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在日常的人际交往中，交际双方往往通过语言来交流思想、表达情感，而非言语因素就常常被认为是辅助性或支持性的角色。人类学家雷·博维斯特认为在沟通中非语言信息占交流信息的65%，美国心理学家爱德华·霍尔也曾十分肯定地说:“无声语言可以表达出比有声语言多得多的意义。”由此可以看出，人们渐渐意识到并肯定了非言语交际在沟通中具有重要意义。
一 秘书工作中运用非言语交际存在的问题
（一）交际方式运用不当
在实际秘书工作中，非言语交际方式运用不当是最常出现的问题，目前已经发现并记录在册的非言语交际方式有近百万种，秘书人员在工作中经常用到的有形象语、体态语和环境语三种。
形象包括外在形象和内在形象，作为秘书，必须同时具备“外在美”和“内在美”，外在形象包括服装、配饰、发型、妆容等。“服饰妆容时刻向外界传递着关于自己的身份、地位、文化、职业等信息，例如中国古代贵族用一种叫‘冕旒’的礼帽来显示自己的身份地位，天子冕十二旒，诸侯九，上大夫七，下大夫五。” 秘书代表了企业单位在外界眼中的第一印象，而一般人们见一个人的第一面就会注意到他的外表，所以一个秘书必须十分注意自己的外在形象。而在内在形象方面，秘书人员主要通过个人的行为举止和自身内在修养来展现其内在形象，而这些都体现在秘书的日常工作生活中。其他人会根据秘书的在工作中体现出来的行为举止、工作能力、文化素养和职业精神来判断他们是否具备作为秘书人员的专业素质，甚至由此来判断并得到有关其单位组织或领导的文化素质、可信度等更多的信息。秘书工作中形象语运用不当的情况十分常见，有的秘书人员十分不注重自己的穿着打扮，男秘书穿着随便，不够庄重；女秘书穿着不合时宜，过于时尚华丽，佩戴的饰品过多，不仅会影响正常的秘书工作，而且会影响领导同事对其的工作态度、生活作风、可行度的怀疑，影响客户对其，进而对公司的第一印象。
体态语，又称"肢体语言"，“波斯特说，体态语是用以同外界交流感情的全身或部分身体的反射性或非反射性动作。” 简单来说，就是用身体动作来传递信息、交流情感、表达观点的沟通手段，包括面部表情、姿态、手势等，根据伯德惠斯特尔“态势学”研究，“每一个动作都在传递关于人体运动的心理状态和生理状态信息” 。人类天生就拥有各种丰富的面部表情来表达自己的情绪、感受和诉求，我们学会了使用有声语言之后，体态语在我们生活工作交际中仍然是不可或缺的，我们运用它表达自己的、理解他人的感受、思想和行为方式。体态语能使我们少费口舌，更好地保密和处理人际关系，对于秘书人员的日常工作和人际交往十分有利。一些秘书人员对领导的了解和观察不够，不能理解领导的细微表情和动作的含义，或者不能在一些不便言语沟通的情况下与领导“交流”，这样的情况就会影响工作的进程，甚至造成严重的后果。