政府机关秘书和企业秘书的人际关系具有绝对的从属性。在社会生活中,人与人之间的交往会通过自我认知和个人意识来进行判断,这往往带有强烈的主观情感色彩。但是秘书的社会交往通常不能根据主观意识来决定,而是受其所服务的对象和工作职责制约,因此秘书是从属于服务对象的。在政府机关中,秘书执行公务时,除了要严格遵守法律法规外,还需要按照领导的意见办事。在企业中,秘书要以所属上级的意图为行动指南来完成工作。这样就弱化了秘书的主观性,强化了从属性,使秘书更直接有效的为上级服务。
政府机关秘书和企业秘书的人际关系还具有双重性的特点。在办理事务的过程中,他们既要服从于领导的意志,又需要充当领导的左膀右臂,为领导的决策提供具有建设性的意见,因此准确地把握自身的定位显得尤为重要。
春秋时期晋灵公造九层之台,浪费大量钱财、人力。有人劝他不要再修了,但他不听:“谁要再劝我停工,一律处死。”荀息求见晋灵公,说:“臣能将12个棋子堆起来,上面加9个鸡蛋。”荀息将棋子叠起来,又把鸡蛋加上去,灵公叫道:“这太危险了。”荀息说:“这不算啥,还有比这更危险的!九层之台,建造三年尚未完工,致使国库空虚,邻国正计划趁机侵略,这样下去国家总有一天要灭亡!”晋灵公听了,立即下令停建九层之台。[2](p139)
这个案例启示我们,与上级相处时怎么沟通是一门博大精深的艺术,而秘书人员更应该学习这种沟通艺术。不管是在政府机关还是在企业,秘书人员在对领导提出建议时,都需要有一定的沟通技巧,做到既要忠言,也要不逆耳。
政府机关秘书和企业秘书是政府机关和企业的门面,良好的人际关系就像是润滑剂,为保证工作的顺利进行打好基础。所以无论是政府机关秘书,还是企业秘书,都要协调好各方的利益关系来创造互利共赢的和谐局势;服从上级,弱化主观性有利于更客观高效地提供服务;掌握了沟通技巧有利于和他人融洽相处从而提高工作效率、事半功倍。
(二)个人素质要求
良好的个人素质可谓是政府机关秘书和企业秘书工作顺利开展的奠基,其中包括职业道德素质、思想素质、心理素质等。政府机关秘书和企业秘书具备了良好的职业道德素质,会增强对职业的使命感和责任感。思想素质是秘书工作的风向标,培养正确的思想素质,有利于他们对自己的工作有正确的定位。不管是在政府机关还是企业,秘书人员都无法避免在工作中产生情绪,学会调整自己的心理状态是很有必要的。有了良好的职业道德素质、思想素质、心理素质,政府机关秘书和企业秘书才能更好地投入工作中。
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诚实守信、真诚待人,是增添个人魅力不可或缺的砝码。政府机关秘书和企业秘书工作的执行,需要得到领导和同事的双重信任,这使得他们必须树立诚实守信的形象。要先做到真诚待人,进而取信于人,这样才能拥有良好的口碑、获得广阔的人力资源。拥有了和谐的人际关系,在解决各种繁杂的事务时,无疑会事半功倍。
正所谓“海纳百川,有容乃大”,政府机关秘书和企业秘书不管是待人还是接物,都应该学会包容,不斤斤计较个人的得失,做到严于律己、宽以待人。与同事长期相处必然产生矛盾,这时我们需要换位思考,站在对方的立场和角度上试着理解他,并反思自身存在的不足,加以改正。和他人遇到摩擦时,不妨具有一定的牺牲精神,退一步海阔天空,发挥微笑的魅力,巧妙化解尴尬。