企业内跨部门沟通的障碍及原因分析

二十世纪九十年代以来,以顾客为导向的经营理念使得企业内跨部门沟通的重要性日益突显,企业的一切活动都应围绕顾客需求开展,部门与部门之间需要更多的沟通与协调才能迅速应对顾客要求的变化。但在实际工作中,跨部门沟通却存在种种障碍,由于涉及同级之间的权力冲突论文网。部门间的利益冲突。沟通者之间的观念冲突以及部门间缺乏信任等问题,协调起来更困难。

一。企业内跨部门沟通的常见问题分析

跨部门沟通是管理沟通中的一种,是为达到一定的管理目标而进行的沟通,但它又不同于一般的管理沟通,是组织结构中处于同一个层级上的个人或群体之间的沟通。

1。分歧型

意见分歧在企业中是很常见的,部门之间考虑问题的出发点不同,对工作内容和方法的意见也就不完全一致,比如,销售部门为完成任务希望投入更多的经费进行市场推广,财务部门可能从成本控制的角度出发限制这种业务拓展活动;而设计部门通常有一种技术情结“,倾向于在产品设计中采用最先进的技术,往往使新产品过于复杂……

2。回避型

回避型指部门之间某些工作环节出现问题以后,双方出于某种考虑(如不愿意多承担责任,不愿意部门的利益受影响等)彼此都装作没看见,这种装糊涂的结果是工作被耽误,公司整体运作效率低下。

3。矛盾冲突型

矛盾冲突型是跨部门沟通障碍比较严重的一种情况,往往由于跨部门沟通中小的分歧或磨擦没有及时解决,日积月累到一定程度而形成。

二。跨部门沟通障碍的原因分析

部门之间存在沟通障碍,有一定的规律可循,究其原因可以从几个方面进行分析:

1。组织层面的原因

(1)专业化分工带来的部门目标差异。大多数企业的经营管理模式源于亚当?斯密的劳动分工原理“和泰勒的科学管理理论“,即强调专业化的分工,将企业的经营活动过程分解为最简单。最基本的工序。专业化的分工带来企业内部门的划分,一项经营活动要经过若干个部门。环节的处理,各个部门按照专业职能划分,企业虽然有整体经营目标,但具体到每一个部门的目标是不同的,例如,某公司研发部的主要任务是尽快推出市场需求的新产品,研发部自身的工作进度并不慢,但新产品面世的时间却总是比竞争对手慢半拍,原来问题出在采购部,考核采购部的关键业绩指标之一是采购价格,采购部门的负责人为了满足要求获得奖金,不愿意迅速采购新产品所需要的关键零部件,因为这些关键零部件的供应商不能提供优惠的价格,如此一来,影响到研发部门的进度和整个公司的新产品推广。

(2)职能和权责划分不明确。由于各种原因造成的组织分工不明确。部门之间权利。利益以及工作职责不清也是导致部门间沟通存在障碍的主要原因之一。当组织机构发生变化或企业内引入新的工作流程或工作内容时,很容易出现部门间职责划分不明确的情况,此时新的体系刚刚建立,新的工作模式还不熟悉而旧的工作模式记忆犹新,虽然可以人人有事做“,但似乎不能事事有人做“,部门之间存在职责上的重叠或缺漏。责任不清是常见的事。例如,某酒店前台的行李主管认为他手下的行李员只能帮助客人提行李,对于来酒店开会的客人需要帮忙一概不管,因为他认为这是餐厅服务员的事情;而客房服务员拒绝对由于开错房而不知所措的客人提供帮助,因为他们认为这是前台的错误,应该由前台大堂副理前来解决……类似这样的部门之间推诿。扯皮的现象都是由于职责划分不明确引起的。

(3)沟通双方信息不对称。沟通是信息交流的过程,如果沟通渠道不畅,沟通双方掌握的信息不对称(掌握的信息内容不同。程度不同及对信息的理解不同等)就会产生跨部门沟通问题。比如:某企业在制订生产计划时,计划部门与供销部门的意见不一致,原来计划部门的数据来源于上级的规划,而销售部门的数据来源于市场需求,由于掌握的信息不一致,分歧在所难免。

2。意识层面的原因

(1)本位主义思想。企业内的部门划分使具有相同技能和知识背景的人集中在同一部门中从事同种类型的工作,每个部门内部职工处于相对封闭的环境,很自然地在考虑各种问题时会偏向于本部门,结果是各部门只关心本部门的工作,重本职而忽视全局,执行任务时,都从本部门的实际利益出发,强化了竞争而削弱了合作,这就不可避免地存在本位主义思想和相互推诿现象,犹如铁路警察“,各管一段,无疑增加了部门间沟通协作的管理成本。

(2)价值观的因素。由于人的经历不同。知识体系不同。所处的环境不同。认知能力不同。角色地位不同,决定了人们对外界事物的是非。好坏。善恶。美丑和重要性的评价标准也就不同,也就是价值观上的分歧,往往容易造成部门间沟通的障碍。比如:很多公司市场部和销售部是两个独立部门,市场人员总体文化程度更高,善于利用知识理性分析问题,喜欢经过精心策划,既能提升品牌。促进销售又能表现自己专业能力的市场推广活动,而销售人员的阅历更丰富,更注重行动,喜欢采用降价。赠送等直接刺激销售增长的方式,市场部和销售部的工作性质密切相关,但观念上的分歧往往会使两个部门在工作中产生分歧或矛盾,成为企业的隐性内耗。

(3)利益分配的因素。在一定的条件下,企业拥有的资源(人员。资金。设备。原材料等)是有限的,可供分配的利益(薪金。福利待遇等)总额是有限的,但每个部门甚至个人都本能地希望自己能够拥有或有权支配。使用更多的资源,并获得更多的利益。例如:某旅游集团是一家纵向整合的旅游公司,其业务组合涵盖了旅游价值链上的所有环节:旅行社。旅游营运。客运。目的地旅游和酒店,集团内部各营运部门之间经常为了利益的分配吵得不可开交,酒店部门认为自己向旅游部门提供的报价太低,利润都被旅游营运部门分走了,自己却面临不公平的亏损;而旅游营运部门坚持认为自己为酒店带来了额外的生意,享受优惠价格合情合理,类似的纠纷经常出现,公司高层管理人员像消防队员一样疲于救火。可见,关系到利益分配的问题也是造成部门间沟通障碍的原因之一。

3。行为层面的原因

跨部门沟通是以人为主体进行的,人的感情是无时不在的知觉过滤器,人们所看到的和听到的实际上都是感情所愿意接受的东西,不恰当的沟通方式和态度会对沟通效果产生严重的影响,如:强迫对方接受的态度。模棱两可的语言。分心的举动或手势。随意插话。妄加批评和争论。不好的倾听习惯。不耐烦的姿势。不恰当的沟通时机和沟通对象。失控的情绪等等。

沟通中人们倾向于使自己心目中关注的自我不受曲解,即自我观念免受攻击,当别人说出我们不希望听到的话时,我们的自尊受到了威胁,很可能转化为怨恨。有时,对方也会因自己说过有伤我们自尊的话而懊悔。虽然那些令人懊悔“的话常常并非有意,但还是在接收者的心中造成了相当痛苦的感受,为双方关系的紧张种下了祸根。例如,直率的言语冒犯。人身攻击。诽谤。讽刺性的批评或其他有害的信息等。这些本能是为回避风险和掩饰无能的,但它通常都产生意欲控制和争强好胜的局面,无疑会防碍有效的沟通。

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