2、听知、表达、书写能力

秘书人员“接受领导的指示、记录会议的发言、接听电话、接待群众来访，与有关单位部门商洽工作”[5]等，都需要具有较强的听知能力。其要求不仅要适应不同的人的表达方式，也要善于在听话的过程中抓住对方话语的实质，明确对方说话的目的，掌握对方言谈的基本思想和重点内容。表达指的是口头表达，无论是向领导汇报工作、回答问题还是与他人交流、提出建议，都需要良好的口头表达能力。如果能力差，不仅影响工作效率，也会妨碍人际关系。所以要求秘书人员不仅要把话说得清楚、明确，而且还要把复杂问题清晰、简单的表达出来。书写能力主要指秘书的应用文写作包括请示、报告、函等，是秘书的基本功。它并不是单纯的文笔技巧问题，涉及到必要的理论修养和较高的政策水平，这样才能把握时代脉搏，写作具有深度。

3、应变能力论文网

所谓应变能力是指在发生突发情况时能够及时调整行动的能力。秘书工作的被动性要求秘书每天要面对、处理一些事先不可能都预估或知晓的事，也就是说秘书要随时协助领导应付内外环境的一些突发性的变化，在处理问题时既要符合领导意图，也要注意灵活创新，即秘书要“带着镣铐跳舞”。比如：面对突变情况，一方面要准确分析判断，在领导的指示下做出抉择，另一方面创新解决问题的方式，可以将问题作为个案单独处理；可以运用行政手段处理，也可以运用非行政手段解决；可以由秘书部门负责，也可以会同几个部门共同应对。总之处理方法多样、灵活、变化，但是一切要以尊重领导的意志为前提，防止工作出现纰漏。应变也要体现敏锐性和果敢性，在事物刚出现变化时就要有所预感，以便能有所准备的去应对。秘书在面对突变情况时，不能举棋不定，犹豫不决，要准确分析判断做出选择。

二 秘书素质不尽如人意处和成因

（一）需要改善的现状

随着秘书向职业化、专业化方向发展，对秘书人员提出较高的素质要求也是理所当然的，然而当我们把眼光落到现代秘书身上，情况却不容乐观，主要出现以下问题。

1、专业技能模块薄弱

随着互联网技术的持续创新发展，办公自动化也成为秘书不可缺少的一项知识储备。传统的工作方式已被自动化办公设备所取代，并且广泛应用于文字和信息处理方面，这大大提高了办公效率，降低人工成本。虽然大多数秘书文化层次高，但受过专业知识培训的不多，在初入职场，难免会有工作拖沓，效率低下，无法为领导提供高质量工作服务的情况出现。

2、知识储备不足

一般来说，随着事物发展，“知识体系需要进行不断的调节、更新、充实”[3](p65)，一般的知识结构已不能适应行业对秘书人员的高等要求。然而一些秘书前期忙于业务，无法抽出时间学习新的知识，而后期工作稳定后又满足于传统知识结构中，不思进取，再加上知识更新速度与学习能力严重脱节，最后只能吃老本。还有一部分秘书依靠前辈的言传身教，所学到的东西难免有限，制约了自身的发展。

3、性格修养上出现问题

秘书的性格特征对工作效果会产生重要的影响。由于秘书每天要处理大量日常事务，且工作内容繁复纷杂，所以容易产生各种负面情绪。首先秘书人员对工作互相推诿，以各种借口逃避，其次，当起草制作重要文件出现差错时，面对领导的指责和批评，会滋生自卑、抗拒的心理，导致后续的工作出现拖沓、虎头蛇尾的情况。除此之外，与同事相处的过程中因为嫉妒某个同事的能力，而对其排挤甚至出现不良竞争的局面。