高校教学秘书队伍建设中存在的问题及其对策

中图分类号:G647

文献标识码:A

文章编号:(2010)05―0048―03

当前国内绝大多数高校的本科教学管理体系为校院二级管理体制,教学秘书是学校本科教学管理的最基层的队伍,承担了学校教学管理工作论文网的大量基础性工作。因此,教学秘书队伍的素质与工作水平从根本上决定了高校教学管理水平的高低。但是长期以来,许多学校在实际工作中更重视教师队伍。科研队伍建设,而对教学管理队伍特别是教学秘书队伍的建设往往停留在口头上和文件中,长期以来的这种状况,对提高教学管理与服务水平产生了明显的影响。

一。教学秘书队伍建设与管理中存在的主要问题

(一)教学秘书岗位的重要性在现实中被忽视

现行高校管理体制下,行政工作人员中,党政班子领导主要是教师兼任,同时还设有专门的行政秘书。人事秘书。研究生秘书。科研秘书和教学秘书等类型岗位。教学秘书主要为本科教学工作服务,同时面向学校教学管理职能部门。院领导。全院学生和全院教师开展工作。教学秘书不仅要辅助领导做好全局的教务管理工作,而且需要承担院系办公室人员的工作。就工作性质而言,教务秘书在角色定位上具有服务性。从属性的特点。相比其他秘书类岗位,不仅工作量大,而且工作面向的对象众多,情况多样,工作具有复杂性。特殊性和综合性。

上述重要性近年来越来越被大家认识与重视。但在实际工作中,还有很多人潜意识中仍然认为,教学秘书的工作是纯粹的事务性工作,单纯地完成学校教务处和院领导交办的工作任务,接收文件并通知师生相关事宜,将教学秘书定位为送报告“到学校职能部门等跑腿打杂“的办事员角色。任何人只要照章办事,认真细致,按部就班地做都可以胜任此项工作,甚至会把教学秘书当作勤杂工“。于是在选任教学秘书岗位工作的人选时,对岗位所应有的职业能力不加考虑,对担任此岗位工作的待遇等条件也没有给予应有的关注,往往作为安排其他人员时附带的考虑内容。

与同为直接面向学生开展工作的学生辅导员队伍的建设与管理相比,对教学秘书队伍按什么标准配备。什么样的人适合担任教学秘书等规范性方面,大部分高校尚没有稳定完善的制度与管理机制。很多高校的教学秘书,特别是二级的教学秘书人员数量不足,工作负担过重,大部分人整日疲于应付日常的事务性工作,没有精力和时间对工作进行总结,更不用说研究与创新了。

(二)对教学秘书的职业生涯设计与职业能力提高重视不够

受高校现行管理体制的制约,教学秘书在职称晋升。报酬待遇等方面与其他各类工作人员相比,往往处于弱势,学校也几乎没有对教学秘书岗位轮转。职位提升等方面形成成熟的制度与运行机制。虽然根据教育部的计划,近年来高校行政人员正在逐步实行职员制,使教学秘书在同岗位上的晋升由过去单一的职称向着职称+职员转变,但受现实环境的种种条件所限,晋升之途仍然困难不少。这一点与学生辅导员享有的类似213“(一些学校针对辅导员制订学历提升计划)。正科级待遇等等相比,明显存在差异。于是,在教育教学形势发展日新月异的时代,教学秘书的工作内容日渐复杂纷繁,整天陷于处理日常琐碎事务,教育理论。管理理论与工作技能日显陈旧,工作压力逐渐增大,不得不靠更多的加班加点来完成任务,如此以往形成恶性循环,成为学校教学质量提高的重要不利因素。

(三)对教学秘书工作的考核评估与激励机制不健全

教学秘书的工作只是学校教学管理工作的一部分,绝大多数情况下是根据学校。的要求按部就班地进行,相比教学与科研工作,他们很难独立地做出显著的工作实绩,因此他们的工作也很少会吸引学校管理层的关注。正是因为这种特殊的背景,目前大多数高校实行的考核与评估办法,不能够全面准确地反映教学秘书的工作能力。工作业绩。近年来虽然有高校建立了一些教学管理工作考核制度,也针对教学秘书工作的特殊性设立了一些奖励项目,但总体上而言,受学校管理大环境的制约,这种考核评比所产生的激励效果仍然不够明显。

此外,教学秘书在日复一日的事务性工作中,常常要同时面对多个部门。多位领导。众多教师与学生的复杂环境,可以释放或缓解工作与环境带来的压力的途径很少。如果工作不能得到领导和周围人员的及时认可和支持,就会逐渐挫伤他们的工作积极性,久而久之就会产生厌烦与抵触,不仅会降低工作质量,甚至会使教学秘书产生离职倾向。

针对以上因素,笔者认为,要建设一支结构合理。相对稳定。具有较高综合素质。工作业绩突出的教学秘书队伍,必须遵循人力资源开发与管理的基本原理,从制度建设与规范管理两个方面着手,经过较长时间的持续努力,方可达成。

二。教学秘书队伍建设与管理的几点建议

(一)健全教学秘书岗位分析与职业能力模式,规范教学秘书聘用机制

教学秘书岗位具有其自身的显著特点,因此在准备招聘教学秘书之前,应对教学秘书岗位的职业能力进行必要的分析,确定本岗位任职者应具备的性格。能力。专业背景等若干要素条件,据此确定应聘者的基本条件。也可借鉴学生辅导员招聘的模式,采取公开。规范。科学的聘用考核办法,招聘合适的人员担任教学秘书工作。

同时,学校还应为教学秘书设计出符合实际。切实可行。可持续发展的职业生涯发展途径,使教学秘书从一开始就对自己的岗位。职业发展等建立较为完整的概念,从而激发其自觉向明确的职业目标努力的动力。

(二)建立岗前培训制度

大多数情况下,获聘教学秘书岗位的人员对教学秘书的工作定位。工作职责。必备的工作技能以及所属的专业需要等都需要通过岗前培训得以强化。通过有效的岗前培训,让新上岗的教学秘书能够尽快地进入角色,领会工作要求,适应工作岗位。

岗前培训还应包括让新上岗教学秘书尽快熟悉工作环境。认识同事,特别是学校教学管理职能部门及相关工作人员,以此让教学秘书最快融入管理团队,有效开展工作。

岗前培训不仅有利于教学秘书知识与能力的丰富,文化素养与职业技能的提高,也利于帮助教学秘书辨识个人发展的潜能,确定自己的发展方向,可以促进教学秘书队伍的稳定与可持续发展。

(三)健全教学秘书职业能力提升的途径

教学管理是一项不断与时俱进的工作,教学秘书在工作中不断地面临新知识。新专业。新内容。新技能,为保证教学秘书的工作能够真正做到与时俱进,必须通过培训。学习,不断提升教学秘书职业能力。

学校应将教学秘书的培训进修和学习交流纳入学校的常规性工作计划。可以定期安排教学秘书通过研究交流会。专门培训班。集体学习等多种形式,帮助其开阔视野,增强能力。亦可有目的。有计划地选送一些教学秘书参加系统的教育教学理论。管理理论。管理技能的培训学习,使他们不断提高研究和解决实际问题的能力。学校应为教学秘书的在职学历教育提供更多的支持,鼓励其在职攻读与教育管理相关专业的研究生等高层次学历。

此外,学校应采取有效措施鼓励教学秘书积极参与学校的各级教学改革与研究项目,建立以研究促改革,以改革促发展的良性循环的基层教学管理工作新局面。

(四)建立健全教学秘书工作质量考核体制与机制

学校应在全校以目标管理为主要考核方式的基础上,针对教学秘书事务性工作为主的特征,以全面质量管理理论为指导,加强对教学秘书工作的过程管理与考核,形成过程管理与目标管理相结合的考核评估机制。

在科学有效地对教学秘书的工作进行考核评估的基础上,在职位晋升。薪酬待遇。评优评奖等方面为教学秘书提供相应的机会,实现工作绩效与工作回报的合理平衡。

总之,随着教育教学改革的不断发展,高校教学中心地位的真正体现越来越依赖于以教学秘书为代表的基层教学管理工作队伍,学校管理者必须要适时转变思想,充分认识建立一支高素质教学管理队伍的重要性,并在学校管理中采取积极有效措施,加强教学管理队伍特别是教学秘书队伍的建设与管理工作。只有这样,才能调动基层教学管理队伍特别是教学秘书的工作积极性和热情,使其全身心地投入教学管理工作,为学校教育教学质量的提高做出更为突出的成绩。

高校教学秘书队伍建设中存在的问题及其对策