一 秘书应具备的基本素质

（一）全面的知识结构

一是基础知识，包括自然科学和社会科学方面的知识，内容涉及各个方面，综合性强，它是人们认识自然和社会最基本的知识，也是学习专业知识的基础。二是专业知识，既指秘书工作的理论知识，也指秘书工作操作技能的知识，同时也包括秘书所在机关所特有的专业知识。如：在行政机关当秘书，除了掌握相关政策、法规外，还应该掌握行政管理方面的知识。这些专业知识的掌握，有利于秘书在工作中能够更好地发挥自身的优势。

当然，除此之外还有其他相关知识。一是“政治理论知识，包括学习党的路线、方针、政策和有关法律”。[4](p132)二是管理学的知识，对整个秘书行业动态和企业运行的相关专业知识的了解。三是时政知识，了解国内外的时政变化，这对于秘书人员把握宏观环境有着十分重要的作用。而且作为秘书特别是竞争激烈的企业秘书，不能只躺在以前的功劳簿上洋洋得意，须知社会在进步，他人也在努力，所以应该在工作之余不断地充实自己，博闻强识。

（二）良好的心理素质

保持良好的心理状态，是维持秘书工作高速运转的重要因素。因为秘书的角色定位较为复杂，地位特殊，而且需要在领导和下属之间起到一个沟通桥梁的作用，这就赋予了秘书更多的责任和考验，所以秘书拥有一个强大的心理将荣辱苦乐融于自身是必不可少的。

其一，“海纳百川，有容乃大”，顾名思义就是要对人和事有所容忍。正所谓“忍一时风平浪尽”，秘书在日常工作中总会遇到领导的责罚、顾客的误解和来自竞争对手的刁难，就像邹韬奋认为的那样：对于锻炼意志增加能力，挫折磨难是最好的老师，并且要对诬陷者表示谢意，正是因为他们让我更快地成长。由此可知，在挫折和磨难面前，秘书不是一味的埋怨其他人或事，而应该积极调节、控制自身情绪，及时的反省自我，用乐观向上的精神 ，真情诚恳的态度走出“心理”的困境，容常人之所不容，忍他人之所不忍。来自优O尔P论R文T网WWw.YoueRw.com 加QQ7520`18766

其二，“淡泊明志，宁静致远”，换句话说就是要抵制得住诱惑，甘当“无名英雄”。在领导身边的秘书，相当于是领导的“左右手”，领导必然会赋予秘书一些基本的权力，但这并不能将其作为谋取私利的工具，否则，既损害了领导的形象，也违背了秘书的准则。因此，秘书要有效的控制自己的欲望，尊重自己的职业。 

（三）过硬的能力素质

秘书能力是秘书人员完成工作的本领。一个优秀的秘书只有具备一定的能力素质，敏锐的观察和思维能力、高超的听、说、写能力、随机应变能力，才能在繁多而复杂的工作中高效完成工作任务。

1、观察能力和思维能力

观察力是指人们发现事物特征或变化的能力,是秘书获得信息最重要的手段。如果秘书不善于观察，不仅不能察觉到事物之间的差别，而且对于具有较高价值的问题和情况熟视无睹，以致无法根据领导的目的和决策意图处理相关事务，甚至可能弄巧成拙。缺乏观察力，会使秘书人员眼光局限于某个领域，无法对全局形成一个较为全面和深刻的认识。思维力是指人们间接认识事物的能力，秘书在进行调查研究、参谋咨询、信息分析等参谋性质的工作时通过观察事物的表象，了解其特征以及内在和外在的联系后，进行分析和归纳，做出判断和推理。如果秘书缺乏思维能力，那么就无法认识到事物的本质所在，只会在表层做功夫。可以说，思维是观察的能力升华。