信息时代档案管理工作面临的问题及对策

在信息时代,档案是拥有着真实。可靠。权威性和凭证性等特点的原生信息资源。随着时代发展,需求的不同,档案数据正以一种新的方式服务社会。同时,档案信息化工作对档案从业者提出了更高的业务要求,它不仅需要档案工作者要精通档案专业知识,还要掌握计算机。网论文网络和多媒体技术等能力。档案从业者只有融会贯通,运用于实践当中,才能适应信息化时代的社会发展。

一。信息化时代背景下档案管理工作面临的问题

(一)档案管理软件间不通用

从当前档案管理工作情况来看,虽然档案管理技术随着信息化时代的发展得到了极大的进步,但在管理软件方面依旧还存在着一些问题,如管理软件间无法通用,这样一来将无法确保管理工作的高效进行。即使现阶段研发的管理软件能达到管理工作的基本要求,但对长久的发展目标而言,光靠现今已有的管理软件是不够的,?需要对管理软件方面的不足之处加以改进,以做到各管理软件间能够互相使用,从而降低资源共享上的限制程度。

(二)管理软件缺乏系统性

从某种程度上讲,档案管理期间所使用到的相关管理软件实质上是不具有统一性的,而且每个部门的管理软件或者是系统都存在较大差异性,这种情况下将会给档案管理软件研发带来非常严重的影响,增加研发难度。初次之外,档案管理的相关系统也存在较大的不一致性,难以在电子政务或者是办公自动化等系统中做到统一研发,这种因管理软件不统一带来的问题,将会导致现有档案管理期间部分信息难以得到及时化共享,最终给档案信息化发展带来一定的消极影响。

(三)安全性与保密性不足

借助信息化手段来开展档案管理工作虽然在一定程度上降低了档案管理中的工作量,但是受到网络黑客以及病毒等方面的影响,使得档案管理工作很容易受到攻击,从而造成系统瘫痪,甚至是一些重要资料出现了丢失的问题。其次,在不稳定环境的影响下,使得档案管理的安全性与保密性不断降低,最终也就造成了档案管理难以满足实际的要求。

二。解决信息时代档案管理工作问题的对策

(一)促进该地区档案管理部门工作更具效率化

在各地方建立信息化档案管理部门前,要对该地区行政管理制度进行全面的了解,再根据了解的情况建立适合该地区发展趋势的档案管理部门,并将大量信息化技术引入部门日常工作中,以促进该地区档案管理部门工作更具效率化。

(二)注重软件的兼容性

强化信息化建设属于档案管理的重要内容。从专业化角度出发,档案管理信息化的最终目的在于档案资源共享,进而发挥档案资源的价值。所以,为实现资源共享,档案管理相关工作人员必须要促进信息技术的大力引进,加强管理模式创新,进而实现档案的自动化处理,从根本上提升档案检索效率。比如,档案资料存储工作中,相关部门可借助信息管理系统。资源管理系统与ERP系统等实施软件编程,然后借助计算机技术对文字档案或者是图像档案实施自动化识别,然后存储到档案信息库,做到软件兼容。接下来,运用网络化平台加强档案资料的有效传输,进一步实现资源远距离甚至是无障碍共享,这样就会增加档案资源储量,防止档案资料管理损毁或者是老化问题的出现。

(三)建立出安全保障系统

为了提高档案管理工作的安全性,就要及时对档案管理中的安全系统进行升级与完善,以此来避免出现资源外泄等问题,从而保证政治建设与经济建设的质量,满足社会的发展需求。其次,档案管理安全系统中主要包含了以下两个部分:第一,要保证档案信息存储上的安全。第二,要确保档案信息使用上的安全性。对于存储安全工作来说,就需要工作人员在系统设计的过程中不断加强安全系统,保证信息录入的效果。在档案使用安全系统时也要及时对接触档案资源的工作人员进行审查,并借助实名制等方法来进行登录。

(四)制定规范的档案管理制度。档案管理信息化建设的

首要前提是具备完善的规范制度,这是进行档案管理的保障,也是信息化建设过程中的重要依据,确保档案管理信息化建设有序进行。另一方面,信息化档案建设中信息泄露严重,加强电子档案的违法打击力度,确保档案资源系统标准化。规范化。因此,档案管理信息化建设中,要把健全规范的管理制度应用于档案信息化管理工作的运转中,让档案管理者对档案的分类总结有所依据,不再根据自身经验随意归档分类档案,努力形成严密的档案信息化管理制度。

(五)档案管理工作服务的内容与内涵都要进行相应的拓展

对于档案管理工作,要始终认清,档案管理是为人民服务的。因此,进行档案的管理工作需要增强档案管理人员为人民服务的意识,档案管理工作对人民是有所用的行业。人们能够利用档案,说明档案管理工作具有相关的价值,互联网的出现使得人们可以在网上查询自己想要了解的资料。档案管理部门要想到群众的切实利益,积极的开展档案管理的在线服务,对于用户不同的需求,进行个性化的差异服务,互联网的在线服务是继续相关的服务的重点。档案管理部门的档案要全部实现相关的网络化以及数字化的方式,使得人们能够方便的进行检索资料。

三。结语

综上所述,在现今这样信息迅速发展的时代背景下,为档案管理部门带来发展机遇的同时也带来了一定的挑战,因此则需要档案管理部门对档案管理方面的工作加以重视,对各方面管理制度都做出相应的改善,建立健全的档案管理制度,使得档案管理工作更具规范化。效率化。

信息时代档案管理工作面临的问题及对策