会计电算化系统的内部控制

一。前言

目前,信息技术开始应用到企业的财务管理工作当中,建立了会计电算化系统。但是会计信息失真问题则会严重干扰企业会计工作的正常秩序,导致经营决策的失误,失去人们对会计信息的信任,会计电算化系统的实用价值也会受到质疑。为了提升会计信息的质量,论文网需要从内部控制着手,构建良好的内部控制环境,有效解决会计电算化当中存在的问题。

二。会计电算化对内部控制的影响

(一)降低工作量

会计电算化系统利用电子计算机高速。稳定的逻辑判断和思维能力,极大的提升了会计工作的效率。利用电子计算机来代替人工操作,减少了手工做账核算的工作量,计算机能够集中完成会计核算工作,只需要将凭证数据录入到会计软件当中即可。会计电算化系统高效。准确的记录账簿和编制报表。凭证数据和会计软件的正确性是保证会计信息质量的前提。如果凭证数据和会计软件的正确性能够得到有效保证,则可以省去账簿核对。账目核对汇总等工作环节。

(二)方便控制

会计电算化系统更加方便控制和操作,尤其是进行凭证的校验。余额检查。数据核对等共组时,更加方便快捷,能够快速的了解接借贷平衡。各核算与系统之间的数据及报表数据的勾稽关系等。会计电算化的实现,虽然增加了部分工作内容,包括计算机操作。数据录入。凭证复核。会计软件和硬件维护等内容。但是与人工会计核算相比,会计电算化系统能够有效不紊的投入管理,更加细致的进行管理工作[1]。

三。会计电算化系统的内部控制所面临的问题

(一)工作人员一身多职

传统会计处理系统是以不相容职能分离作为内部控制的基本原则,明确职责分工,工作人员各司其职。而实现会计电算化后,增加了职责的集中度,很多会计岗位被合并,参与会计处理的工作人员减少,很多会计人员一身多职,同时缺乏严格的监督与控制,组织机构和岗位之间的制约被弱化。工作人员一身多职,需要承担多个岗位的职责,导致精力分散,很容易在工作当中出现差错。一旦在凭证数据录入时出现差错,最终得到的账簿记录和编制报表都是错误的,严重影响了会计信息质量[2]。

(二)原始凭证易于伪造

会计电算化系统加工信息舞弊现象严重,其数据控制的弱效也随之暴露出来。在传统手工会计信息处理工作当中,主要采用纸张记录,数据修改会留下明显的痕迹,很容易被辨认出来。但是在会计电算化系统当中进行数据修改则无从辨别,无法从记录的磁盘或光盘上寻找修改的痕迹。这就在很大程度给会计业务增加了风险,容易发生会计电算化系统加工信息舞弊现象,给不法分子以可乘之机。原始凭证易于伪造是会计电算化信息舞弊的原因之一,可以轻易进行客户。银行凭证的伪造,所录入会计信息数据的篡改,虚构业务数据。业务数据和修改与删除,最终都会导致会计信息失真,给虚假交易。侵吞公款等违法行为提供了便利条件。

(三)数据缺乏安全性和保密性

会计电算化软件虽然设有加密,比如用户在进入系统时的口令输入,声音监测及设置等,但是对于数据保密的作用不大。根据一定数据库知识,利用数据库管理系统,可以直接进行数据库文件数据的读取。修改及删除,会计软件的加密措施起不到有效的作用。会计电算化系统过于依赖计算机系统,一旦计算机系统出现故障,会给会计电算化系统带来直接的影响,造成数据的丢失。另外,病毒侵袭及黑客攻击同样给会计电算化系统的安全带来了极大的威胁[3]。

四。会计电算化系统的内部控制的有效措施

(一)制度控制

建立严格的内部控制制度,由相关主管部门制定完善的规章制度,会计部门严格予以执行。严格控制会计电算化处理的一系列程序,包括数据输入。修改。核算等。明确会计科目,设计需要校验的代码,在数据输入时不仅要保证数据的准确性,更要保证代码与之相符,进而保证数据输入的准确性。会计工作人员需要严格按照规定的操作流程予以执行和控制,不可违反制度规定,不能逾越自身职责。记录操作日志,处理会计业务的工作人员姓名。操作内容需要一一详细的记录和存档,一旦出现问题,可明确问责。对于已记账和已结账业务的修改需要冲销编制记账凭证,保证数据的有序和准确。另外,内部控制制度是相关法律。法规而建立,严格按照会计法和会计基础工作规范的相关规定来执行,完善会计信息监督机制,监控企业会计信息,实时掌握企业会计数据情况,进而保证会计信息的真实性和完整性[4]。

(二)组织控制

会计电算化系统的应用,改变了会计工作组织和岗位分工,会计电算化系统更具集中性,由计算机统一进行管理和操作,不再对会计核算指责进行详细划分,由此而出现工作人员一身多职,组织机构和岗位之间制约弱化,数据控制的弱效明显,因此,需要加强组织控制,进行会计系统各部门岗位的合理安排和设计,以加强内部之间的监督和制约。

(三)系统操作环境管理

加强会计电算化系统和会计核算软件的维护,预防发生故障,同时还要防止病毒侵袭及黑客攻击的干扰和破坏,进而保证会计信息的质量。根据规范性和标准化操作规程,在会计业务处理的过程当中,需要有效避免操作的重复。遗漏和失误。保证会计电算化系统的硬件。软件的良好运行。避免数据的丢失,进行会计电算化系统的运行维护,机房的温度。电压等环境条件必须满足安全性要求,做好防火。防盗措施,进而保证会计电算化系统硬件设备的良好运行。为了预防突发性事件的发生,对于重要且易发生故障的硬件设备,需要进行双系统备份。一旦发生故障,可以及时的予以补充和代替,避免会计电算化系统发生瘫痪而引起会计工作的混乱。网络。计算机机房环境和设备必须满足技术安全要求,为会计管理提供更好的系统操作管理环境。

(四)会计数据输入和处理

保证电算化会计系统数据输入的准确性和可靠性,这就需要严格控制数据的输入和输出质量,加强计算机程序的控制,有效了解和掌握数据处理过程,进而对内部控制活动进行控制,包括数据验证。合并。文件更新和维护。访问及纠错等内容。由计算机系统程序自行控制和处理,事先要进行数据处理流程。数据修改等程序的检验,提升数据检验及程序化处理的有效性,提高系统的安全性能[5]。

五。结论

会计电算化系统的应用,是会计工作的进步与升级,进一步提升了企业财务管理的工作的效率。会计电算化目前还存在这一定的缺陷和不足,需要在应用实践中积累和总结经验,进而完善和升级会计电算化系统,保证会计信息处理质量,为企业经营提供真实。完整的会计信息,对企业的良好发展具有十分积极的意义。

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