浅谈高校软件采购存在的问题及对策

[DOI]10。13939/j。cnki。zgsc。2017。15。369

随着信息技术的不断发展,越来越多的软件产品被应用在高校的教学。科研和管理工作中,设计合理的软件产品可以使教学更加直观。可以使科研工作更有成效。可以使管理工作更加论文网高效。但由于高等院校软件采购有其特殊性和局限性,软件的采购管理引起越来越多的高校重视。

1软件产品的分类及特点

软件产品属于无形产品,与物质产品不同,软件产品具有较强的逻辑性,产品更新快,不能用定量指标去衡量,不同品牌。不同功能的软件产品价格差距较大。软件产品虽种类繁多,功能不尽相同,但从其研发属性上大致可分为三类:完全新开发的软件。二次开发软件。标准化及商品化的软件产品。

第一类,完全新开发的软件是根据各高校的采购需求,在已有技术的基础上,定制研发能够满足高校个性化需求的软件产品。采购完全新开发的软件产品更倾向于采购服务,其开发成本较高,开发周期长,在高校的采购及应用相对较少。

第二类,二次开发软件是在原有已开发的软件产品的基础上,学校根据自身的管理要求和教学特点增加特定的功能模块,而形成的软件产品,主要应用于高校的教学和管理工作中。这类软件产品在高校的教学管理中应用较普遍,比如高校的资产管理系统,系统封面一般都有各高校自己的标识,系统根据各学校职能部门的不同,学校人员的不同进行相应的设定。二次开发软件产品采购成本较完全开发软件产品低,供货周期短,目前在各高校普遍应用。

第三类,市场上已商品化的软件产品,可直接从生产商和供货商处采购,例如Photoshop。office。Java软件等等,此类软件在市场上已经得到普遍应用,价格相对较低,主要应用于科研和教学工作。

2软件采购存在的问题

2。1立项缺乏科学性

目前,高校预算批复均根据各项目单位根据采购需求申报的项目金额,经项目评审后,财务部门将预算批复至各部门,采购部门根据金额批复情况进行采购。立项工作主要由各采购需求部门主导,采购需求部门专业知识不足,对于市场价格认识不足,对相关软件市场调研了解不够透彻,很难从整体上把握对某软件市场的供应情况,加之立项时间往往比较仓促,往往项目需求部门针对需求产品只做3-4家的询价工作,软件产品市场狭窄,无法做到充分的价格竞争。立项缺乏科学性。合理性,往往是造成采购价格不合理的根本原因。

2。2采购价格虚高

软件产品由于具有多变和无形的特点,不用的产品价格差异大,例如,采购一台电脑,其价格主要由其配置决定,同等配置的不用品牌,价格差异不大。而软件产品则不一样,其价格受功能。版本。开发成本等等多种因素影响;对于定制软件产品,其价格具有垄断性。采购人员受专业知识的限制,对市场情况及供应商了解不足,对价格认识不清晰,成交价超出产品实际使用价值,造成采购价格虚高。

立项缺乏合理性,预算申报价格不合理,往往直接影响后期的采购价格。供应高校软件的市场狭窄,对于参与立项工作的供应商,在参与日后投标的工作具有明显的优势,市场竞争不平等,形成价格垄断,采购价格虚高不下。

2。3高校存在重复采购。过剩采购

由于高校内各部门的管理及教学相对独立,采购项目由需求部门独立申报,每个部门以及每个教师所提出的采购计划零散,缺乏统筹集中化,往往造成同类产品重复采购和过剩采购的现象。

2。4验收形式化

软件产品的验收缺乏统一标准,很那用定量的指标衡量,况且软件产品是一个非常复杂的逻辑运行的过程和应用,很难在短时间内暴露其使用问题,只有在长期的使用过程中才能发现其漏洞和不足,若软件产品的验收只是做简单的到货验收。形式化的验收,难免造成采购资金的浪费。

3高校软件采购的几点建议

3。1统一管理,提高采购和使用效率

成立专门的软件采购项目管理组并建立项目库管理制度,针对全校的软件采购及应用进行统一的管理,提高采购效率,避免重复采购。项目管理组应有校内人员和校外的相关行业专家组成,从项目的立项。采购。验收以及使用绩效等方面对项目的执行进行纵向管理,规范项目执行,提高采购和使用效率。项目库的建立为软件项目的管理,从横向及纵向方面提供有利可靠的依据。首先,从立项开始,项目组对软件项目采购的必要性。合理性从整体上进行把控,避免在项目立项的阶段出现重复采购的现象,并能促进全校资源的共享,节约学校资金,提高资金使用效率。其次,在采购环节上,项目管理组对采购过程进行监管,从采购需求的规范性。招标文件的合理性等方面进行管理,避免出现“一人说了算“的现象,规范采购过程。最后,项目管理组参与软件采购的验收和绩效管理的工作,对软件的使用效率进行考评,为今后的软件采购提供重要的理论和实践依据。

3。2注重采?前期的市场调研

软件产品种类繁多,尤其对于非标准化和开发类软件,很难在短时间内了解其产品价值和市场价值。充分的市场调研是节约采购成本的重要手段。首先,从供应商的角度进行调研,对能够满足需求的三家以上的供应商提供的不同软件产品进行调研,对于不同品牌的软件产品进行试用,充分了解其优缺点;除产品外,对其价格。售后进行全面了解。其次,从已有用户方面进行调研,尤其同类兄弟院校的购买及使用情况可为日后采购提供有力依据。市场调研不能仅是简单的走马观花,所有软件项目的采购立项需附详细的市场调研报告,并由项目管理组对调研情况进行核查。3。3选择合理的采购方式

如上文所述,按照其开发属性,高校使用的软件产品基本分为:标准化及商品化的软件产品。二次开发软件。完全新开发的软件。对于市场上已经成熟的,并且已经广泛应用的产品,可采用公开招标的采购方式进行采购;对于需要二次开发的软件产品,根据采购需求,可采用资质信誉较较好。开发人员专业性强的供应商,可采用邀请招标和竞争性谈判的方式进行采购;而对于完全新开发的软件,需有学校教师和相关技术人员与供应商联合开发,可按照采购服务的方式进行采购。选择适合的采购方式不仅能提高采购效率,还能有效节省学校资金。

3。4加强验收管理

软件产品的验收不是简单的到货接收,而是对所购软件的功能进行全面的检查和测评的过程,保证资金的使用效率。软件的验收不只是做简单的表面功能的展示,应该把重点落在实际应用过程的功能体现。软件的验收可把时间适当延长,待软件安装调试并且试运行一段时间,运行期间严格按照投标文件的承诺进行逐一的核查,完全没有问题后,再支付尾款。

4结论

高校软件采购工作是一项很重要的工作,影响着整个教学。科研以及管理工作的优劣,各高校应加以重视,并制定相关的管理制度,加强软件采购和使用统筹管理,才能从根本上提高采购质量,提高资金的使用效率,避免资金浪费。

浅谈高校软件采购存在的问题及对策