浅析高校财务信息化建设中的问题及解决方案

中图分类号:F230

文献标识码:A

文章编号:1004-4914(2016)05-204-02

近年来,随着现代信息技术的高速发展,高校财务也随之进入了信息化建设中。许多高校都成功将网络通信。数据库管理论文网等信息技术应用到财务管理工作中,建成了财务信息系统。本文就高校财务信息化建设现状。存在问题及具体建设方案进行了浅析。

一。高校财务信息化建设的意义

财务信息化是当今世界发展的趋势,是推动经济社会变革的重要力量。财务信息化对高校发展的影响巨大,也使传统财务管理。会计技术。会计组织工作发生了翻天覆地的变化,财务信息化建设成为了历史发展的必然趋势。

(一)财务信息化能提高财务工作效率

借助财务信息系统,各类财务工作都能大幅提高效率。预算在财务信息系统中编制。审批。执行。监控,取代了原EXCEL表格编制方式和系统外纸质审批方式,预算工作效率大幅提高;会计核算工作也因财务信息系统实现了会计制单半自动化等功能效率大幅提高;各类数据查询统计工作在财务信息系统中变得多维。快捷。准确率高。

(二)财务信息化使财务管理精细化

原来简单的会计电算化系统,仅能实现制单。明细账。项目账等简单电子化,其系统数据库中数据分类字段不足以支持更精细化的管理要求。而更先进的财务信息化系统充分考虑了高校财务管理中的更多的细节要求,在系统数据库中设置了足够多的字段来支撑精细化管理需求。

(三)财务信息化能发挥财务人员的管理职能,提高其自我价值感

先进的财务信息系统在很大程度上减轻了财务人员录单。复核等简单重复操作的工作负担,使其更多地参与到财务管理。决策。分析中来,充分发挥财务人员的财务管理职能,提高财务人员自我价值感。

二。现阶段高校信息化建设的现状及存在问题

(一)大多数高校的信息化建设缺乏全校层面的统筹规划,内部部门分散建设,未考虑部门间业务联系,各部门的管理系统处在数据孤岛“中

大多数高校的信息化建设,都没有上升到全校层面的统筹规划,而是内部部门各自独立开发部门管理系统。由于各部门在信息化建设中仅根据本部门业务管理需求开发系统,未考虑与其他部门的业务对接需求,或者即使考虑了但仅凭一己之力无法推进部门间统筹合作开发,导致了各个部门有各自的系统,不能共享数据。比如财务部门使用科研管理部门的科研项目名称。项目负责人。项目成员。项目预算等信息时,就无法直接从科研系统获取,而必须先将科研管理部门与财务部门的信息系统进行对接后才能获取。对接前的各部门的管理系统处在数据孤岛“中。同时这种获取数据的方式还增加了数据异常的可能性。

(二)各部门数据传递不及时

缺乏全校层面的统筹规划,各部门无法在一个统一的平台共享数据,只能依靠其他各个业务部门的信息输出(如:人事部门的人员信息。学生部门的学生信息。科研部门的科研信息等),数据传递的及时性无法保证。

(三)基本信息差错率高

学校的很多基本信息如人员信息。学生信息。科研项目信息等是学校很多部门都需要使用和归档保存的,但现在这类信息的传递,往往依靠手工录入的落后方式,信息在几个部门反复输入,造成劳动力浪费;同时,由于信息更新不同步,或相关人员操作不当,造成同一信息在不同部门的数据不一致。

财务管理不但对外提供信息,同时也需收集其他部门的信息作为财务管理工作的基础,但往往在收集信息的过程中,由于理解不同。口径不同,导致同一个信息从不同部门反馈的数据,差别很大,引起各方面的矛盾,给财务管理工作带来极大困难。

(四)缺乏财务管理信息化需要的复合型人才

财务信息化建设需要财务管理人员既掌握财务知识,还必须熟悉网络通信。数据库等信息技术。而目前高校的现状是虽然拥有各学科的专家教授以及从事控制计算机方面的技术人员等,但缺乏同时具备财务管理与信息技术的人才。

三。信息化建设中存在问题的解决方案

(一)建立两部门的中间数据库

针对缺乏全校层面的统筹规划,如果短期内无法促成全校层面的信息化统筹建设,可以考虑建立两部门的中间数据库,即建立一个小型共享数据平台,从双方部门数据库中提取对方需要的原始数据,以双方都能读取的格式存储在中间数据共享平台中,实现数据共享。

比如财务部门在核算系统中的科研项目基础信息,需要根据科研管理系统输出的项目信息,手工复制粘贴到核算系统,设置好科研项目信息后,再根据科研管理系统输出的项目预算信息制作预算凭证下达预算。这种操作方式不但造成重复工作,而且容易出错。针对此类问题,可以考虑建立中间数据库,将财务部门需要的科研项目名称。项目负责人。项目成员。项目预算等信息从科研管理系统传递到中间数据库,财务系统再从中间数据库提取信息。科研项目组成员报销科研经费后,核算系统将项目支出等执行信息传递到中间数据库,科研管理系统再从中间数据库读取科研项目的预算执行信息。这样,即解决了数据共享问题,也同时避免了直接从对方数据库读取数据的安全问题。

(二)全校层面统筹规划,全面建设信息化校园

对于有条件的高校,可以考虑从全校层面统筹规划,进行全面信息化建设,这是最有效最彻底的解决方案。

目前,有少部分高校,在各级财政的大力支持下,已经率先进行了校园全面信息化建设。不过绝大多数高校的信息化程度是落后于先进企业的信息化程度的,但高校的全面信息化建设是必然的发展趋势。对于有条件的高校,效仿先进企业开发一套类似于SAP等先进ERP(Enterprise-wideResourcePlanning)软件,集信息技术与先进管理思想于一身,以全校层级为系统开发出发点,把全校各部门业务统筹综合考虑,充分融合各部门业务需求,消除部门间数据隔断“。重复录入等数据孤岛“问题,为高校各部门提供数据共享及为决策层提供决策手段,成为解决高校信息化建设各种问题的最有效最彻底的解决方案。

(三)培养财务管理信息化需要的复合型人才

通过对有较好财务基础的财务人员进行信息技术培训,使其在信息化建设过程中具备应有的技术能力,在掌握高校会计核算。财务管理等财务业务知识的前提下,与开发商共同开发适合本校的财务信息系统。可以通过建立固定的培训制度,由本校信息技术人员对财务人员进行培训,也可以参加专业的信息技术培训班。当然,掌握信息技术不是一朝一夕的事情,需要长时间坚持努力。

同时也可以考虑引进人才,有些大学的财会专业也设置了较多计算机。数据库原理等课程,这些学校培养出的人才不但具有扎实的财务知识,同时也具备财务信息化建设过程中所需的信息技术能力。

(四)做好安全维护工作

从系统布局上,实施安全技术控制。在网络上加设防火墙,这是建立在财务内网和校园网接口处的访问控制系统。它对跨越网络边界的信息进行过滤,目的在于防止外部非法用户访问,为数据传输。转换设置了一道电子屏障,可有效防止外部入侵,保障财务数据安全和准确。

从使用上,设置专门的系统管理员,对各类角色。用户进行严格管理,依据财务管理制度合理授权。同时系统管理员要及时安装发布系统补丁程序,定期对软件进行升级和维护,提高整个系统的安全和保密性,防范和控制信息系统的风险,保证财务信息系统的正常运转。

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