在不少人看来,秘书在公司都有着不小的权力,能做任何自己想要做的事,有这样的看法的人真是大错特错。的确,同事们的很多工作都是由秘书布置的,但是秘书在布置这些工作之前也是听从领导的安排,所以秘书只是个传达的人而不是做决定的人,秘书也只是在协助领导工作。论文网

(二)收集筛选信息

秘书在协助领导处理事情的同时,还要注意收集筛选有价值的信息,辅助领导决策。秘书如果有快速地收集筛选有效信息的能力,无疑会对辅助领导决策有很大的帮助。

第五篇日记《泸州老窖》:由于公司规模扩大,业务范围拓展,从今年元月起,公司要在综合部下面单独设立一个秘书科。公司规模越大,领导的决策越重要,而领导的大部分决策是根据秘书给他提供的信息做出的。因此,秘书要学会为领导收集、筛选信息,对领导负责,对公司负责。

配备秘书的领导往往处于高位,他们可能只需要在大的方针路线上行使决定权,而忽略了一些小的细节。因此,秘书要充当着领导的“耳目”,给领导收集信息,为领导的决策提供充分准确的信息,辅助领导决策。

收集信息看似是一件简单容易的工作,但是要在各式各样的信息中筛选、甄别、分类和整理有价值的信息实属不易。信息具有时效性,所以秘书部门在收集信息时要做到及时高效,以最快的速度收集到最有效的信息;信息还具有准确性,所以秘书部门在收集信息时,还要注意收集到的信息是否准确无误。

信息的收集一般有一定的程序。首先,要了解领导需要的信息的内容,确定收集信息的范围;然后,从各科室收集相关信息、报告或者秘书部门自己搜集信息;再然后,将收集到的信息进行筛选、分类和整理,提炼有价值的信息;最后,将筛选后的信息进行汇总并呈报给领导。

(三)合理安排日程

在市场竞争日益激烈、社会生活节奏日益加快的现代社会中,领导每天日理万机,批阅各种文件、参加各种会议、会见各样人员。在这许许多多的事务中,必有轻重缓急,秘书要会合理地安排领导日程,帮助领导提高工作效率。

第二十八篇日记《多米诺骨牌》:由于突发状况,天山公司的赵总需要调整日程,这就意味着我公司的孙总要随之调整一系列日程。因为各日程都是事先安排好的,不太好调整,所以孙总最后只好推掉和同学的聚会。之所以出现这样的情况,是因为“我”在安排日程时给孙总安排得太满,稍有一点调整便是大的改动,以至于有的日程没办法按计划执行。

秘书对领导日程管理得有效程度,反映了秘书与领导工作的配合程度,因此,日程安排必须考虑周详,一旦确定就要精确地推行。从上面的案例中,能看出秘书在为领导安排日程时一定要留有一定的空余时间,以防止有突发状况来不及调整日程。

任何一位秘书都想安排好自己领导的日程,在安排日程时应该要遵循以下几个原则:1。服从于组织的总目标和整体计划的原则;2。区分轻重缓急;3。事先确认的原则;4。要留有充分的机动时间;5。注意保守秘密。[3]

(四)精确公文用词

秘书除了要协助领导工作、筛选信息、为领导安排日程,还要会写正规的公文。

第三十九篇《“一座座山川”》记录了这样一个案例:玛丽起草了一份通知,但是孟姐仔细看了几遍后觉得有问题,其中一个问题便是文字不够精炼。玛丽改了之后于雪依然觉得通知中某些用词不够精确,例如:“精减机构”与“精简机构”。文献综述

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