在以上销售退货的流程中,会存在一些风险,主要有:1.退货未经过检验,不符合退货条件的也办理了退货;2.未区分费质量原因退货和质量原因退货,大量非质量原因退货造成一定管理风险和会计核算风险,收入虚高,存货跌价不实;3.销售退货入库手续不规范,入账价值不准确,核算不能满足管理的要求;4.销售退回的佩服主要以现金形式进行,销售退货发票的开具不规范,存在一定的税务风险;5.对销售退货缺乏责任认定和追求机制和措施。
四、关键控制措施
在前一部分中,本文提出了在销售与收款循环业务的各个环节可能存在的风险,故在本部分将对其进行关键控制措施分析。
(一) 客户信用
以下客户信用管理的流程中的关键控制措施在于:
1.客户资信调查表应该包括客户基本信息、经营状况、注册资本、财务状况、历史信用、抵押和担保情况等,相关资料包括客户营业执照复印件、近期财务报表等。
2.信用管理部门由企业视情况决定是否独立设置,可由财务部门兼任,但销售部门不能兼任。信用管理部门审核资料的真实性、完整性,有疑义、不完整的资料,应退回销售部门补充或更正。
3.在客户授信申请资料真实完整的前提下,信用管理部门应根据客户资信状况、业务经营情况、企业总体授信额度控制状况,对客户申请额度签署初审意见。
4.授权人(一般是总经理)作出最终审批意见。
5.授权人(一般是总经理)审批通过的客户授信额度申请表要传递给信用管理部门、财务部门存档,以便执行日常监控。
6.信用管理部门、财务部门监控内容包括:客户拟提货金额加上应收账款余额不得超出授信额度;客户回款超出结算期规定,及时预警,调减直至取消授信额度,通知销售部门追收欠款;信用管理部门应定期收集客户财务信息,了解客户经营状况,当客户经营状况趋坏时,需及时调减直至取消授信额度,通过销售部门追收欠款。
基于关键控制措施的客户信用管理流程分析:
(二)应收账款
基于以上应收账款管理流程的分析,应实施以下关键控制措施:
1.财务部门开除发票寄送至客户,必须跟踪发票的送达情况,以便发票顺利到达客户手中。
2.定期与客户对账,关联客户每月对账去容忍,非关联客户至少每季度对账确认。对账确认方式由双方销售合同约定。涉及现金收取货款的客户,要求每月必须有效对账。
3.财务部门每月进行应收账款账龄分析,设置应收账款账龄分析表,对每个客户在不同时段内的应付金额、应付时间、已付金额、已付时间、未付金额、拖欠时间等信息记录,对客户信用状况分析,以便了解应收账款的逾期情况,及时根据应收账款回收状况调整信用政策。并及时将信息传递给销售部门,销售部门负责催收应收账款。
4.不能按期回款的客户,企业可以委托律师发出律师函催收;对于仍无法回款的客户,应立即停止业务,必要时可通过法律程序追收货款,并计提专项坏账准备。
(三)销售合同
基于以上销售合同管理的流程,关键措施控制可以分为以下:
1.合同谈判须两人以上参加,谈判内容包括销售价格、结算条件、发货方式等。这些条件不能超出企业的总体价格政策、结算和信用管理政策规定的范围。
2.合同文本应包括的条款有销售的产品类别、指定经销区域、价格约定、客户下单方式、结算条款、运输方式、客户确认收货方式、对账方式、售后服务保障条款等。
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