探讨大数据时代背景下的档案管理

档案管理作为数据中的一部分,信息化是适应当今信息改革的需求,也是必然趋势。因此,管理人员必须要充分认识到数据化时代下档案管理的现状,并积极以有效的举措,来推进企业档案管理的信息化,促进各项事业的发展。

一。数据化时代档案管理的现状分析论文网p>

档案管理是企业开展工作。实施管理的原始记录,其在企业中心的日常工作。纠纷。决策等方面具有重要的参考价值。因此,企业的档案管理尤为重要。随着数据化时代的到来,档案管理工作发生了很大的改变,给档案的管理带来更大的挑战。现主要分析数据化时代档案的现状。

(一)档案数据方面的改变。在数据化时代,档案数据发生了很大的变化,从以往的纸质数据扩展到现在的视频。电子数据等新数据类型,采集方式比传统更多,档案数据材料急剧增加,涉及面广,内容更加丰富。数据资源种类和数据信息量的增加,给档案的保存带来了一定的挑战。在数据化时代,档案的信息收集和以往不同,现阶段档案收集可以来源于网络,加上现阶段网民爆发式增长,使档案信息收集不断平民化。广泛化。

(二)档案管理理论方面的改变。在数据化时代,档案的数据源发生了变化,档案的收集。保存等在理论上也发生了很大的改变,这就意味着传统的管理方法难以适应当前档案的管理。因此,管理人员应转变管理观念,采用新的管理理论来提高档案管理的效率和质量。传统的档案管理中,通常会从采集的数据资料中选取有价值的信息来归档管理,但由于受到时代以及管理人员的制约,一些信息的潜在价值没有被发现,导致这些信息没有被归档,造成损失。管理人员应摒弃以往的思想,为人们提供更多的信息服务。

(三)档案服务方面的改变。现阶段网络普及程度加深,人们的生活习惯。工作等都发生了很大的改变。例如人们在购物。医疗服务等方面都开始依靠网络来进行。对比之下,在档案服务方面,传统的方法主要是用户到档案馆查阅,查阅速度慢。获取信息慢。档案的获取途径除了去档案馆以外,还可以从网络途径来获取。由于从网络获取档案资源的途径不仅简便。而且效率高。快捷,在网民暴增的时代,从网络途径获取档案资源的用户增加,使档案资源的价值得到更好的挖掘。

(四)档案安全管理方面的改变。档案管理安全主要是保障档案管理的完整性,对于纸质的。胶片类的传统档案数据,保管相对容易。但数据化时代下,档案的数据类型还有视频。电子信息等等,档案数据载体类型增加,给档案管理带来一定的困难。数据化时代档案管理的难点包括在管理年限方面。管理技术方面。管理条件方面。在管理年限方面,对于档案的管理年限都作出了规定,但某些档案数据类型的管理在没有到达规定的年限就已经损坏。在管理技术方面,传统的管理技术已经不能满足数据化时代档案的管理,而采用计算机辅助管理后,保管的技术依然比较滞后,无法保证档案的安全问题。

二。数据化时代档案管理信息化建设的举措

(一)提高档案资源收集效率。在数据化时代,档案资源的收集是一项十分繁重的工作,而档案馆的管理人员。工作人员有限,单靠这些力量来完成档案资源的收集有很大的局限性。因此,档案资源收集方面可以扩大收集的主体,可以让某些个人。社会组织参与档案资源收集方面的工作,提高档案资源收集的效率。除此以外,现阶段很多网络技术不断完善,对提高工作效率有很大的帮助。

(二)完善档案服务模式。档案的收集。保存等工作,其目的之一是为单位用户提供服务,实现档案的价值。急救中心的档案资源本身具有很多价值,只有将其提供给需要的人,才能发挥出它们的价值。因此,如何为用户提供优质的服务,来实现档案的价值是值得深入思考的。一方面应该转变服务的理念,在档案的管理中,应推广以用户为中心“的服务理念。在面对用户时,给予细心。耐心。全程的服务,根据用户的需求提供相应的档案资源,对于用户的疑问给予正确的解答等。在服务方法方面,推广智能化。个性化的服务,智能化服务主要是将档案资源进行整理归类,并提供官方网址。档案资源检索技术,用户可以利用网络来检索需要的档案资源。个性化服务主要是根据用户对档案的需求进行分析,并采用网络技术来推送档案资源。

(三)规范化档案信息的调度行为。各企业档案信息调度比较频繁,包括日常数据。大型处理数据和其他保障等数据。在档案的信息调度方面,应制定相应的制度规范,使档案信息调度规范化。在档案信息调度的过程中,做好调度档案的人员基础信息。调度时间。调度的档案名称等进行纸质和电脑双重详细登记。追踪。

(四)完善档案的安全管理体系。档案的安全管理是档案管理中的重中之重。在档案安全管理中,必?要保证档案的完整性,防止出现档案丢失。损坏等问题。因此,管理人员应完善管理制度,明确各组工作人员的安全管理职责,严格要求每个工作人员以维护档案的完整性和安全性为重要任务。除此以外,管理人员要结合数据化时代,(下转第135页)(上接第119页)改善档案的管理方法,包括改善档案保存的环境。构建和完善网络平台,防止实物档案。虚拟档案数据的丢失。损坏。在档案办公室中,安装视频监控。报警系统等,安排专人看管,防止档案被盗。完善档案办公室的消防系统,防止自然灾害引起档案损坏和丢失。

三。结束语

档案是各个企业日常工作中的原始记录,是十分重要的材料。在数据化时代下,档案的数据类型。信息数量。档案的利用和服务等方面都发生了很大的改变。

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