新形势下高校办公自动化建设改进方向初探

中图分类号:TP317。1文献标识码:A

当前是高等教育改革与发展最为关键的时期,党中央。国务院作出建设世界一流大学和一流学科的重大战略决策,为学校在十三五“期间的发展带来了新的机遇和挑战。随着信息化时代的到来,高等教育信息化已成论文网为全球教育现代化过程中的一个重要环节,它是衡量一个国家教育水平乃至国家竞争力的重要指标。新形势下,进一步提升学校办公自动化水平,有助于加强全校工作的规范性和高效性,以此促进新时期。新条件下高校办公效率的提升。

1。办公自动化(OA系统)的产生与发展

办公自动化(OfficeAutomation,简称OA)于20世纪70年代被提出,在80至90年代得到了飞速发展。办公自动化是指利用现代化设备。计算机技术。通讯技术和互联网技术来代替办公人员的手工作业,从而大幅提高办公效率和办公质量的一种手段。美国是推行办公自动化最早的国家,从20世纪70年代至今,已形成一套较为完整的系统化。标准化。智能化的办公自动化体系。

的办公自动化始于80年代初,1999年,政府开始推行网上办公,极大地推动了办公自动化的发展。国家中长期教育改革和发展规划纲要(2010-2020)年)中要求:院校要充分利用优质资源和先进技术,创新运行机制和管理模式,整合现有资源,构建先进。高效。实用的数字化教育基础设施,加快终端设施普及,推进数字化校园建设。近五年来,国家在教育系统大力弘扬中华民族勤俭节约的优秀传统,倡导建设节约型校园,办公自动化系统建设是构建节约型校园的重要组成部分。

2。南京农业大学的OA系统现状

2。1OA系统的建设运行情况

南京农业大学的OA系统于2011年6月投入使用,与学工系统。资产管理系统。财务系统。科研管理系统等并行于学校信息门户平台,主要用于公文和日常请示的处理,其功能包含了公文管理。会议管理。日常事务。公共信息和领导日程五大模块,目前已完成更新,升级到第二代OA系统。自OA系统启用后,凡能通过OA系统处理的工作,不再走纸质办理流程,由于OA系统的程序是设定好的,所以任何节点上的工作人员均不可跨节点进行操作,这种程序规范流程的方式,可有效确保工作流程的有序性和规范化,形成一条更高效。便捷的办公路径。五大模块的规范化办公流程,大大提升了行政效能,基本实现了网络协作办公和远程办公。

2。2OA系统运行优势

系统创新改进后,现行OA系统的主要优势有:

2。2。1新增了系统功能模块

根据实际办公需要,进一步扩展了系统功能模块。现行OA系统在老版的基础上新增信访收文。中层干部请假和移动办公三大模块,初步实现了日常办公各类事务的电子化流程。

2。2。2启用了个性化定制菜单

现行OA系统一改老版所有用户统一菜单的模式,在个人办公板块当中新增功能定制选择,用户可以根据工作需要,自定义添加常用功能。

2。2。3开发建成了移动端程序

与现行OA系统相配套的移动端程序爱南农“建成上线,目前通过爱南农“程序可以实现移动OA“。学术报告“。工资查询“等十余个应用功能,其中移动OA“的运用基本解决了掌上远程办公的需要。

2。3OA系统运行中存在的问题

从使用者的角度来看,现行OA系统在实际运行中主要存在以下几点问题:

2。3。1系统功能尚待完善

OA系统的功能设置不能完全满足日益丰富的工作内容和工作要求。例如,随着无纸化办公的推行,电子文件比重增大,合理分类和批量管理成为OA系统中公文管理的基本诉求,而现行OA系统绝大部分功能暂时仅支持单个任务的执行。

2。3。2工作效率尚待提高

OA系统的工作效率普遍还不能完全达到使用者的预期,存在操作不便。运行速度较慢。稳定性不高等问题,制约了工作效率的提升。现行OA系统是2016年8月正式运行的,新老系统相互独立,新版系统(网页版和移动客户端)作为办公系统使用,用于日常办公;老版系统作为历史数据库使用,用于历史文件(事项)查阅。因此,新版OA系统在实际操作的过程中,很多系统功能和设置尚在磨合阶段,容易出现与电脑操作系统。IE浏览器版本不匹配等情况。

2。3。3。尚待加强

办公自动化通过公共网络而实现,网络及计算机设备的安全性是OA系统稳定运行的基础,目前校园信息门户的安全维护还不够,一旦遭受攻击,会导致整个办公系统的瘫痪,从而造成各项工作的阻滞。新版OA系统上线以来,也发生过因系统故障导致无法登陆的事件。特别是引入移动客户端程序后,操作的时间和空间范围更广,OA系统的安全性问题将更加凸显。

3。改进OA系统的初步思考

3。1需求导向,完善OA系统功能

坚持以需求为导向,以应用促发展“的原则完善OA系统功能建设。从使用者的角度来看,现行OA系统中许多功能设计,仅是开发者的设想,或是因临时需要而进行的调整,没有真正以理论与实际相结合的方式进行系统考证,造成系统功能还不够完善,有些功能的设置经不起推敲。要进一步完善OA系统功能,应以对高校办公工作特点与环节的理论分析为基础,系统调查研究高校对办公自动化的功能需求,着眼?r代特征。着眼未来需求,并结合实际工作进行分析。研究与设计,得出更具先进理念。创新有效。内涵完整的OA系统功能完善建议。3。2突出效率优先,提升OA系统效率

坚持办公效率优先的原则优化OA系统架构平台和程序。目前国内高校大多数OA系统采用的LotusDomino/notes架构平台,虽然在工作流引擎。协同性。安全性等方面具有独到之处,但是,随着信息化时代的到来,高校数字化校园建设逐步深入,该平台的办公自动化逐步显现出一些与之不适应的地方。要进一步提升OA系统的工作效率,首先要解决的是基础系统。架构平台的升级换代,以此促进OA系统与数字化校园数据共享,减小运行成本,提高灵活性和可扩展性;针对今后大数据。大文件的累积存储,提高读取性能,提升运行速度和查询检索的便捷性。其次,要进一步提升用户端工作效率,设计者应参考调研高校目前实际办公流程,将其精确代入OA系统设计中,尝试在系统运用中对工作流程进行简化。优化,综合借鉴先进经验,探讨提升OA系统的流程顺畅度。环节简洁度。处理便捷度。网络设备利用度的有效方法,达到提高系统效率的目标。第三,要加紧开发移动客户端,使用最新的信息技术,让日常办公脱开时间。空间。设备的束缚,大幅提高效率,顺应互联网日新月异发展的时代趋势。

3。3注重用管结合,保障OA系统安全

坚持用管结合“的原则全面保障OA系统安全性。OA系统架构过于简单。操作人员保密意识弱。保密及防复制篡改能力低下,一旦被别有用心者侵入或利用,会为学校工作乃至更大范围带来极大的损失。要进一步加强OA系统安全性,应从系统管理者和使用者两方入手。首先,OA系统管理者应就系统安全性的现状。漏洞展开分析进行深入探讨,寻求从构建新的技术方法。可靠的制度保障体系。完善的操作规则等方面,提出系统安全性改进建议,并同时加强整个校园网的信息安全维护和系统安全监测,为OA系统规避风险,安全稳定运行做好保障。其次,OA系统的使用者,应树立信息安全意识,对自己门户身份认证信息注意保存保密,对上传的数据做好备份,规范使用外接存储设备,做好OA系统使用中的日常维护,注重提高安全防范意识。

3。4强化OA系统软件管理

OA系统在应用的过程中会出现许多问题,影响了OA系统作用的?l挥。因此,学校不仅需要投入大量的财力和人力进行OA系统的改造和升级,实现对OA系统软件的二次开发,还需要由专业的技术人员对OA系统软件应用过程中出现的故障以及问题进行分析,采取针对性的措施进行处理。为了提高OA系统软件问题处理效率,需要强化对办公自动化专业人才的培训,提高技术人员的专业水平,提高发现软件问题和解决问题的能力。同时,为了保证高校办公自动化系统能够安全。稳定的运行,避免系统在运行的过程中出现信息外泄。被恶意修改等问题,还需要在办公自动化系统软件设计过程中做好访问权限设计工作,制定科学的涉密等级,只有相应等级权限才能够访问相应的信息,并且对于机密信息需要做好加密处理,避免对其进行传递和加工。此外,还应该做好数据信息和重要文件的备份,定期或者不定期的对电脑系统进行管理和维护,排除各种安全隐患,保证办公自动化系统能够更加安全。稳定以及高效的运行。

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