秘书代表着领导和公司的形象，在来访者与公司之间起着桥梁的作用，所以必须予以重视接待工作。在接待来访者时，秘书人员礼貌、大方的接待，会使来访者有种归属感，让来访者在接待的过程中不仅感受到公司严谨的工作作风以及员工们积极的精神风貌，还会给来访者塑造良好的企业形象。接待礼仪是一项十分复杂的工作，要求秘书不仅勤奋敬业，善于沟通，还要有一定的处理临时危机的能力。

因此，接待礼仪是秘书人员必须掌握的一项工作内容。并且在整个秘书工作系统中，接待礼仪也是最基础的一项内容。

   三、如何做好接待礼仪

    我觉得要想成功的完成好一次接待礼仪，可以将接待礼仪分为三个过程：接待前、接待时、接待结束后，只要将这三个过程，方方面面的都准备好，那么一定能成功的做好接待工作。

    （一）接待前的基本礼仪

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    无论什么类型的接待工作，最先做的事，一定是确定接待规格和接待计划，如果这两个都没确定好，那么后面的接待工作就很难出色的完成，并且这也是对来访者最基本的尊重。

接待规格是指根据来访者的身份以及双方需要洽谈的内容的重要性，来确定接待规格。接待规格一般分为三种：高格接待、低格接待、对等接待。高格接待，一般接待非常重要的工作项目，主要陪同人员职位高于来访者。低格接待，一般主要洽谈普通项目，主要陪同人员职位低于来访者。还有一种是对等接待，来访者与我方主要陪同人员的职位同等，这也是日常接待中最普遍的接待规格。

正如邹戈奔所述：“接待礼仪是秘书日常工作的重要组成部分。在接待工作中，是否注重礼仪，会直接影响组织在公众心目中的形象，影响建立与来宾的友好关系。因此，在面对不同接待对象时，把握并遵循接待礼仪就显得尤为重要。”[6]在我们确定接待规格时，要根据不同情况而定，不能乱用高格接待浪费资源，也不可以乱用低格接待使对方感到不满意。所以，在确定接待规格时不可敷衍了事，应从各个方面进行慎重地考虑之后，再做决定。

秘书人员在接待前还需制定接待计划，接待计划中包含：安排接待日程； 落实交通工具；确定接待人员；预算接待经费；确定接待规格；安排客人的饮食、住宿等等。所以要想制定好完美的接待计划，我们需要充分地了解来访者的情况，以免发生接待时的怠慢。例如，有的公司前来视察时没有自带车辆，需要用车时，秘书人员事先也没有准备，这种行为是万万不可的；还例如，有的公司路途较远，晚上需要留宿，秘书人员如果不是先安排好住所，很难临时找到比较适合的住宿场地……“凡事预则立，不预则废。”[7]所以，无论做什么事，事先都一定要有所准备，但也不能死板地按照接待计划实施，要灵活实施接待计划，以防意外发生。

    2。思想上和物质上的准备 

思想和物质上的准备也十分重要，两者的准备是整个接待工作的基础，准备得是否充足会直接影响接待的效果。

良好、端正的思想直接决定了此次接待是否成功。在接待前一定要拥有四颗心：热心、细心、耐心、诚心。对于来访者无论身份高低、是否预约，态度如何，秘书人员都要用热心、细心、耐心、诚心去对待每位来访者，容不得半点马虎，因为秘书人员一个小小的举动都能够让来访者感到自己是否受欢迎，是否受尊重。偶尔碰到不礼貌的来访者时，我们也要有耐心，控制自己的情绪，微笑面对每一位来访者。