从高值医用耗材管理谈如何加强财务内部控制

在医院的日常医疗活动中,医用耗材支出已成为除药品之外的又一占较大比重的支出项目,而高值医用耗材在耗材支出中又属于重点管理的内容,加强控制,利于促进医院的精细化管理,减轻患者负担,应引起医院的高度重视。

以往国家对于高值医用耗材并论文网没有明确规定。2012年卫生部规划财务司86号文件,即高值医用耗材集中采购工作规范(试行)中对高值医用耗材有较为详细的表述。该文件中的高值医用耗材指直接作用于人体。对安全性有严格要求。临床使用量大。价格相对较高。社会反应强烈的医用耗材,包括介入类。骨科植入类。颅内植入类填充类。电生理类。起搏器类。体外循环及血液净化类。眼科材料。口腔科材料。其他(人工瓣膜。人工补片。人工血管。高分子材料等)。

一。目前高值医用耗材管理模式存在的财务问题

目前,很多医院采用所谓的零库存“对高值医用耗材进行管理,有的医院也称这种管理模式为代销库“,即使用科室自行通知供应商送货→给患者使用→通知职能部门高值医用耗材用量办理入出库手续→财务部门支付货款。这种先使用后入库的管理模式,优点是减少医院资金占用,并且将材料的一部分管理风险转移到供应商身上,故受到很多医院的青睐。但是在操作过程中如果疏于管理,往往会引发其他问题,如材料的验收环节没有严格控制,职能部门没有看见实物,完全凭使用科室的信息反馈来办理相关手续,缺少对高值耗材质量的监管;可追溯性差,一旦出现问题,只能靠人工查找,效率很低。体现在财务方面的问题,主要存在以下三个方面。

(一)核算不规范,导致数据可用性差

由于采用科室先使用后办理入出库手续的办法,且手续办理不及时,会导致确认支出的时点滞后,有时滞后时间长达数月,造成高值医用耗材的收支不配比,支出数据波动大,不符合权责发生制的财务原则,严重影响成本核算的数据采集结果,使得数据可用性差,各种分析报告缺少真实性。准确性,无法给领导提供决策支持,也会影响对科室的绩效考评,影响资金使用的计划性。

(二)计费不科学,导致收费有漏洞

很多医院的高值医用耗材的采购信息与计费信息没有紧密结合,物流系统与计费系统也没有通用的字典库,价格的信息不能及时。准确反映,各自形成信息孤岛。按照物价相关规定,材料计费应在进价基础上进行加成,但是由于信息的不对称,材料的规格。型号。价格等无法在计费系统查询,计费人员会凭以往经验计费,随意性较大,更没有精细化管理的手段进行审核,不能做到收入与支出的匹配,不能杜绝人情关系及人为疏忽造成的漏费。错费。

(三)库存管理松散,导致易出现内外部纠纷

高值耗材的特点是单价高。专业性强,所以管理难度较大。手术室或介入室等耗材使用科室为材料的采购。验收。管理等负责,由于不是专门的管理机构,管理松散,非常容易形成管理漏洞,造成材料的受损。同时由于库存耗材的明细账设置不规范等原因,如高值医用耗材登记简单,不能涵盖所有信息,财务管理所需数据无法及时获取,就会导致管理的停滞。另外,按照财务内控制度的要求,需定期或不定期盘库,做到账实相符,对盘盈。盘亏的情况应查明原因,报领导审批。

二。改进措施

(一)规范岗位设置。管理流程与核算办法

只有岗位设置合理,工作人员职责明确,部门间协调机制无障碍,配套制度完善,才能够保证各个环节联系密切。准确无误。各环节的经办人员需要根据自己的岗位职责承担责任,做到环环相扣,避免岗位之间的混乱及推诿扯皮,使各项工作有序开展,提高工作效率。如医院在手术室设置专职材料管理人员,负责验收。入库。出库。使用过程监管等,让专门的人做专门的事,实现权责分明。

由于高值医用耗材的特殊性,医院可沿用代销库制度,但流程等需要重新规范。供应商应事先将高值医用耗材送入专门库房,由使用科室。库管员共同对耗材的包装。批号。有效期,数量等进行验收,验收合格后签字确认,库房进行预入库登记。

(二)充分利用信息化工具

目前条形码管理“模式为高值耗材管理中较为先进的模式,在各个流通环节上进行扫码使用,利用信息系统进行高值耗材入库。出库。使用。收费。结算等数据的记录与传递。既能够使核算遵守权责发生制原则,又能够节约大部分人力,并且为高值耗材的全过程监管实现了可追溯性,从耗材入院。使用到术后跟踪都能做到有迹可循,利于医院进行统计与分析,且能避免某些矛盾与纠纷。

规范的高值耗材字典对高值耗材管理也非常重要,所以要对高值耗材按照库房分类进行编码,统一规范名称,应当对高值耗材建立详细的可以查证的共享信息数据库,内容包括产品名称。品牌。规格。单价。招标价。生产商名称。供货商名称等信息。还应做好手麻系统。物流系统。HIS系统之间的接口,保证数据传输的及时性和准确性,将物流系统的高值耗材字典与HIS收费系统的物价字典进行对照,根据物价部门的耗材加价原则通过扫码从HIS系统中直接记账,而非手工记账,从根本上实现收入和支出的同步配比,避免漏费。错费。多收费等情况的发生。

(三)完善库存管理

在高值耗材入库时,仓库管理人员就需要对材料进行详细的检查,核对其是否符合采购要求,避免材料在入库时就存在问题。办理预入库时,需要严格根据财务管理制度要求,对数量。单价。规格。批号。效期等详细登记,材料使用后,要按照既定的流程处理。对已经入库的材料,仓库管理人员需要对材料的保存条件。用途等了然于心,确保在库材料的安全。

三。总结

高值医用耗材管理是一项重要。系统且细致的工作。医院的管理者必须要提高对高值医用耗材财务内控管理的认识,相关的财务管理人员要具备对财务内控管理的相关知识,掌握一定的专科耗材功能。特点及临床应用的相关知识,并且能够较好地与临床医师沟通,才能建立符合医院实际情况的。合理规范的管理制度,促进高值医用耗材的精细化管理,进一步深化与提高医院高值医用耗材的财务内控管理水平,从而为医院健康。快速发展提供保障。

从高值医用耗材管理谈如何加强财务内部控制