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    4.会风不正。会上常会发生与会者姗姗来迟、无故缺席,“台上开大会,台下开小会”的情况。 往往会议结束,与会人员对会议的内容却“一问三不知”,会议精神都没有准确把握,何谈贯彻落实?散漫的会风注定会议的低效。会议的呈现者一般都是某领域或部门的骨干或精英,若他们开会态度都不端正,怎么相信他们会有强烈的事业心和责任感,又怎么可能全心全意地投入工作,认真履行好自身职责。
    二、提高会议效率程序
    秘书人员作为上司的直接助手和参谋,在实际进行会议组织工作之前,首先应协助上司做好会议是否有必要开的判断工作,从源头上杜绝一开始就属于无效率的会议的召开。其次,在遵守准备充分、分工协调、服务周到、确保安全、节约环保的原则下, 做好会前、会中、会后各阶段的本职工作。
        (一)建立严格的会议审批制度
    会议效率低下的重要原因之一就是开会的随意性很大,不管什么事都要开会讨论一下,过多过滥的会议又使秘书人员无暇进行充分的会前准备,从而导致恶性循环。
     审批会议应本着精简、节约、高效的原则,严格按照制度进行。
     1.召开会议需提前两天向上级部门提出申请,填写《会议审批单》,包括会议名称、内容、时间、地点等详细内容。根据会议内容规格的不同,确定不同层次的领导审批。
    2.领导审批后交给办公室,由秘书人员协调各部门,征求意见,将可以合并召开的会议汇总,报分管领导审批。
    3.由办公室负责上传下达。秘书人员应充分发挥好协调作用,及时沟通,当好领导的参谋助手,建立严格的会议审批制度,完善有必要召开的会议,同时将有失效率的会议从源头上阻断。审批会议应从实际出发,不必要的会议一定不召开;有比通过会议更有效的解决方式的事情,一定不通过会议解决;对准备不成熟的会议,如会议议程、与会人员、时间、地点等不明确的,坚决取消。
       (二)会前充分准备
    “凡事预则立,不预则废”。②会前精心策划和充分准备,是开好会议提高效率的前提和关键。
    1.明确会议目的。在开始筹备会议时,首先要尽可能具体地明确会议的目的:会议是要征求大家的意见,还是要解决问题;是要大家献言献策,还是要向大家说明情况;是要明确各自的角色及应承担的责任,还是要确定具体的行动方案。一旦确定了会议目的,就如同航行有了方向,一个明确而清晰的会议目的将会引导出一个科学而高效的会议安排。
    明确的会员目的会警示着所有与会人员,提醒着他们审视自己的提议是否有利于达到会议目的,自己的发言是否偏离主题,占用了会议的时间。从而确保会议的高效进行。
    2.确定精当议题。议题,是会议所要讨论的题目、研究的课题、或是解决的问题。 所有的会议都围绕着一定的议题展开,因此,议题的设置决定着会议的成败。会议议题一般由领导提出,也可由秘书人员在征求相关部门的意见后提出,由领导审批决定。
    议题的设置要有被开会讨论的必要性,否则就是浪费会议时间。每次会议的议题要尽可能集中、单一,不应过多、分散,保证与会者将精力集中于重要问题上并认真思考,有利于尽快解决问题,提高会议效率。在议题确定下来之后,秘书人员要将搜集到的有关资料提前发给每位与会者,使他们有足够的时间准备,这样既减少了在会议中阅读资料的时间,又有利于形成优秀的观点。
    一般会议不只有一个议题,恰当安排议题的先后顺序有助于会议效率的提高。第一,先要找有内在逻辑关联的,抑或是互相依存度较高的议题,集中在一起讨论,避免与会者思想分散。第二,对将要讨论的议题进行分类,先进行信息共享、再作决策、最后解决问题。对于相对复杂的议题,可将其拆分成较小的且易操作的几个小部分。第三,本着先易后难的原则,在会议开始时先讨论几个简单的议题,让与会人员热身的同时,使会议朝着健康的方向发展。 随后再着手解决较难的议题,此时与会者注意力较集中,头脑最清晰,思文也最活跃。
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