有关档案电子化管理的几点思考

摘要:档案是指单位在生产经营和管理活动中形成的对国家。社会和公司有保存价值的文字。图像。声音等不同形式和载体的文件材料,真实地记载和反映了单位的各项活动,是维护单位经济利益。合法权益和历史真实面貌的一项重要工作。以往档案管理主要是手工记录归档目录,档案论文网以纸质的形式保存。随着计算机对档案管理技术的日益成熟和完善,很多单位的档案管理转向了电子化管理,逐步建立计算机目录和档案信息数据库,采用电子计算机进行档案编目。检索。统计和开发利用,实行网络信息一体化管理,实现单位内外的档案信息资源共享,为单位提供方便。快捷。优质的档案信息服务。本文在对档案电子化进行初步了解的基础上,针对目前档案电子化存在的问题,提出电子化管理的几点建议。

关键字:档案;电子化管理;现状;对策

中图分类号:G275文献标识码:A文章编号:1007-9599(2012)09-0000-02

计算机网络的发展对人们的工作。生活产生了极大的影响,科技的进步不仅提高了人们的生活质量,还对人们的日常工作模式产生了深刻的影响。电子化技术在各行各业得到广泛使用,档案的电子化管理无论是在档案的管理质量上还是管理模式上,都是以往档案管理模式所无法比拟的,档案电子化管理具有极大的优势。

一。档案电子化管理概述

(一)档案电子化管理概念。档案的电子化管理是指档案管理人员利用计算机硬件。档案管理软件系统和网络技术的手段,对档案资源实行计算机现代化管理的过程。档案电子化管理包括档案的收集。整理。卷内目录录入。文件上传和查阅。利用,是档案管理与现代科学技术结合的产物。档案的电子化管理实现了多种学科知识。多部门协作和多专业配合的系统化管理体系,是当今各行各业进行档案管理的趋势。现代电子化档案的发展改变了传统档案管理的弊端,在管理形式以及管理模式上都具有非常重要的意义。

(二)档案电子化管理的优势。传统的档案管理需要借用大量的纸质媒介,在档案的记录。使用以及交流过程之中都具有极大的不便,档案的电子化管理有效的解决了这些管理上的难题。首先,档案的电子化有利于保护档案的原件。档案具有重要的参考价值,过多的使用和借阅档案原件会造成档案原件的损害,甚至会丢失重要的资料。档案的电子化文件方便了人们的查阅,极大程度上保护了原件。其次,档案的电子化提高了档案管理部门的工作效率。人们只要输入要查找的关键字,计算机档案管理系统就能迅速调阅电子档案或定位该纸质档案存放位置,缩短了查找的时间,极大的提高了工作效率。再次,节省人力,减少经费的支出。原来的档案管理部门由于档案材料极多,需要大量的档案管理人员,管理部门不仅要投入大量的经费,还造成了管理部门的臃肿。此外,档案管理的电子化还对资源实现共享使档案成了活“的记录,档案是用来做分析的,并非用来一味保留的,利用档案做数据分析,数据挖掘,这样我们的档案才有价值,我们的信息化也才更有动力!

二。档案电子化管理的现状

随着改革开放的日渐深入,全球化的信息浪潮和先进的技术早就席卷了的大江南北,的档案管理信息化。数字化在各行各业档案管理中已经普遍推广使用。但是,目前的档案电子管理还存在一定技术上和管理上的问题,需要我们进行正确的认识。

(一)对档案电子化管理的认识水平比较低。档案管理的电子化和信息化是在新时期新形势下对档案管理手段的创新,档案的电子化管理急需得到广大档案管理部门的正确认识和有效利用。但是长期以来人们对档案管理的电子化认识具有一定的狭隘性,一些人仅把档案管理的电子化和分类保存联系在一起,认为把卷内目录用计算机打印出来就是档案管理计算机化了;一些人认为电子化的管理不可靠,电脑若出现问题整个电子文档便不复存在了;有些人认为,花十几万甚至二三十万上套档案管理系统不值得;

(二)档案保密方面的问题。档案是单位的宝贵财富,档案的保密性与真实性是档案管理人员最为注重的。档案管理的电子化实现了管理的便捷,在很大程度上实现了资源的共享,但是也加大了档案管理的风险。计算机档案信息管理系统是以数据和查询为特征的数据库应用系统,数据库的安全,计算机系统正的常运行,都需要有相当计算机知识的人员来维护,档案管理人员目前还没有达到较高的计算机水平,档案管理的电子化对他们的工作带来了极大的挑战和不便。

(三)档案电子化管理技术上的问题。档案的电子化管理对计算机设备具有极强的依赖性,硬件方面,单机版的需要较高的计算机配置,网络版的需要服务器。交换机。网线等的支撑;软件方面,需要一支非常专业的计算机软件开发队伍,经过对档案工作深刻细致的调研,开发出档案管理软件系统,按照档案管理的要求科学地。标准地。规范地。简洁地完成电子档案的录入。生成。上传。查阅。销毁。各种报表统计等。此外,档案的电子化管理国家尚没有形成统一的规则,档案电子化管理的质量还有待提高。

(四)电子档案的法律效力问题。我们知道原始纸质的档案材料经相关部门的盖章,具有极强的法律效力。在查阅档案或者传达命令时都需要加盖印章的原始档案材料,电子版的档案在现阶段不具有很强的法律效力。电子版的档案目前只限于信息的通报和会议的通知,对于比较正式的人事任命和处理决定,相关部门还需要出示加盖印章的档案材料。电子档案还不能得到相关部门的认可,同样它也不具有很强的法律效力。

三。对档案电子化管理的几点思考

时代在进步,科技在发展,各行各业已经阻挡不住信息化技术前进的脚步。同时在这场信息技术GM中,各个行业都不能置身其外。档案的管理工作是一件技术性和保密性极强的工作,广大的档案管理部门以及档案管理人员要在现有管理技术的水平上加强对档案管理电子化的认识,在现有基础上完善档案的电子化管理。

(一)档案电子化管理技术的提高。广大的档案管理部门以及相关的使用部门之所以不信赖档案的电子化管理,主要原因还是档案电子化技术的不成熟。技术的革新是档案信息化的灵魂,档案电子化缺乏了技术上的支撑势必只是一句空话。首先,配备性能良好。质量可靠的计算机设备。这是档案管理部门进行电子化管理的保障。其次,设计出适合档案管理部门的档案信息管理软件,使档案管理实现真正的规范化。标准化。信息化。自动化。系统化。此外,档案管理部门还要提高档案管理人员的计算机水平,保证计算机软件和硬件的正常运行。(二)维护电子档案的安全。档案极具重要的参考价值和历史价值,档案电子化管理的安全问题也是档案电子化管理最要注重的问题。首先,档案管理部门要保存一套完整的。真实的纸质档案原件,在电子档案丢失和损毁的情况下,可以进行电子档案的修复。其次,管理部门的信息共享机制要有严格的规划和限制,档案管理部门不能将机密的档案发布到互联网上,建立自己部门的信息网络和信息安全管理制度。此外,档案管理需要有安全的操作制度和使用制度,既做到对档案的方便使用,又做到对档案的严格保密。最重要的是做好数据库备份,常杀病毒,保证数据安全的。

(三)提高档案管理人员的素质。档案管理人员要摒弃以往传统手工管理的死板模式,传统管理下的档案里里外外都是老古董。档案的利用只限在一定范围内和少数人之中,对外提供服务的工作几乎没有开展,使许多有利用价值的档案成为死档案,严重制约了档案工作的自身发展。在使用新的管理手段时,要加强自身的业务素质。首先,管理部门人员要认识到电子档案管理的优越性,放下对档案管理电子化的戒备心理,在这场电子GM中充分实现管理手段的更新。其次,管理人员要定期进行学习,掌握先进的管理手段,在运用电子化技术进行档案管理的同时,做好电子档案的保密工作。此外,档案管理人员还要严防档案管理部门以外人员对档案的使用,加强本部门的保密制度建设,严格遵守本部门的使用细则和信息共享细则。在做好本职工作的同时,增强自身素质。

(四)转变观念,加强电子档案的法律效力。档案管理的电子化进程还是一个比较漫长的过程。在档案的电子化管理中,不仅档案管理部门的人员需要转变观念,加强对电子化技术的认识,相关部门也要改变传统的观念,改变对电子档案的认识。立法工作者还要结合国外的案例,对电子档案的法律效力做出正确的定位。世界范围内的信息技术GM是不可避免的,相关法律部门要配合档案管理人员做好档案的电子化管理,增强档案管理人员进行档案管理电子化改革的信心。相关的使用部门也要在认定中转变观念,承认电子档案的效力。

结语:

档案管理的电子化是档案管理部门迎合时代发展潮流的重要产物,档案的电子化管理趋势不可避免。档案的电子化管理在档案的使用。保存以及传送上都具有极大的便利,是对原有档案管理模式的更新。由于受以往档案管理模式的影响,现阶段范围内的档案电子化管理还存在一定的问题。档案电子化管理是一个复杂而漫长的过程,相关的管理部门要在现有管理技术的基础上加强学习,转变原有的观念和态度,增强对档案管理电子化的认识,真正实现档案管理的信息化。技术化。便利化。

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有关档案电子化管理的几点思考