用友财务软件的会计科目设置探讨

中图分类号:F232文献标识码:A文章编号:1002-5812(2017)11-0089-02

在初次使用用友软件时要进行系统设置,其中很重要的一项工作就是会计科目的设置。会计科目设置是否恰当,直接影响到后期财务软件的使用,一些功能在后期论文网使用当中是无法修改的,所以,会计人员在用友财务软件初始设置过程中要格外重视并细心操作,确保会计科目设置合理。

一。建账过程中会计科目的设置

用友财务软件账套建立过程中,共有两处涉及到会计科目的设置:

一处是在选择完企业类型和行业性质后,最下面有一个复选框――按行业性质预置科目“。如果选中该选项,系统将会根据选择的行业性质自动增加常用的一级科目和部分二级科目。选择的行业性质不一样,科目编码方案也不一样,并且科目编码级次的第一级不能修改。例如选择新会计制度科目“,会计科目的编码就是4-2-2,且显示为灰色,表示一级科目编码为四位,二级科目和三级科目为两位,并且前三级科目编码不能修改;如果选择的是工业企业“,会计科目的编码就是3-2,同样显示为灰色,表示一级科目编码为三位,二级科目编码为两位,并且前两级科目编码不能修改(如图1所示)。如果不选中该选项,编码方案中科目编码级次中的数字可以任意修改,但是系统中没有任何会计科目,软件操作中的会计科目需要手工一个一个增加,同样在增加会计科目之前也要设置好科目编码级次。在设置科目编码级次时一定要根据用户的实际情况,预留一部分编码级次。例如银行存款科目,企业通常都会有二级编码,也就是银行存款下面会分为农业银行。建设银行。工商银行等,但是在设置会计科目编码时要设置成三级,便于以后各银行下面再分为人民币账户。外币账户或者定期账户。活期账户等。

另一处虽然没有直接提到会计科目,但是和会计科目密切相关。在建立账套时,基础档案选项中,其中一个选项是有无外币核算“,如果选择了该选项,后期会计科目中银行存款“科目可以增加外币种类;如果没有选择该选项,后期会计科目中银行存款“科目下面的外币核算“就是灰色的,表示没有外币核算功能(如下页图2所示)。用户如果确实需要外币核算,必须由账套主管登陆系统管理,然后在修改账套信息中修改该选项,无形中增加了工作量。

二。基础设置过程中会计科目的设置

(一)会计科目中科目性质(余额方向)“的设置。资产类科目绝大多数余额在借方(左方),负债类科目余额方向都在贷方(右方),权益类科目余额绝大多数在贷方,成本类。费用类科目余额在借方,收入类科目余额在贷方。但是在增加会计科目时,一定要认真设置每一个会计科目的余额方向,例如累计折旧“科目,该科目属于资产类科目,但是它是固定资产的备抵科目,它的余额方向应该在贷方(如下页图3所示),固定资产的净值应该等于固定资产原值减去累计折旧。再如损益类科目,损益类科目中收入类是贷方登记增加,借方登记减少,期末由借方转入本年利润的贷方;损益类科目中费用类是借方登记增加,贷方登记减少,期末由贷方转入本年利润的借方。如果会计科目的余额方向设置错误,是不会影响会计科目的增加和保存的。如果在期初余额录入时该科目也没有期初余额,那么试算平衡也是没有问题的;如果该科目有期初余额,试算平衡会显示不平衡。特别是在期末结转时,如果科目余额方向设置错误,会出现凭证中数字在同一个方向,正确的数字是黑色,错误的数字是红色,并且报表中的公式取数也会出现错误,导致整个报表错误。如果出现此类问题,需要把涉及该科目的凭证全部删除,涉及到期初余额的把期初余额清零,然后修改该科目的余额方向,修改后重新录入期初余额和凭证。

(二)会计科目中辅助核算“的设置。辅助核算中主要有部门核算。个人往来。客户往来。供应商往来和项目核算。在这些项目中,客户往来和供应商往来常常被用户选错。在设置会计科目时,应收账款“科目对应的辅助核算是客户往来(如图4所示),应付账款“科目对应的辅助核算是供应商往来。如果在设置会计科目时辅助核算项目选择错误,系统是没有任何提示的,也不会影响期初余额的录入和试算平衡。只有在填制凭证时,如果涉及到应收账款“或应付账款“科目,系统提示需要选择相应的客户和供应商,这时才会发现客户的选项中全部是供应商信息,供应商选项中全部是客户信息。这时只能返回会计科目中修改辅助核算项目。但是在修改之前需要落实期初余额录入时是否涉及到这些需要修改的科目,如果该科目期初余额没有数据,可以直接到会计科目中进行修改;如果该科目有期初余额,需要先删除期初余额及其明细,才能修改会计科目辅助选项。修改完辅助选项之后,需要重新录入期初余额及其明细,然后试算平衡,平衡后才可以进行制单工作。

(三)会计科目中日记账。银行账“的设置。会计信息化和手工会计一样,都有现金日记账和银行存款日记账。在进行库存现金“设置时要将库存现金“设置为日记账“;在进行银行存款“设置时要将银行存款“设置为日记账“和银行账“(如图5所示)。只有进行了该项设置,在后期填制凭证时,才会出现结算方式。票号“等辅助信息的对话框。如果在填制凭证时发现没有进行该选项的设置,必须取消指定科目“后才能在会计科目中修改该选项,修改后需要重新进行指定科目“的设置。

(四)会计科目中指定科目“的设置。指定科目“是会计科目设置中最容易被忽略的一项设置,因为指定科目“是隐藏在菜单栏的编辑“中的,用户在设置会计科目时很少能看到该选项,所以很多用户根本不去?O置该选项,甚至有的用户就不知道有这个选项。指定科目“包括现金科目。银行科目和现金流量科目。指定科目时首先选择需要指定为哪类科目,然后从待选科目中选择需要指定的会计科目到已选科目中,用同样的方法将所有需要指定的会计科目全部指定后,最后点击确定按钮就可以了。通常情况下,库存现金“指定为现金科目,银行存款“指定为银行科目,库存现金“和银行存款“的二级科目指定为现金流量科目。

(五)会计科目中科目类型“的设置。会计科目一般分为六类,但是其中的共同类科目“工业企业一般不会使用到,剩余的五类分别是资产类。负债类。权益类。成本类和损益类科目。如果在建账时选择了按行业性质预置科目“,那么再增加部分一级科目或二级科目时一般不会选错科目类型。如果在建账时没有预置科目,用户在增加会计科目时往往容易把所有科目都增加在资产类科目下。因为刚开始增加的科目都是资产类科目,用户也就默认了科目类别,到后期的其他科目,用户往往忘记更改科目类别。这类错误即使在期初余额录入后进行试算平衡,仍然显示试算平衡。但是用户要注意,试算平衡应该显示数字,这种错误使得各项均显示平衡而不显示数字。这时应该将期初余额数据清空,然后到会计科目设置中逐项修改科目类型。否则,到了后期查询报表中再发现此类问题,返工的工作量就太大了。

财务软件确实给工作带来很多便捷,但是用户在使用财务软件时一定要按规程进行操作。一些看似非常简单的操作,也要认真对待。会计科目是每个会计人员必须熟悉的内容,会计科目的设置也关系到后期整个财务软件的使用,所以会计人员在建立账套前,一定要先针对企业的实际情况,认真研究分析会计科目中涉及的每一项内容,然后再进行建账和会计科目的设置,只有基础做好了,后期的各项工作才能顺利进行。

用友财务软件的会计科目设置探讨