浅谈中小企业内部控制管理现状及对策研究

当今市场经济环境下,任何一个企业都处于极其复杂的生存环境之中,这决定了企业将面临一定的财务风险。近年来,金融危机的爆发使人们将关注的焦点转移到了企业的内部控制管理上。但企业在日常经营管理中,内部控制管理仍然被多数企业所忽视,经营风险依然普遍存论文网在于企业的日常管理之中。本文以雨昕公司管理现状为切入点,通过对其内部控制管理风险的分析研究,来强化中小企业内部控制管理意识,使内部控制管理系统化,同时提高企业经营决策和管理控制能力,进而全面提升中小企业管理效率。

一。中小企业的概念及其内部控制现状

(一)中小企业的概念

中小企业是一个相对概念,不同的国家及地区因经济发展的差异而有所不同,对中小企业的界定也随着国家经济时期的发展而有所不同,通常是指与本行业大企业相比生产规模较小的企业,往往是从质和量两方面来界定。一般来说,质的指标主要有组织形式。行业地位及其在行业中的市场定位等;量的指标是利用企业的资本总额。年销售总额。职工人数等指标中的一个或几个作为划分大。中。小企业的标准;一般是指资产总额在一定范围之内,销售总额没达到一定的额度,职工人数没有达到相应标准的企业。[4]

(二)中小企业内部控制现状

随着经济的日益发展,中小企业在国民经济中的地位日益突出,中小企业发展的同时也不断完善自身内部控制管理体系。但经济市场还不够完善,中小企业的内部控制体系相对比较薄弱,主要表现:企业管理能力不强。管理模式不完善。内部控制制度欠缺等,这些问题如果长期得不到解决,不但会影响民营企业的持续。健康发展,更会影响到国家经济秩序的稳定。中小企业应根据自身特点,优化内部控制环境,明确内部控制目标,完善内部控制系统,提高内部控制管理水平。

二。雨昕公司及财务管理系统简介

(一)雨昕公司简介

北京雨昕阳光太阳能工业有限公司是一家集生产。科研。销售于一体的高新技术加工企业,成立于2000年,目前拥有28个省级办事处,5000多家销售中心或销售代理商,已形成独特的规模优势。质量优势。价格优势。信誉优势。品牌优势,公司产品行销全国,并积极参与国际化竞争。

(二)雨昕公司财务管理系统简介

雨昕公司在2012年根据自身业务管理要求研发了一套业务管理模块,此模块包括订单管理。客户管理。供应商管理。存货管理。结算管理。销售报表统计等功能。其中财务结算管理包括收银管理。发票管理。收款确认。付款确认。报表统计等多种功能,该管理模块与财务总账系统对接,实现凭证自动生成,大大提高了凭证填制的及时性。准确性,加强了内控管理。业务管理系统具有销售。库存管理。结算。统计。分析等功能,可以实现客户。供应商。原材料。库存商品的统一管理,业务数据和财务数据的总体监控和备案,达到战略目标一体化。企业品牌一体化。业务运作一体化。该业务管理系统在生产加工行业具有一定的先进性,它可以提高财务管理的监控效果,提高日常核算的准确性,减少甚至杜绝手工帐,紧跟业务管理和经营变化,及时满足与财务对接的需要。

三。内部控制的定义。目的

(一)内部控制的定义,不同的人站在不同的角度,其定义有所差别,但就其内涵来看,大致相同。本文从静态和动态两个方面来定义内部控制。静态是指企业为了合理保证相关信息真实可靠。资产安全和完整。经营效率提高,以及相关规章制度有效执行制定的各种控制措施和方法。动态是指各种控制措施。方法有效执行以及实现信息真实可靠。资产安全完整。提高经营效率的过程。

(二)内部控制的总体目标。内部控制的总体目标和财务管理的目标是一致的都是保证企业价值最大化,并保证企业可持续性发展。企业所有的生产经营与管理活动,都是保证企业生存。发展。盈利。其中,生存是最基本保证,发展不仅是生存的延续,更是量的积累和质的飞越,是企业从小变成大,从弱变成强的过程。盈利是企业最根本的目标,如果一个企业不能盈利,那么生存和发展都是毫无意义的。具体可分为以下四个方面:

1。制定企业战略

有效的企业发展战略是企业内部控制有效实施的机制保障。

2。提高经营的效率和效果

高效的经营管理是内部控制的营运目标。现代企业是多个部门。多种管理层次。多个经营环节所组成的经济团体,在这种组织形式中互协调和相互沟通非常重要,只有合理的内部控制才能使沟通和协调更有效率和效果。

3。保证财务会计报告及管理信息真实可靠

信息真实可靠是内部控制的报告目标。企业要做到财务报告真实可靠,必须做到以下要求:第一,保证所有的业务都能在准确的会计期间内及时入账;第二,保证会计报表编制符合企业会计制度;第三,保证资产账实相符;第四,保证内部审核的完整性。4。保证资产安全完整

资产安全完整主要是指在内部控制实行过程中,不相容岗位相分离,执行人员和记账人员。会计人员与出纳人员等必须分开,形成内部牵制关系,预防各种错误舞弊行为的发生,保证资产安全。

四。雨昕公司目前内控管理现状及存在的风险

雨昕阳光在2012年为了提高业务效率和安全防范设置了一套业务与财务对接的管理系统,此模块更大的作用是为了提高业务效率,但业务之外的监控及防范措施等内控管理相对还是很薄弱的,主要表现为:

(一)资金活动管理不到位

资金活动是企业资金的流入与流出。作为一个生产加工企业,为了适应市场的需求,需要贮存一定量的存货,在日常经营活动中,为了保证业务的正常进行,需要留存适当的资金。企业应当加强资金运营管理,统筹协调好各部门的资金需求,切实做好资金在采购。生产,销售各环节的综合平衡,全面提升资金运营效率。企业资金管理的目的是保持其流动的基础上收益率最大化,这是财务管理的一项重要内容。然而在实际工作中,雨昕阳光却忽视资金管理,财务管理系统的资金模块的最大作用只是起到了资金流量的监管,而对资金的闲置或不足,没有做到合理的安排,使企业错失很多投资机会,无法发挥资金的最大功效,无形中加大了企业的成本,资金使用的随机性太强,审批过于随意,不便于资金的内部监管。[5]

(二)资产管理不健全

生产加工企业中的资产是指企业所拥有或控制的存货。固定资产。无形资产及其他周转性物质。资产管理是企业的命脉。对资产进行管理,就是尽力在各种资产成本与效益之间进行权衡,使公司利润最大化。[5]财务业务模块中库存模块使用是根据客户订单安排了库存量,但对库存量的分析在业务系统里没有做到很好的分析,也就是说,在保证企业连续经营的同时,尽可能减少经营资金,以提高资金的使用效率,便于利用闲置资金进行其他投资行为。然而,在雨昕却忽视了对资产的管理,在其管理过程中存在储多漏洞。例如,不能正确分析市场行情,而仅靠订单贮备库存量,造成仓库中存货不足或者生产了一批过时产品,占用了大量资金或增加了采购成本。过分依赖系统而对库房监管不到位,存货管理不善造成丢失盗窃或腐烂变质,对相关责任人没有追究。固定资产更新改造不够。使用效能低下。维护不当。资产价值贬损导致固定资产价值失真。由于技术人员业务水平相对薄弱,创新价值低下,没有自己的核心专利技术。

(三)应收账款管理不到位

在商业竞争激烈的市场经济中,企业为了提高市场占有率,以各种销售模式来增加销售。特别是中小企业更是为了占有市场,采用各种促销方式。但如果销售政策不当。市场变化预算不准确,销售渠道管理不当就有可能导致:销售不畅。库存积压或对客户信用政策过宽或结算方式选择不当造成账款回收不到位。企业能否有效地控制和管理应收账款,不仅决定于流动资金的周转水平和最终经营利润,而且还直接影响到销售收入和市场竞争力的提高。因此,应收账款管理的好坏,直接关系着企业运转是否流畅。应收账款的好坏,依赖于企业的信用政策,然而雨昕的现状却是销售状况很好,但没有足够的现金流,这其中的主要原因就是应收账款的管理不合理不到位。公司虽然在管理系统中有专门的结算模块,但由于内部控制不严格。制定的信用标准过宽。催帐力度不够。对回收情况监督不严。对坏账损失盲目乐观等因素造成了应收账款周转过慢甚至资金无法收回的后果,年年资金不到位,只能靠大量贷款来弥补资金的短缺。

(四)会计信息质量不高

会计信息是指企业准确完整地收集整理与其经营管理有关信息的控制活动,目标是为了保证会计信息以恰当的方式在各个层级之间进行及时传递与沟通,可靠及时的会计信息能有效的支持企业经营管理决策和对营运活动进行监控。同时,保证对外披露的信息报告的真实性。完整性,有利于提升企业的诚信度和公信力,维护企业良好的声誉和形象。而在雨昕公司,由于公司对内部控制的认识还停留在表面,致使内控制度不完善,使得会计信息质量低下。预算只流于形式。其后果只会一方面造成经营运作无长远的目标,另一方面对利益相关者也产生一定的误导,造成极大的经济损失。[1]

随着公司的发展,雨昕公司也逐步意识到内部控制的重要性,但很多方面还是流于形式,虽然这两年启动预算工作,但仅仅是做到预算,对于预算的可行性和监控性却有失于真实性,很多预算只是流于形式,只做预算不监控,预算没有真正发挥其作用。

通过上述对雨昕公司内部控制管理的分析,可以看出公司管理的着眼点更多的还是侧重于业务方面,这样更加增加了内部控制的难度,致使公司在内部控制的质量与水平方面存在很大的财务风险:第一。由于公司在存货。应收款项制度上过度放宽,增加了财务资金安全性风险,这两年由于行业特点,公司每年大量运用银行贷款来弥补公司日常资金短缺,如果公司没有意识到此类风险的严重性,一旦资金链中断,轻者公司背付巨额贷款,重者公司有可能倒闭;第二。公司在管理层业务水平较为薄弱的情况下过度运用财务杠杆进行资本运作,这种资本运作存在着很大的安全隐患,一旦公司决策失误,或者市场信息不对称,公司多年的辛苦经营有可能付之东流。第三。内部监控意识不强,在很大程度上增加了财务管控风险。

五。加强雨昕公司内部控制管理与风险防范的建议

通过上述对雨昕内控管理现状的分析,可以看到完善的业务管理系统可以作为财务管理的辅助工具,使财务提供的数据。报表等信息更好地达到企业会计准则对会计信息质量的要求,但我们不能仅仅限于流程中的便捷,而忽视了内部控制管理的真正意义。随着市场和公司经营方针的变化,利润分成方式将变得多元化。业务管理系统的发展完善。与时俱进,将推动公司经营的发展深化,监督管理力度的加强,为公司最高管理层经营决策提供参考依据;公司更应加强信息技术团队的建设,培养既熟悉太阳能业务,又懂财务专业知识的研发人员,使之研发的业务管理系统更好地满足业务。财务。公司管理者的需求。(一)加强制度建设,提高内部控制环境的管理水平

良好的制度是企业进行内部管理控制的基础。企业正常业务活动既需要依靠管理人员的管理,更需要完善。健全的制度体系支撑。只有完善的制度体系建立和执行才能各个方面的业务活动正常运营,进而降低企业整体的运营和管理风险。

1。完善会计制度

内部控制失控往往是因为管理者对制度的认识不足及监管不到位。其本质上就是会计制度的不完善。完善的会计制度体系应从内部权责的分工及有效的约束(内部审批流程加强)来进行管理,不相容岗位相分离,执行人员和记账人员。会计人员与出纳人员等必须分开,形成内部牵制关系,预防各种错误舞弊行为的发生,进而达到控制风险的目的。

2。加强内部审计管理制度

内部审计是内部控制外部评价的重要形式之一,具有直接对企业的财务账目和财务活动进行审计的职权,是发现财务问题。控制财务风险的有效方式之一。因此内部审计制度的完善程度会直接决定财务风险的预警质量。因此企业应该加强内部审计的管理,对审计时间。审计人员的专业水平。各部门对审计的态度都要有一个明确有规定,为企业控制财务风险,纠正财务管理失误提供依据,达到有效的控制财务风险的目的。

3。提高制度执行力

制度是对企业对管理流程及规则的描述,其执行力才是真正把管理规则转化为结果的必要要素。在企业内部管理控制的过程中,强有力的执行力度才能使企业的管理制度得到切实有效的执行。因此要想加强内部管理控制制度,必须提高管理制度的执行力,这是决定管理制度的发挥实效的关键,也是控制财务风险的有效保障。

4。加强内部监督制度

财务风险的管理和控制不仅是审计部门的责任,也是企业每一个部门的共同职责和责任。因此建立完善的企业监督体系是有效达到规范内部管理的必要手段。监督制度不完善,就会出现某些财务行为监督不到位的现象,这些现象可能短期内不会对财务风险产生根本的影响,但是长期下去,必然会造成财务管理漏洞,进而形成财务风险,对公司存在一定的安全隐患。因此应当加强几个内部监督制度,降低财务风险,减少公司安全隐患。

(二)提高人。财。物“质量管理能力,加强风险管理意识

1。努力提高资金的使用效率,使资金库存量达到最佳持有水平。企业应加强资金运营过程的管理,统筹好内部各机构的资金需求,健全财务预算体系,切实做好资金在筹资。投资。运营等环节的综合平衡,全面提升资金使用效率。严格按预算要求组织协调资金调度,确保资金及时收付,实现资金占用合理。对于预算外支出必须严格审查,做到有理有据。

2。企业资产库存量要保持在一个合理的范围之内。资产积压或短缺,都可能导致流动资金占用过量。存货价值贬值或生产中断;企业应当根据公司实际情况,综合考虑企业生产经营计划。市场供求关系等因素,充分利用信息系统,合理安排资产采购计划,确保存货处于最佳库存状态;企业应当建立完善的资产盘点制度,定期核查资产状态,及时发现资产减值迹象。对于盘点中出现的盘盈。盘亏。毁损。闲置及需要报废的资产,应当查明原因,落实责任,按照规定权限批准后处置。

3。加强。完善销售管理制度。企业不能为了扩大销售,提高市场占有率而盲目赊销,使公司应收账款大量增加,而资金回笼迟迟不能到位。应收账款是企业的一项资金投放,是为了扩大销售增加企业利润而进行的投资,任何投资都要承担风险,这就需要管理人员在应收账款信用政策所增加的盈利和这种政策所产生的成本之间做出权衡。只有当应收账款所增加的利润超过所增加的成本时,当实施赊销。应收账款的账期,主要依赖于企业的信用政策。信用政策包括:信用期间。信用标准和现金折扣。企业只有充分利用好这三个政策,才能使应收账款达到一个合理的尺度。

做为一个良性发展的公司,存货。应收账款应保持一个合理的销售周转比率,应收账款周转率和存货周转率之间的关系会受到企业所处的市场环境和营销策略的影响。若应收账款周转率与存货周转率同步上升,表明企业的市场环境优越,前景看好;若应收账款周转率上升,而存货周转率下降,可能表明企业因预期市场看好而扩大产销规模或信用政策,或两者兼而有之;若存货周转率上升,而应收账款周转率下降,可能表明企业放宽了信用政策,扩大了赊销规模,这种情况可能隐含着企业对市场前景的预期不容乐观,应予以警觉。一般来说,应收账款和存货之间大致是此消彼长的关系。所以企业应搭建好存货。应收账款。销售政策这三座桥梁,确保公司正常运营且保持持续增长状态。

4。加强企业队伍建设,提高员工的管理素质,增强员工稳定性

具体要求:(1)公司各部门要根据自身规模合理搭建组织机构,各岗位职权分离,企业管理者真正起到引领公司发展的作用;(2)财务人员要有管理者的意识,要从单纯的会计角色转变为驱动业务的决策支持者“和战略引领者“,真正了解企业各岗位职责,将财务管理从事后算账“转变为事前算赢“,大多数企业的财务管理都是事后算账“,对企业运营过程中已经发生的成本和费用进行核算。在这种模式下,即使财务将数据核算的非常准确,充其量也只能是将数据完整的记录下来,企业的绩效也不会因此而提高。如果将财务管理系统变为事前算赢“,将财务从后台转向前台,从核算者变为业务合作伙伴,让财务管理者真正从幕后走到台前,使财务人员具备前瞻性的思维,不是分析已经发生的数据,而是应该洞察市场下个月甚至一年的潜在机会。(3)企业员工经常进行职业道德。业务水平的教育,要不断更新知识,全面了解行业情报信息,只有这样才能为公司做出更为准确的管理信息;(4)把好用人关,确保企业人员的稳定性。加强用人制度,做到岗位职责分明,以绩效考核来激励员工,让他们树立公司是我家“的职业道德信念,减少人才流失。

5。建立健全内部控制措施,完善财务报表分析体系。常见的内部控制措施有:不相容职务分离控制。授权审批控制。会计系统控制。财产保护控制。预算控制。运营分析控制和绩效考评控制等。公司建立和实施一套符合公司体制的内部控制措施,有助于提升内部管理水平,提高风险防范能力,促进企业进入国际市场。参与国际竞争。通过内部控制制度的建设使企业有效保证经营管理合法合规。资产安全。财务报告及相关信息真实完整,提高经营效率,促进实现发展战略。企业应当按照国家统一的会计准则制度登记会计记录和其他有关资料,编制财务报告,做到内容完整。真实,计算准确,不得漏报或随意进行取舍;定期召开财务分析会议,充分利用财务报告反映的综合信息,全面分析企业的经营管理状况及存在的问题,不断提高经营管理水平。

随着经济的高速发展,市场环境存在着很多不确定因素,企业尤其是中小企业在内部控制管理中仍然存在很多漏洞,公司在管理方面仍面临着诸多风险。因此,雨昕要在管理方面做好工作,尽可能降低经营管理中的风险。在观念方面,加强企业财务管理风险意识;在战略方面,制定和完善内部控制管理;在管理方面,加强成本管理。资产管理,加强企业内部控制;在制度方面,健全财务管理风险控制;在用人方面,提升从业人员的整体素质水平,让公司整个运营模式形成一个闭环,如图1所示:

这样公司在整个运营过程中,不但加强了自身内部控制与管理,还很好的关联到与外部合作对象的业务控制工作,并将这些管理信息统一输入公司管理模块中,从而保证各类信息能够及时。准确的传递至相关对象,进而降低运营风险。

浅谈中小企业内部控制管理现状及对策研究