高校公务卡结算管理的问题及对策研究

近年来,随着国库集中支付制度改革的成功,各类财政性资金都纳入国库单一账户体系,财政部门对财政资金的监管效果显著。但也呈现了一个新问题:预算单位日常零星支出的资金流向财政部门无法对其进行有效监管,国库集中支付制度改革的成效有所削弱。为此,公务卡这一论文网新的支付手段应运而生。

一。高校公务卡结算制度的涵义

高校公务卡是指高校向对口银行申请,为在编教职工统一集中办理的一种信用卡,具有25―56天的透支免息期及2―5万元的透支消费额度,可免息提取现金。高校公务卡主要用于日常公务支出和财务报销网银转账业务,支出的范围有差旅费。零星办公用品。小额加班餐费等支出。

高校公务卡结算制度是国库集中支付制度深化改革的重大创新及补充,它采用银行授信额度,教职工公务活动可先刷卡消费,事后在公务卡免息期限内凭发票和POS机刷卡回执或银行转账付款记录等到财务部门报销,财务部门核实相关单据无误后予以报销还款,以达到财政监管目的的新型财务管理模式。传统的结算方式中,国库集中支付系统无法监控由现金支付的公务消费活动,高校公务卡结算制度改变了这一现象,提高了经费使用的透明度,加强了预算执行的监管力度,对高校强化财政监督。加强财务管理起到了积极地推动作用。

二。实行高校公务卡结算管理的成效

(一)有利于提高高校日常公务支出的使用效率

高校通过公务卡的使用,合理地控制了日常公务支出,减少了不必要的支出。奢靡浪费及虚假报销现象,提高了日常公务支出的使用效率。

(二)有利于高校财务部门减少办理借款业务,提高了经济活动的效率

高校师生员工外出开展一定金额的公务活动时,不再需要因提前预借现金。支票或对公转账而办理借款业务,可以直接用公务卡刷卡结算。现金。支票的大量使用,不但会存在流通。保管过程中的潜在风险,也给了商家偷税漏税。教职工贪污腐败等行为提供了可乘之机。高校推行公务卡结算制度,有利于增强公务活动消费中资金使用的安全性。便捷性,提高财务部门和师生员工的工作效率。

(三)有利于财政部门对高校资金的支出进行监管

现金付款的结算方式中,高校某些部门和教职工能够轻易使用各种方法套取现金,逃避监管。设立小金库。账外账。而在高校公务卡结算制度中,由于公务卡刷卡。转账信息中明确标明了持卡人的姓名。卡号。日期。金额。收款单位等详细信息,每一笔消费都有据可查,虚拟公务活动消费套取现金的机会减少了,各项支出的公开透明度增加了。有利于财政部门深化财政改革,加强对高校经费支出的监管。

(四)有利于提升高校财政资金管理的力度,规范公务支出,杜绝浪费。贪污腐败等现象发生

在传统的高校报销方式中,有的教职工为了套取经费,在财务报账中有多开。虚开发票报销,收集学生。校外人员的私人活动的发票凑票报销等现象。高校实行公务卡结算制度后,公务卡刷卡信息标明了详细的消费信息,以便核实经济活动的真实性。公务消费信息具体。全面的展现,遏制了虚假报销。经费滥用等现象。高校推行公务卡结算制度,有利于加强高校资金支出管理,提高财务透明度,从源头上防治腐败。

三。高校实行公务卡结算存在的问题

高校部门多。项目多。经费来源渠道多,资金收支额度大。用途复杂,随着高校公务卡结算制度的推广执行,公务卡结算报销在实际操作中出现了各种问题,公务卡结算制度需要进一步改进与完善。

(一)宣传不够,学校重视不够,教职工办卡率高,用卡率低,用卡意愿不高,现金仍为主要的结算方式

信用卡在发展较慢,很多高校教职工更习惯于钱货两清的现金结算方式,一时之间很难形成刷卡消费的习惯。学校对公务卡结算制度宣传力度不够。重视不够,未强制教职工必需办理公务卡,未制定公务活动必需使用公务卡结算否则不予以报销的规定。少部分教职工始终不愿办理公务卡,办理了公务卡的教职工里,有相当一部分人在领到公务卡后将手中的公务卡束之高阁,刷卡。还款嫌麻烦,更喜欢直观的现金交易,用卡意愿不高,导致高校公务卡的接受度不高,使用率偏低。

(二)当前的经济发展现状,导致公务卡用卡限制较多,能刷卡的商家网点及设施不配套

公务卡结算范围不仅涉及城市。乡镇等各地域,而且涉及各个行业领域。当前的各地区经济发展水平差异大,公务卡的受理商户分布不均,刷卡环境欠佳。经济发达的城市银行业发展迅速,P0S机覆盖率高,刷卡消费方便,师生员工的消费意愿也高;一些经济欠发达的中小城市和偏远地区P0S机覆盖率低,刷卡网点相对较少,甚至不具备刷卡消费的条件;高档消费场所。大型商场。超市网点较多,低端消费场所。小商家能提供刷卡条件的有限。这些都限制了高校教职工的刷卡消费。

公务卡消费领域刷卡条件受限,使公务活动的财政监管存在盲区。高校教职工可能为了私人的种种利益,用现金购买更方便逃避国库支付系统的监管。有的商家出于逃税。方便给客户回扣招揽生意等各种目的不接受刷卡消费;有的商家接受刷卡,但会将损失“转嫁给消费者。这些情况都迫使公务卡持有人不得不到能刷卡,但价格高于其他同行业的商家消费,如:工作加班用餐,出差住宿,购买小额零星的办公用品。实验材料。固定资产,会时常遇到这种情况,这些都无形中助长了奢侈浪费之风,与国家倡导的勤俭原则背道而驰。有的几个商家共用一台POS机;有的一个店主开几家经营业务不同的分店,但POS机只有一台。这些情况下,教职工消费后,发票的开票单位和POS机收款单位往往对不上,若教职工没有及时发现,回来报销时则需要补办一些手续,令教职工觉得麻烦,从而对公务卡结算制度有所抗拒。(三)高校财务部门工作量随之增加,公务卡消费报账不及时

高校公务卡结算制度本是为了减少师生员工的现金使用量,从而减少财务部门工作量,但在公务卡结算制度实施过程中,财务部门的实际工作量反而在增加。公务卡结算制度下报账需要操作的流程比传统的报账流程更多,影响了工作效率。部分高校制定的必需使用公务卡结算的金额限额低,报销时所需提供的发票和所附的明细清单。POS机刷卡小票或转账记录等附件增多;部分高校规定的公务卡报账制度办理手续过于复杂,这些都使财务部门花费在报账审核上的时间和精力都相应增加,不利于提高公务卡使用效率。

高校的寒暑假给公务卡的报销还款带来不便。使用传统的结算方式时,高校财务人员寒暑假期间仅办理借款。校内转账等业务,其他的公务消费支出开学后才能办理报账业务。高校实行公务卡结算制度后,由于公务卡免息透支还款期有时间限制,不及时还款,要承担因此产生的罚息及不良信用记录,这只能要求财务人员在寒暑假期间照常办理日常报账业务。以本校为例,寒暑假期间财务部门虽然定期安排多名人员轮流值班,但每个报账日的报账人员比正常上班期间只多不少。人满为患,而财务人员比正常上班期间人手少,即使每天都在延长报账时间,也不能满足每个报账人员的需求,这给公务卡还款带来不便。

(四)在某些特定期间,公务卡报销受到限制,产生了不利的影响

在某些特定期间,如学期末。年底。财务催支出进度。国库支付系统即将关闭时,公务卡报销会受到限制,产生不利的影响。特别是每年的年底是财政国库支付系统关闭的时间,也是高校财务部门报账业务繁忙的高峰时期,财政国库支付系统最晚的要等到第二年的5月份经费才会陆续到位。若未能及时报账,教职工又不想产生不良的信用记录,只能由个人先行垫付资金还款,给教职工带来不便,容易引起教职工的反感,今后会减少使用公务卡,从而造成财务部门对公务卡使用率的监管困难。

(五)公务卡制度无法完全杜绝贪污腐败。浪费现象

高校公务卡结算制度作为一种新型的财政监管制度,能够将公务消费的持卡人的姓名。卡号。日期。金额。收款单位等信息全面地记录下来。财政部门和高校财务部门本应通过国库集中支付系统。公务卡结算制度对公务活动消费监管到位,基本杜绝贪污腐败。浪费现象的发生。但在实际情况中,有的教职工。商家受利益驱使,在使用公务卡过程中出现非法操作获利,如虚假交易,虚构公务卡消费内容,虚抬价格给回扣。折扣,消费达到一定金额返纳现金等。另有:高校教职工在寒暑假。节假日期间用科研经费和家人去全国各地旅游,回来报账时却注明为科研调研出差,其家人为科研团队重要成员。无论是从公务卡管理制度还是差旅费管理制度的要求,其票据。刷卡小票等均齐全,财务部门无铁证证明其为公费旅游,使得这部分教职工不但能报销其全家外出旅游的花销,还能获得大笔差旅补助。多开。虚开发票报销,凑票报销等行为更是屡禁不止,高校公务卡结算方式无法从根本上遏制其发生。高校财务部门在审核公务卡结算报销业务时,仅能鉴别公务卡消费发票的收款单位。日期。金额等相关信息与刷卡小票或转账记录是否相符,对业务活动的真实性。必要性无法鉴别,奢靡浪费。贪污腐败等行为依然无法避免。高校公务卡结算制度只能是预防腐败的一种方式,不能仅仅依靠该制度来完全遏制腐败的发生。

(六)高校科研工作的特殊性使公务卡的使用有局限性

高校研究科研项目的科研团队由团队学科带头人和若干教职工组成,大多数老师又带有若干博士生。硕士生。很多高校老师集教学。科研,甚至行政于一体,工作繁忙,不可能凡事亲力亲为。经费项目主管是某一个老师,但经费的具体使用者通常是团队的其他教职工或学生。大批量的实验材料。固定资产。办公用品等的采购在办理完一系列规定的程序后由财务部门网银支付系统直接支付给供货商。日常零星的实验材料。固定资产。图书。办公用品通常由教职工或学生去现场购买或网购;开展科研工作还需要高校教职工和学生经常天南地北地出差进行调研活动,这些学生通常是导师们开展科研工作不可或缺的力量。教职工们虽然都办理了公务卡,但学生们没有公务卡,公务卡数量有限,可透支限额有限,需要随时用到公务卡的人和消费金额却未知。这些情况下无法强制执行公务卡制度。

一个科研团队具体由哪些教职工组成,哪个老师是哪些学生的导师,财务人员并不清楚,师生员工即使严格执行了公务卡消费制度,财务人员也无法逐一分辨哪些业务是真实的科研业务,哪些是教职工们互通有无凑票报账,或是公款私用。

(七)公务卡可透支额度小

公务卡使用范围广,但可透支限额仅为2―5万元,高校很多的业务骨干。学科带头人的一项科研经费就可能少则几万元,多则几十。上百万元。可透支额度小,使部分教职工埋怨使用受限,不能很好地开展工作。

(八)公务卡办卡人多,给财务管理增加了额外的工作

实行公务卡结算制度后,高校在职教职工都必需办理公务卡,公务卡可用于个人消费,这就为一小部分素质低的教职工提供了恶意透支的条件。尽管这是个人行为,由个人承担责任,但公务卡一旦被个人恶意透支,高校财务部门就会被要求协助对口银行对持卡人进行追偿,给高校财务部门的管理工作增加了额外的负担。高校教职工流动比较频繁,在因调动。离职或其他原因离开学校时,若这些持卡人透支公务卡又没有及时偿还时,学校又没有及时通知代理银行更改相关信息,学校就要承担一部分连带责任,这也会给学校财务管理增加额外的工作。

(九)公务卡技术性能与安全存在隐患

公务卡结算制度在高校的实施减少了师生员工携带大量现金可能发生的潜在风险,但公务卡一旦丢失。被盗,密码又被破解,就存在被盗刷或发生金融诈骗的安全风险,可能给教职工带来更大的经济损失和风险。

四。实行高校公务卡结算管理的改进对策

(一)加大宣传与培训力度,提高公务卡使用率高校可以通过发放宣传手册。开展专题讲座等多种形式宣传公务卡结算制度,让广大师生员工了解公务卡结算制度,熟悉公务卡报销还款流程以及公务卡还款中的常见问题。高校财务部门同时要加深财务人员对高校公务卡结算制度。流程的学习,使之能够熟练操作公务卡结算系统的各项流程,及时。快捷地办理公务卡报账业务,将教职工报销金额顺利划入公务卡中,确实保证刷卡教职工的利益。高校各单位领导。学科带头人。业务骨干也要起到模范带头作用,公务活动支出时主动刷卡消费,带领广大教职工们转变观念,提高用卡积极性。

(二)加大POS机的覆盖率,加速公务卡配套设施建设,优化公务卡刷卡环境

加大POS机的覆盖率,以各种优惠政策激励商家主动安装POS机,提高商家配合公务卡消费的积极性。加强对POS机布点商家的监督,对商户拒绝刷卡。擅自提价等违规行为要严惩不贷。

(三)高校结合学校自身情况和教职工的实际需求,制定出公务卡结算管理细则,完善高校监督机制

高校财务部门应要求所有公务消费严格按照规定使用公务卡或网银转账结算,某次公务活动因特殊情况无法使用公务卡结算的,经办人必需写出书面情况说明,并由项目负责人。单位主管领导和财务部门批准后,方可报账。对无特殊原因而未使用公务卡或银行转账结算的公务消费支出,除上述要求之外,还要项目负责人承诺下不为例,屡次发生同样情况的,财务部门有权拒绝报销。

财务人员发现有教职工采用虚假发票报账的,除退回发票不予报销外,财务部门还应该将情况通报其所在单位,视情节轻重给予不同程度的处罚;涉嫌犯罪的,依法追究其刑事责任。

高校财务部门可以协同税务。银行等部门,采取定期抽查与随机抽查的方式,对公务卡结算业务进行审计,对公务卡持卡人刷卡。转账消费的业务内容。金额。发票真伪等加以查验,并及时通报审计中发现的违规操作。虚假交易等问题,对其他教职工起警示作用。

(四)高校建立健全公务卡后续管理制度

高校在编教职工退休或离职时,会到财务部门办理查询有无欠款的相关手续,财务部门应将是否办理过公务卡列为必查项目。若该教职工办理过公务卡,则及时通知代理银行更改其相关信息。

(五)对某些特定期间报销的改进措施

在某些特定期间,需要报账的师生员工太多,财务人员有限,公务卡报销会受到限制。财务部门要加强宣传,广大师生员工有票要及时报销,切忌平时积攒发票,在特定时期扎堆报账。

(六)认清公务卡结算制度的局限性,控制资金支出

公务卡结算制度有一定的局限性,它无法监管高校预算外资金支出。以本校为例,为避免这些漏洞,所有的经费支出,单笔现金付款金额不允许超过2百元,超过限额必需刷卡;单笔刷卡消费金额不允许超过2万元,超过限额必需通过财务部门网银转账支付;当天同一家商家开出的多张发票金额按累计金额计算,视同单张发票处理;经常零星在同一家商家打印。复印资料,购买实验材料。固定资产。图书等,建议通过财务部门网银转账支付。

(七)进一步完善和加强高校内部财务管理制度

高校应结合自身的实际情况和工作需要,制定出本校的公务卡结算管理制度细则,细则应列明高校公务卡结算报销流程。公务卡转账结算等具体章程,使高校财务部门开展工作可以做到有章可循。按章办事。同时严格限定现金支付业务的范围和额度,不符合现金支付条件的业务必需使用公务卡结算。高校财务部门联合其他相关部门共同对公务卡结算消费业务进行监管,建立公务卡结算业务日常监管。定期抽查相结合的监督机制,将教职工公务卡的使用和管理纳入学校年度财务检查。审计。考核范围。

四。结束语

高校实行公务卡结算制度对高校加强财政监管具有重大意义。通过公务卡结算制度在高校的逐步推广,减少了现金支出,强化了财政部门的监管效力,对高校加强预算管理。监督财政资金使用。预防高校领域的贪污腐败具有重要的意义。但这些不能仅依靠公务卡结算制度,财政部门要加强对财政资金的监管,需要公务卡结算制度的相关配套条件的完善,多部门的相互配合。共同努力,汇集各方力量,高校领域的公务腐败定会逐渐消弭于无形。

高校公务卡结算管理的问题及对策研究