浅析企业往来款项管理存在的问题及对策

在企业经营过程中,不可避免地会与相关单位及个人发生往来款项,而往来款项管理水平的高低直接影响企业的资产状况及经营成果。所以,做好往来款项的管理非常重要。但是在实际经营过程中,仍有很多企业并不重视往来款管理,在往来款管理中存在着一定的问题,造成往论文网来款账目混乱,经营风险加大,严重制约了企业的发展,值得我们深思。

一。往来款项管理中存在的问题

(一)没有建立清晰的往来款台账

往来款台账是财务部门按照往来款类别。客户或供应商名称等分类定期编制的往来款项明细账,往来款项的增减变动以及余额账龄等财务信息都可以清晰地展示出来。往来款台账应包括企业账目中所有的往来信息,既包括已经开具发票的应收应付信息,也包括未开具发票的暂收暂付信息。建立清晰的往来款台账是一个企业财务管理中非常基础也是非常重要的工作。然而在现实工作中,由于会计人员对账务核算系统不熟悉。往来款核算不规范。往来款管理岗位职责分工不明确等原因,使得企业往来款账目混乱,往来款台账不清晰,使往来款的管理失去了基石。

(二)往来款询证制度及对账制度不健全

在往来款的收付中,询证和对账制度非常重要,但是目前很多企业询证对账制度并不健全,这对往来业务频繁的企业风险非常大。询证制度是明确企业之间的债务债权关系的重要途径和基本保障,是对往来款项进行管理和维护的重要手段。往来账款实际操作中,如果不进行询证及定期对账,应收账款很容易变为逾期账款,丧失对账务的追偿权,使应收账款变为坏账;应付账款还会涉及未及时支付被债权人起诉,给企业造成损失问题。另外,涉及有代收代扣款。债权债务三方相抵问题,如果不及时对账,后期再对账工作量增大,会耗费人力。物力。财力。

(三)管理往来款的责任人不明确

目前,很多企业对于往来账款管理没有指定专门的部门。岗位进行操作和监督,而且往来款管理也没有制定完整的惩罚及奖励制度,业务和财务部门的人员发生变动时,工作交接不正确。不规范,会进一步加大往来款项管理的难度。

(四)往来款管理的审批程序不完善

很多企业往来款的管理没有严格的审批程序,大额支付款项未实行集体决策或联签制度,收付随意性大,收款或付款表现不严谨,操作不当,账目不清晰,为后续的往来款清理工作埋下隐患。

(五)大量支付预付款,风险增加

为了促进项目或业务的快速开展,部分企业会选择向业务相关的企业支付大额预付账款,但是很多业务相关单位由于自身经营不善或者其他原因,无法按期按质提供货物,债务无力偿还,难以追回预付的款项,给企业造成损失。

(六)往来账款清理不及时

不及时收回应收资金会造成后续的回收难度增大,降低的资金使用效率,增加产生坏账的风险。应付款项不及时支付不仅会带来企业诚信问题,还会造成纳税风险,时间越长纳税风险越高。所以,往来账款清理不及时也会给企业带来较大的经营风险。

二。往来款项管理的对策研究

(一)建立并完善往来款项管理制度

在基本建设。日常管理。销售。采购等各项经济活动运转过程中都会产生往来账款,影响往来款项的因素众多,因此应根据经营环境和经营业务的需要建立符合内部管理需要的往来款项管理制度。在建立往来款管理制度中,第一,要清晰制定往来款管理工作制度,确定负责管理往来款的部门和责任人,制定记账。审核。对账等往来工作的各个工作流程和操作办法。第二,制定往来款管理岗位的岗位职责,财务人员需要认真审核会计科目及原始票据,做到账簿登记准确和往来账款及时核对。第三,建立往来款项定期分析报告制度,定期分析往来款项余额。账龄及发生回收清偿情况,对逾期往来款项提出预警并制订逾期款项方案,定期向主管领导或企业负责人汇报,便于领导做出决策,防止呆账和坏账发生。第四,建立健全往来账务管理的追责制度,建立各个环节的审查制度,对往来账目管理清晰及时的工作人员给予表扬和鼓励,对违反规定。出现纰漏。不及时不清晰的人员给予处罚和批评。只有健全往来账务管理的工作制度,制定完善的工作流程。确定清晰的岗位职责。有效的分析及追责制度,才能够有效地开展工作。

(二)充分重视往来账务管理,做好监督工作

往来账务管理涉及企业的资金安全和使用效率,往来账务管理做得好,收付及时,可以减少出现坏账的可能,提高资金的利用效率,维护资金的安全。

第一,企业相关人员要严格执行往来款的管理制度,企业负责人。业务负责人。财务部门主任要严格审批,按制度开展工作,以确保往来账款顺利核算,及时收付。第二,往来账款财务人员要遵守职业道德,严格按照资金支付流程进行付款单据审核,收付款后及时入账,准确核算,维护企业的资金安全。第三,相关负责人和财务人员要监督往来账款各项环节,督促大家按照规范严格执行,发现问题要及时解决,出现矛盾要尽力协调处理,在不利因素出现苗头时就将其掐灭。

(三)利用财务管理信息系统助力往来账款管理

目前,大多数单位都引进了财务管理信息系统进行账务管理。例如,ORACLEERP财务系统,具有应收(AR)和应付(AP)核算子模块,客户。供应商等数据能够采集相关业务系统的数据,产生相应的应收应付凭证,而且还能把应收应付的发生。增减变动。余额。账龄等信息清晰地反映出来,避免了会计人员手工录入数据的风险,减轻了财务人员的工作量。在享受财务管理信息系统给我们带来快捷高效的同时,根据笔者的工作经验,在使用中还需要注意下面四个问题:第一,在实际操作中一定要注意核对财务系统应收应付模块的数据与业务系统的相关数据,检查接口数据一致以及数据的合理性后才能将业务数据导入财务系统。ERP系统下与往来相关的任何一个子系统数据出现错误,都可能导致财务往来款数据出现问题。第二,对于从业务系统传递到财务系统的数据,如果发现问题一定要从业务系统源头进行修改,使财务数据和业务系统的数据保持一致。第三,往来款核算人员要熟练操作相关核算模块,掌握往来款处理流程,发现差错及时联系相关业务部门及系统维护人员进行解决,避免因虚入应付账款给企业带来纳税风险及虚入应收账款带来纳税损失。第四,ERP系统核算方式下,企业要对往来凭证所附纸质单据作出相应的规定,针对采购业务规定需要附上采购协议或者合同。验货单。发票。入库单等各项票据,这些票据也要有相关规范,如入库单上需要有各环节的人员签字等。只有各种单据齐全。审批手续完备,在对账时出现金额不一致等问题,才便于查找有关责任人。另外,对于备用金。暂收暂付这些直接在总账(GL)模块核算的往来款项业务,可以利用弹性域功能,在往来款凭证中输入对应的项目名称,从而使每笔往来业务都可以对应到具体的单位员工。供应商及客户,便于往来账务管理。如果某类往来业务经常发生,还可以建立经常性凭证,在经常性凭证中确定会计科目及包含的凭证摘要,减少往来款人为核算失误的几率。

(四)加强预付账款管理。

在企业中,对预付账款管理上可能存在的风险,企业应制定预付款管理办法,完善预付款管理职责及预付款审批流程,对各种业务预付款的付款范围。预付款支付时间。进度款支付等都应作出具体的规定。预付账款的管理要严把审批关。会计人员严把审核关,定期对账,建立监督考核机制,使预付账款达到可控。

(五)注重往来款项的对账管理

第一,往来款项务必定期核对,对账完毕后一定要编制银行余额调节表,注明双方应调增或调减的项目及金额,双方确认后,及时进行账务处理,并保留好对账底稿。第二,企业应定期对所有往来单位进行考核,避免因往来款核算失误给企业带来损失。笔者关注到,有的单位往来业务涉及代收代付问题,仅与其中一方对账,发现往来款记账错误向另一方追讨时,对方单位已注销,从而未能追回应收款项,给企业带来了损失。第三,业务量大。往来款频繁的单位,单位内部的业务部门和财务部门应进行固定周期的对账,这就需要财务与业务进行有效的沟通,可以每周或每月或更短周期进行。业务人员应把收款付款计划提前与财务人员沟通,财务人员收付款项后也应及时告知业务部门,以便业务人员及时地催收应收款项,合理安排应付款项,业财双方共同做好往来款管理工作。

三。结语

往来款管理是一项非常重要的工作,它影响企业资金链的安全及企业的资金使用成本。企业需要建立以及完善往来款相关制度并认真执行,业务财务等各部门要相互沟通。相互督促,对往来款进行有效的管理,将往来款控制在安全。合理的范围,保证企业资金正常运转。

(作者单位为大唐国际发电股份有限公司北京高井热电厂)

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