企业档案信息化探究

当前,信息化已经成为社会发展的必然选择,是继工业化之后生产力发展的一个全新阶段,它对经济社会的发展及至整个人类文明产生着巨大影响,在档案工作中,信息化“的作用也越来越凸显,特别是在信息化最活跃的企业,档案信息化“更成为摆在企业档案部门面前的一个重要课题。

一。研究背景

企业档案信息化建设是企业信息化的重要组成部分。企业档案信息化调研现状分析表明,企业信息化的加速发展,必然要求企业档案信息化。近年来,广东省企业信息化和电子商务发展较快,尤其是大型企业的信息化,已经从简单的数据处理发展到实现企业资源计划信息化,将信息技术应用到了研制和生成的全过程,有力地推动了信息技术对传统产业的改造和提升。

从长远来看,信息时代下的档案工作如果不实现信息化,将可能出现断档“现象,进而影响企业的可持续发展。现代企业特别是已经实现无纸化办公的企业,如果不能充分认识到档案信息化建设的重要性和紧迫性,不仅会使档案管理与其他各项工作脱节,还有可能造成大量已生成电子文件的流失,导致文件归档不齐全。不完整甚至断档“,给企业的可持续发展造成无可挽回的损失。

二。企业档案信息化资源建设的成果形式

根据目前企业档案信息资源的主要内容,企业档案信息化资源建设首先应形成以下成果形式:

(一)馆(室)藏档案目录(包括文件级和案卷级)数据库;

(二)数字化档案数据库;

(三)照片档案数据库;

(四)多媒体档案数据库;

(五)本企业的发明。专利档案数据库;

(六)本企业的资产。资质证照数据库;

(七)根据企业生产。经营。管理需要构建的专题知识库。

上述数据库。知识库,都属于对象数据库,是针对企业档案资源来建立的,是企业档案部门的主要管理对象,也是企业档案部门提供服务的资本和财富,因而是企业档案信息化资源建设的核心内容。

三。企业档案信息化建设的原则

企业档案信息化建设应坚持以下原则:

(一)整体规划,同步建设

企业要将信息化建设纳入企业信息化建设的整体规划和方案,坚持档案信息化建设与企业信息化建设同步的原则。企业档案部门应加强与企业信息化建设主管部门的联系,提出档案信息化工作的基本要求,并将档案管理系统纳入企业信息化系统之中,实现档案管理系统与企业信息系统的无缝链接。

(二)善用技术,注重管理

企业档案信息化必须坚持技术与管理并重的原则。以管理统领信息技术,以信息技术促进管理创新。信息技术应用要服从和服务于企业管理的需要和企业信息化建设进程的整体要求。

(三)资源为本,服务为上

档案资源建设是企业档案信息化建设的基础和核心,应该以集成管理“为理念,以电子文件归档管理为首要任务和重点,以数字档案馆系统信息化建设为基础,以网络信息资源采集为必要补充。开展企业档案信息化建设,必须坚持服务为上的原则,开拓服务领域,创新服务机制,提高服务本领。

四。企业档案信息化资源建设的主要措施

企业档案的来源和存在形式不同,在进行企业档案信息化资源建设时,也应采取不同的措施和方法:

(一)电子文件的归档与管理

1。明确电子文件管理系统的功能要求。电子文件的真实性。完整性。可靠性等属性最终还是要依靠电子文件管理软件来实现。电子文件管理软件的设计应遵循顶层设计的理念,应具备比较完善的功能要求规范。

2。实行电子文件与纸质文件并存管理。电子文件作为一个新生事物,代表了一种方向和趋势,但是由于技术问题及电子文件本身的特性,目前电子文件的法律凭证性还未得到认可。安全及长期保存问题还没有得到根本性解决,在今后相当一个时期内,纸质文件和电子文件还会继续并存。

(二)数字档案馆系统信息化建设

数字档案馆系统项目,是应国家档案管理工作要求和适应公司十二五信息规划的形势下提出的。十二五“时期,既是企业发展的战略机遇期,更是企业档案事业发展的黄金发展期。

数字档案馆系统信息化建设的总体目标定位为一个平台。两个窗口。三个体系。四个中心“。

一个平台:一个档案管理信息化平台。

两个窗口:企业档案展示窗口。企业全员服务窗口。

三个核心体系:档案资源体系。档案利用体系。档案安全保管体系。

四个中心:档案资源管控中心。档案信息利用中心。档案安全保管中心。档案业务协作中心。

(三)网络信息资源的采集

?W上信息都是已经数字化的信息,而且包含着丰富的内容和知识,特别是与本企业相同或相关的其他企业的网上信息,可以通过互联网或其他专用网络进行搜集。为发挥企业档案知识库的作用,还需要不定期地将互联网或其他网络中零散。无序但对企业工作具有一定指导意义和参考价值的信息采集下来,如新闻。照片等,并按照统一的标准将信息及其元数据转入到数据库中。由于网络信息资源内容庞杂,真实性。准确性。可靠性难以考证,这就要求企业档案部门在采集时要严格坚持相关性原则,进行仔细的甄选。尤其要注意的是,由于网上采集到的信息随意改动的机会比较大,采集时要将信息的版本。元数据及其相关的日志文件和背景信息都完整地记录下来,并且作为信息文件的组成部分一起采集过来。

五。对档案信息化建设的几点思考

企业档案信息化建设是一个动态的系统工程,需要各部门和档案人员树立一种大档案“的观念,以科学发展为指导,建立既适应市场经济需要,又适应现代化要求的一体化管理模式。(一)领导重视是组织保障

企业领导者档案管理的信息化意识水平直接决定了是否会进行信息化建设以及信息化的深度和广度。尤其是主管档案工作的领导,通过了解档案工作现状,明确档案信息化的建设目标,并为之提供人才。技术。资金保障,才能推动档案信息化建设的不断发展。

(二)档案管理人员的素质是关键

企业档案信息化必须依赖于档案人员素质的提高。致力于建设一批德才兼备。精干高效。勇于高拓创新的档案人才队伍,这是企业档案工作创新的保证,也是档案持续发展的根基。

(三)建设独立的数字资源库是难点

目前电子文件存储随时间的推移,遇到许多问题,档案信息化建设的重点是数字档案资源库,目前,国内大多数的数字档案资源库都是以纸质档案管理目录为中心的,少量的电子文件原文,用一个ID随机码挂接在目录上,离开目录和软件便找不到电子原文。而完善的数字档案馆的档案库是独立资源集合基础上的可以几十年稳定不变的独立实体,通过一定规范将电子文件分层分包存储,并有一个像Windows资源管理器那样的查询管理视图,档案管理员可以脱离软件系统和目录进行管理。迁移。保存。

(四)增强保密意识是构筑企业档案信息化的安全保障

档案管理人员必须要有保密意识,认真地对档案信息作出鉴定,确定档案的密级程度和开放范围,严格审查,严格管理。同时,在现代信息社会中树立高度的安全意识,有效地防止人为的干扰破坏,注意防毒杀毒,确保档案信息的安全性和完整性。

(五)加强档案信息标准化和规范化建设,为信息化建设提供必要条件

档案信息化标准规范主要包括管理性标准规范。业务性标准规范和技术性标准规范。其中,管理性对电子文件档案信息进行管理的一套规划,包括计算机安全法规与数字档案信息资源合法化确认标准等,加强档案信息标准化和规范化建设,为信息化建设提供必要条件。

(六)档案管理创新是必由之路

档案信息化不仅是技?g上的改变,更重要的是管理观念。方式和方法,甚至是整个管理模式的变革和创新。要解决档案信息化建设的各种障碍,关键在于管理创新。档案部门要根据企业信息化建设的实际,改革档案的形成。流转。处置和监控制度,收集。归档。鉴定制度,以及安全管理与责任追究等规章制度,才能适应企业发展,开创档案管理的新局面。

企业档案信息化探究