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摘 要:口头语言与体态语言是秘书职业形象塑造不可或缺的一部分，秘书的个人素养也会在口头语言与体态语言的使用中流露出来。得体的口头语言要注意语义、语速、音量、语调、语气等方面的适中谐调；妥当的体态语言应做到情态自然亲和，身势端庄有礼，在工作中尤其商务活动中注意运用亲疏有别的空间语言。57042
毕业论文关键词：秘书；口头语言；体态语言
Abstract: It is said that oral language and body language is an indispensible part of shaping the secretary image .The secretary’s own personality will be shown by using oral language and body language. The appropriate oral language should pay attention to the semantics, speed, volume, intonation, tone and so on .Proper body language should be natural affinity. During the work, especially in business activities, we should focus more attention on using different space language.
Key words: Secretary; oral language; body language
引 言
自21世纪以来，我国大力推进市场经济，各行各业对现代秘书人才的需求随之增加。秘书是秘书活动的主体，秘书语言艺术则是秘书工作中的一门学问。秘书语言是由秘书的职业特性决定的,秘书工作的特殊性决定了语言运用在秘书日常工作中具有特殊作用。因此，要研究和把握秘书语言及其基本运用规律，就应当了解秘书语言艺术的内涵。
秘书工作纷繁复杂,对内，秘书处于中枢地位，起着上传下达的作用，这需要秘书必须要有足够的驾驭语言的能力；对外，秘书作为单位与外界接触的第一形象代表，在人际交际过程中的遣词造句、一言一行直接影响着组织形象和集体利益。
一、口头语言及其艺术运用
人们常常将秘书与“联络官”划等号，在秘书活动中，大量的信息都需要秘书通过口头传递。比如，秘书向上级领导请示问题、汇报情况、提出建议；向下级部门传达领导的指示要求、沟通情况；对外接待来访者等。因此，秘书工作对秘书人员的说话要求很高。
与书面语言相比，口头语言具有直接、迅速、简便的特点。秘书口头语言表达的基本要求是口齿清晰、语言规范、语调委婉、用语得体、概念准确、主题集中、条理清楚、逻辑严密。秘书人员应该从以下几个方面来提高自身的口头语言表达能力:
（一）语义完整清晰
遵循5W1H原则： When（在什么时候）、Where（在什么地方）、Who（是谁）、What（结果是什么）、Why（为什么）、How（过程如何），这些是秘书传达信息的基本信息要素。
在日常事务中，秘书会经常进行口头通知、电话沟通等，如这则口头通知：“各部门组长请注意，今天下午王经理将于105会议室召开关于宣布人事调动结果的会议，请做好准备，准时到会。”在这则口头通知里，涉及到会议时间、地点、与会人员、会议内容、要求，语义完整清楚，没有歧义。
（二）注意语速
说话的过程就是传递信息的过程，语速是影响沟通效果的一个重要因素。在秘书的日常语言表达中，语速的快慢应该视具体情况而定。语速太快，对方可能来不及听清，源源不断的信息可能会增加别人领会和理解的难度，甚至会让对方一直处于高度紧张的状态，长时间容易造成他人的疲劳和厌烦；语速太慢，使人感到没有精气神，极容易造成对方的心理疲劳，给人造成一种做事拖拉、缺乏时间感的错觉，无形中让沟通效果大打折扣。
（三）控制音量
一般说来，语言的影响力与威慑力和声音大小有一定联系，音量大小也是影响说话效果的因素之一。但是这种关系不是绝对一层不变的，俗话说“有理不在声高”，这表明有时声音过大并不能达到令人满意的效果,而只能强迫他人听你说话，甚至使人产生反感；相反，适当的降低音量反而能达到预期效果。