财务外包在企业中应用的问题和对策

市场经济的高速发展,不但给企业带来了更大的竞争压力,也加速了专业化分工进程。面对灵活多变的市场环境,为了降本增效,越来越多企业考虑充分利用专业化分工进程加速“的有利机遇,将非核心业务活动进行外包。财务外包便是企业业务活动外包的其中一部分。

外包思想起源于20世纪80年代的美国。1988年,柯达公司宣布将其所有的信息系统职能分包给IBM和DEC等公司进行管理,拉开了业务外包“的序幕。1990年,GaryHamel和C。K。Prahaoad首次提出了外包“(outsourcing)这一概念,随后,国外许多学者对于外包“进行了大量的研究。1996年,BP石油公司首次将外包业务引入财务领域,拉开了财务外包在企业业务外包模式中的序幕。财务外包,是指企业在有限资源的前提下,为了更好地关注核心业务,降本增效达成预期目标,将内部财务管理中的某些事项外包给外部专业机构,由外部专业机构代为操作和执行的一种新型财务管理模式。财务外包是信息技术持续高速发展和社会化专业分工进程加速的必然结果。

财务外包对提高企业管理水平有着积极作用。首先,财务外包有利于降低企业会计核算成本。通过将简单可控的财务流程或工作外包,能过节约企业在人力资源和系统建设的投资资源;其次,财务外包有利于企业更加聚焦核心财务管理工作。企业财务人员从繁琐的重复性的工作中解放出来,将精力更加多地投放在诸如预算管理,投资决策分析等关键财务管理工作当中,从而提高企业的核心竞争力。

二。财务外包在企业中的应用情况

从外包分类角度,财务外包在企业中的应用一般有两种情形:

1。传统财务外包

传统财务外包主要是将整个财务管理活动根据企业的需要分解成若干模块,如原始凭证审核。总账核算。往来款核算。固定资产核算。系统报表。纳税申报等模块,然后根据企业的实际情况,将企业不擅长管理或不具有比较优势的财务业务外包给外部专业机构。在这种外包模式下,外包供应商根据国家会计准则及企业既定的操作流程提供代理操作“的服务,具体表现为代理单据审核。代理记账。代理纳税申报等。在传统财务外包模式下,由于外包供应商偏向于按规矩“执行操作,并且只接触企业局部的财务工作,因此,无法向企业提供深入的管理咨询服务。另外,在这个阶段的财务外包,由于发包企业和接包企业一般存在办公地域上的差异。因此,也容易出现财务信息反馈不及时的弊端。在这种外包模式下,企业和外包供应商之间的联系程度相对较弱,供应商担当着从属于企业的角色。

2。网络式财务外包

网络式财务外包是指利用提供财务应用服务的网络公司(如ASP,即应用服务提供商)搭建的网络财务应用平台,通过合同或协议的形式,企业将全部或部分财务系统业务外包给服务商,由服务商通过互联网上的专营网站替代企业执行财务操作流程及财务信息的生产职能,而分析。决策的职能仍由本单位高层财务管理人员执行,同时服务商保证财务信息质量并给予必要的咨询和指导的一种财务外包方式。现代网络财务外包是网络技术普及后传统财务外包发展的高级形式,各项外包财务职能通过网络技术平台形成有机的逻辑联系。因此,这种方式相对传统财务外包模式而言,效率极高,而且可以实现整体财务职能的外包。在这种外包模式下,企业和外包供应商的联系更紧密,而且彼此之间的合作关系一般更具有战略性。持续性和灵活性,外包供应商担当者企业的业务合作伙伴的角色。然而,这种模式,令到企业过于依赖外包供应商,从而最终使得企业面临未来潜在的供应商提价。违约和变相出卖企业商业信息的风险。

三。财务外包在企业中需要关注的问题

虽然财务外包可以减轻企业的资源投入,可以让企业更加聚焦做好核心财务工作,但是财务外包是一把双刃剑,一旦使用不当,也将为企业带了不少问题。就目前看来,财务外包模式在企业中应用需要关注以下问题:

1。生搬硬套,急于求成

由于财务外包有着减少投入,更好地聚焦核心工作“的优点,有的企业不考虑自身具体情况,盲目决定上马财务外包“项目,并且急于求成,生搬硬套成功企业的案例模式。缺乏科学分析,合理判断的财务外包项目,效果是可想而知的。例如,有的企业在内部财务流程尚未清晰明确的情况下,盲目选择财务外包,期望借助外部专业机构拥有的成功案例的力量,在减少资源投入的基础上,顺便解决财务流程问题。然而,理顺财务流程问题“的服务,相当于企业管理咨询,外部专业机构的收费自然非纯操作类的财务外包“服务可比,最终企业付出的成本也将更高。又如,一些生产快消品的企业,产。销。存“三大模块粘性非常高,并且财务信息更强调时效性,硬要套用其他生产型企业的案例,切分相关账务模块进行外包,不仅带来日后财务核算方面的麻烦,也让企业更难发现企业经营过程中的问题。

2。财务外包供应商参差不齐

由于财务外包市场起步较晚,会计人员能力基础相对较弱,这造就了财务外包供应商质量参差不齐的现状。在,目前大多的财务外包供应商的经营观念仍停留在代理记账。纳税申报“的低端业务上,并且这些供应商为了节约成本,聘请了专业能力较弱的从业人员,这将让企业的财务外包“战略效果大打折扣。此外,有的代理记账机构甚至采用平台化“经营模式,即公司没有固定的代理记账人员,而是通过提供挂靠平台,招揽社会上闲散财务人员从事代理记账服务,这进一步加剧了财务外包供应商参差不齐的局面发展。一旦不慎选择了低质量的财务外包供应商,发包企业不仅很难达成财务外包“战略的效果,还将很可能遇到诸如税务上的或其他不必要的法律风险。3。缺乏后续对财务外包供应商的监督

由于发包企业和承包企业本是两个独立法人,一般情况下,有着不一样的企业文化和价值观,加上两企业办公地点不一致的地域上差异,这些令到财务外包的工作质量和信息传递质量受到较大挑战。因此,财务外包后,后续加强对财务外包供应商的监督很有必要。然而,部分企业(尤其民营企业),在启动财务外包“项目后,基本上不对财务外包供应商施加太多的监督和限制,只是定期将供应商提供的财务结果简单过目,而外部人员在不受限制“的情况下,按自己认为合适的方法处理,最终让财务外包“后的财务数据质量大打折扣。另外,后续缺乏对供应商的监督和限制,也有可能助长供应商利用本公司的财务信息,获取不当的生意机会的作法。这些将不但不利于公司短期的经营分析,也将不利于长远的财务战略布局。

四。建议

1。深入分析企业现状,确定是否外包“

财务外包牵涉到财务管理组织架构的改革,对企业未来财务战略布局产生重大影响。因此,在企业探讨财务外包“战略时,必须慎重,而不能简单看到财务外包带来的降本增效“的好处。如一些初创企业,由于公司规模较小,对财务深度管理的需求相对偏弱,可能选择财务外包可以更有效地节约公司资源,更能满足公司现阶段发展的需要;又如某些大中型企业,未来打算吸引外部投资,甚至IPO,那么暂时不进行财务外包,可能更适合企业的战略布局需要。

2。确定外包的范围

企业的财务信息是敏感的,选择财务外包,相当于选择了与外部专业机构分享自身的敏感信息。因此,确定外包的范围很有必要,能够最大限度地让降本增效“和信息泄密“达到符合企业发展需要的平衡。从财务信息敏感程度轻重角度看,初创企业,由于是新生的微弱的市场力量,财务信息的敏感程度轻微,那么选择传统式财务外包更能充分返回财务外包的优势;但对于大中型企业而言,由于有着较为完善的财务管理流程,并且拥有着较强的系统投资能力,但财务信息敏感程度相对更高,那么选择网络式财务外包模式,既能发挥外包的降本增效“优势,又能保证企业获取财务数据信息的效率,同时能够通过一体化的系统工作平台,在一定程度上,对供应商可能存在的泄密行为进行监管。

3。慎重选择财务外包供应商

外包供应商作为企业财务外包的合作对象,关系着合作的成败。因此,在选择外包供应商时,只关注价格的高低,忽视其专业服务能力,市场信誉度及持续经营能力,将不利于企业财务外包战略的长远发展。在做供应商选择时,企业应该首先关注其营业资质。企业人员的专业能力资质。其次,企业应该通过供应商过往服务对象及其提供服务的持续时间方面,考量供应商的市场信誉度,并且企业需要留意供应商提供的行业数据分析“服务,以便判断供应商在信息保密“上的信誉度。再次,企业需要关注供应商已经持续经营的时间,以及最近的经营状况,以便了解供应商日后持续经营的实力。最后,企业需要结合前面三个方面的分析结果。自身的外包实际需求及供应商提供的价格情况,作出供应商选择的决定。

4。加强对外包供应商的限制和监督

在选定财务外包供应商后,在签订合作合同时,企业需要考虑合同的严密性及保密协议的重要性。在外包合同上,必须明确外包的范围及其判断标准,明确协商沟通机制,明确双方的权利。义务和责任。并且企业必须就财务信息的保密措施。保密范围以及商业秘密泄露后的责任追究机制及具体的赔偿细则,签订详细的保密条款,以防供应商擅自使用或披露企业未授权信息。同时,企业需要将对供应商服务质量的具体要求及对应指标形成文档,以合同附件的形式,在签署合同后生效留存。最后,企业也要注意让合同保持必要的弹性,以便日后更好地应对合同未尽事宜。此外,在日后外包的合作过程中,企业应该更主动地与外包机构展开监督和沟通,以便彼此之间保持更好的默契,更顺畅地交流和反馈,以便最终保证财务外包后财务信息的质量,以及信息安全。最后,建立每年对供应商的持续经营能力的审查机制,以便更好地应对供应商经营不善对企业外包战略带来的冲击。

财务外包在企业中应用的问题和对策