内部控制由以对企业内部的控制为主转变为对企业内部。网络和云端的控制。

(三)云会计对内部控制方法的影响

云会计背景下,企业内部控制的有效性在很大程度上取决于云会计系统的可靠性和有效性,内控体系的核心由传统的手工控制转为以云会计信息系统为主。云会计使得会计的业务处理方法和程序发生了很大的变化,原本反映会计处理过程的各种原始凭证。记账凭证。汇总表和工作底稿等纸质化的会计资料被虚拟的云会计信息系统所取代,云会计信息系统自动完成一系列的凭证核对和审核工作。因此,传统的会计工作中单据制作。复核和记账等不相容岗位的牵制效力大幅降低,传统的内部控制方法很难发挥应有的功能。

(四)云会计对内部控制活动的影响

云会计的推广和应用使得原有的封闭式会计处理体系转变为以互联网为背景的开放式系统,企业的内部控制不再局限于企业内部,而成为一个集远程数据控制。网络安全保障以及内部控制为一体的系统化工程,从而加大了企业内部控制的难度。首先,存储于云端的会计数据和资源完全依赖云会计服务商提供安全保障,这使得企业的数据存储安全成为不可控因素;其次,开放的网络信息系统使得会计信息面临被截取。篡改。泄密。中毒等安全风险;最后,会计信息无纸化和电脑操作无形化给企业的内部控制带来新的挑战,由于交易和数据的虚拟化,企业很难依靠合法有效的会计凭证进行内部控制。因此,企业必须从系统的角度去建立内部控制体系,以应对开放式财务系统带来的安全风险。

四。云会计背景下的企业内部控制措施

云会计作为一个开放式的信息化系统,给企业的内部控制带来了巨大的挑战,企业在设计内部控制体系时应该充分考虑到云会计的信息化。系统性。协同性以及开放性的特征,强化网络安全控制,从云数据服务器。网络平台。应用平台。企业内部等各个层次采取安全防范措施,建立全方位。立体化。多维度的安全保障体系。

(一)优化内部控制环境

云会计是一个多方参与者高度协同的新型会计信息化系统,其健康发展必须从宏观和微观层面进行规范和控制。从宏观层面,由于云会计服务商提供会计信息和经济信息的集中性存储服务,大量的数据存储不可避免的带来信息系统性安全问题,政府应该出台相应的政策和措施对云会计服务商进行有效的监管,保障客户的信息安全。从微观层面,企业管理层必须对云会计系统的安全风险引起足够的重视,从系统的角度设计内部控制体系。与此同时,云会计系统对于会计人员的工作带来了巨大的挑战,同时也对会计人员的素质提出了更高的要求,只有具备国际化视野和系统性思维,了解云计算技术。网络信息安全知识。电子商务以及国内外电子交易法律法规等,通盘掌握会计处理体系的综合型人才才能适应云会计的发展需求。因此,企业应该通过加强会计人员的后续教育。招聘高水平人才等手段,培养掌握网络技术,能够将云会计。经济。管理等知识灵活运用的复合型人才,以适应云会计背景下的财务和会计工作要求。

(二)不相容岗位分离控制

企业应用云会计后,应对原有的会计岗位进行适当的调整和设计,以适应云会计背景下的企业管理需求。企业可以按照云会计岗位和职责需求将会计岗位分为会计主管。系统管理。数据录入。数据审核。系统监控。数据分析等岗位,各个岗位之间相互监督。相互牵制。企业在对岗位进行设计和分工时,对于不相容岗位的权限分配必须有所区别。比如对于会计主管和系统管理员的制约可在系统功能应用的有效性方面,实行多重权限的交叉配置,即会计主管与系统管理员任何一人均无法单独进行对历史数据。标准参数以及相关权限分配等关键事项的操作。[4]对于会计信息的处理必须明确权限和相应的责任,尤其对于会计信息的修改,采用双签制,严禁个人单独修改会计数据。为了避免多人同时修改同一数据造成的混乱,系统应该在某一用户修改数据时封锁文件,待修改完成后再恢复该数据的访问和修改权限。(三)加强数据安全保护

数据安全控制是指采用各种方法和程序保护数据安全,包括物理分离设置控制。会计信息访问设置控制。网上支付设置控制,以防止数据被泄密。更改或破坏。[7]云会计服务商作为专业的会计服务提供者,从数据存储和传输环节对于会计信息和经济信息进行专业化的安全保护。云会计是一个开放的系统,企业作为终端用户,对于自身的数据安全也应该设计对应的内控措施;对于会计信息访问的权限必须进行适当的限制,在系统访问中设置多重口令,对用户的登录和操作指令的合法性进行检查;合理设置云会计系统资源的访问主体。访问属性和访问权限;对云会计信息系统进行实时监控和跟踪,包括对非法访问。访问范围。资源的使用等方面的记录和监控。

(四)强化系统操作控制

云会计系统改变了传统的会计处理模式,原有的手工处理和人工复核都由计算机自动实现,作为一个开放的信息系统,云会计对于会计信息的质量要求更为严格。企业要加强云会计系统的操作控制,保证会计数据的真实性。可靠性和完整性。制定严格的操作流程,严禁违规操作,对于会计系统进行的输入和输出进行控制。

1。输入控制

在云会计环境下,为了保证云数据的可靠性和准确性,所有输入系统的原始数据均必须经过严格的审核,确保所有的会计处理符合会计确认原则和规范。[5]系统数据输入前要检查原始凭证。记账凭证的合法性和正确性;数据输入过程中要注意系统的各种信息警告和科目的合理性,保证输入的数据符合基本的会计规范,同时要及时对照输入数据和原始数据,避免人为失误造成的输入错误。

2。输出控制

输出控制更多的是针对云会计系统的控制,企业应该积极与云会计服务提供商进行沟通,使得系统在输出会计信息时尽可能的满足用户的特定需求和偏好,针对不同的用户设计不同输出格式。输出方式和内容。[6]比如对于外部用户输出财务报表,对于内部用户尤其是管理层除了财务报表外还应该输出各种财务数据分析,以供其作为决策参考。

五。结语

云会计作为一种新型的会计信息化模式,其在应用过程中不可避免的会对企业现有的管控模式带来新的挑战和冲击。在对云会计内涵进行阐述的基础上,从会计产业链角度。会计信息化角度和会计岗位角度分析了云会计应用的必然性和优势。同时云会计应用过程中可能出现的问题深入分析了云会计应用对企业内部控制范围。对象。方法以及控制活动的影响,并据此提出优化内部控制环境。不相容岗位分离控制。加强数据安全保护和强化系统操作控制四条应对措施,希望能够为企业更好地应用云会计提供理论依据和决策参考。

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