企业电子档案管理存在的问题及对策剖析

前言

企业档案部门要更好地迎接新技术GM的挑战,就必须从现在开始尽快认清形势,顺应时代发展的潮流,采取得力措施,尽快掌握现代化管理的有关知识和技术,加强对企业电子档案的管理,以适应企业档案管理工作发展的要求。在这种形势下,企业电子档论文网案如何管理也就成了企业档案部门面临的新任务。新课题。

一。企业电子档案管理存在的问题

(一)对企业电子档案管理重视不够。

少数企业领导错误地认为企业电子档案管理就是收收管管的事务性工作,和企业安全生产以及发展建设比较来说是微不足道的,也不理解电子档案管理的重要作用和意义。与此同时,一些基层的档案管理人员也存在思维方式和观念陈旧的问题,对企业电子档案管理没有足够的认识,对电子档案管理存在不少误解,有些人习惯上认为纸质文件材料才是档案,而将电子档案拒之门外,或者只作为资料或副本保管。正是由于一些领导的不重视和部分企业的档案管理人员自身就对电子档案管理不够重视,导致企业电子档案会出现归档不及时。遗漏等现象的发生。

(二)企业电子档案管理规章制度不健全。

一些企业电子档案管理规章制度不健全,企业电子档案管理规章制度相对滞后,对企业电子档案管理的要求不够明确,使企业电子档案管理往往无规可蹈。无章可循,不能满足企业电子档案管理的需要。由于缺乏企业电子档案管理规章制度,现有规章制度对电子档案的管理问题没有针对性的规定,一旦电子档案出现受损情况时,往往无法通过相应的法律法规进行有效的界定。有些企业虽然已经建立了一些管理规章制度,但是在实际的执行方面力度不够,效果自然也不够好。

(三)企业电子档案存在一定的安全隐患。

随着全球化。信息化和网络化时代的到来,企业电子档案在发送。接收。保管。归档时面临着病毒的入侵,同时也存在被窃听。泄密。篡改和伪造的可能性。尤其是对于企业档案部门来说,由于电子档案的修改。复制相对容易,并且能够在极短的时间就将原电子档案材料进行变更而不留处理痕迹;另外,互联网病毒也会侵入到企业电子档案管理系统,并在网络中不断扩散,一旦造成到病毒侵犯,电子档案将会出现丢失。打不开。无法正常使用等情况。

(四)企业电子档案管理人员素质有待提高。

很多企业电子档案管理人员都不是档案专业毕业的,缺乏较强的专业知识和技能,对电子档案管理也是相当的陌生,进而在实际工作过程中经常会出现各种各样的问题。从目前来看,许多企业档案部门缺乏现代高技术人才,其中档案。信息处理复合型人才就更奇缺,企业电子档案管理人员中缺乏既懂计算机技术。通讯技术。网络技术,又精通档案业务的复合型人才,无法对电子档案进行有效管理,企业档案队伍的素质与企业电子档案管理的发展还不相适应。

二。加强企业电子档案管理的对策

(一)提高对企业电子档案管理的重视程度。

电子档案的出现也就是近些年的事情,对许多人来说还是一件新鲜事物,对这样的新鲜事物只有通过宣传,才能提高人们的认识。尤其是提高档案管理人员,还包括企业的领导及文件工作者。计算机技术人员等的档案意识。通过增强档案意识,使企业从上到下摆脱传统管理理念的束缚,真正认清电子档案管理的重要意义。因此,我们要想将企业电子档案管理做好,就必须说服企业领导及有关人员,让他们能真正地意识到电子档案管理的重要性,进而支持电子档案管理。只有不断地提高企业领导及有关人员对电子档案管理的重视程度,才能使电子档案管理快速。健康地发展。

(二)健全企业电子档案管理的规章制度。

企业电子档案管理仅有理念引导和技术支持是不够的,还需要有完备的管理制度作保障,做到有法可依。有法必依。企业电子档案管理,首先必须遵循国家已有的电子文件标准与规范,还必须制定符合自身实际的电子档案管理规章制度。这些规章制度的制定必须体现技术的前瞻性。包容性和可操作性,立足当前,着眼未来,反映企业档案信息化的应用水平。对于企业来说,必须不断健全现有的电子档案管理相关规章制度,将责任明确到部门和个人,对电子档案在生成到利用进行严格和全过程的管理和控制。要通过完善规章制度,探索企业电子档案管理规范化的道路。

(三)确保企业电子档案的绝对安全。

对电子档案面临的信息安全问题,企业必须给予足够的重视,及时采取有效的措施,不断加强对电子档案的安全管理。首先,可以在系统内部设置专门的访问控制技术,即要求必须输入密码才可进入,此外,还应该构建文件的备份和恢复系统,一旦发生信息的丢失,只需?_启这个系统就能将丢失的信息恢复。对各种网络病毒进行预防,要建立防火墙。入侵检测系统等措施,进而能够在一定程度上避免其受到外来侵犯。在电子档案接收。鉴定。存储。应用等环节,也要提前做好各种准备工作,科学防范人为破坏。病毒侵扰。传递丢失等风险。

(四)强化企业电子档案管理人员的素质。

企业电子档案管理是一项需要多学科知识。多专业配合。多部门协作。多环节配套的工作,要求企业电子档案管理人员不仅具有档案学基础理论知识及专业知识,还必须掌握现代信息技术,熟练运用计算机及现代通信设备来操作网络化管理信息系统。为此企业要以档案专业人才。计算机专业人才为基础,以复合型人才为重点,加强企业电子档案管理人员队伍建设,不断提高他们的专业知识和技能,使他们掌握最新的管理技术,进而能够做好电子档案管理。

三。结束语

总而言之,企业应对电子档案管理中存在的问题重视起来,及时采取有效的解决措施,进而能够在最大程度上提高电子档案管理水平,以为企业各项工作发展提供更好的服务。

企业电子档案管理存在的问题及对策剖析