二 秘书工作的特点

随着第三产业的迅速崛起，秘书继而成为“软人才”的代表之一，人们对于秘书工作的所提的要求也就越来越高。单纯的文字处理显然已经不能满足大众的需求。 现代秘书工作主要是负责起草文稿、处理公文，安排会议、档案管理、信访、保密、接待、后勤等工作。坚持为领导，为各下级单位还有人民服务。不但需要具体办事还需要为领导出谋划策；不但需要收发转达信息还需要负责综合处理。

秘书工作具有从属性、被动性、事务性和综合性。首先，秘书工作具有从属性是因为秘书工作在某种程度来说就是领导工作的一种延伸，所以我们作为秘书人员不能无所作为，更不能越权自作主张。它只是辅佐领导人员更好更快地完成任务，并有效计划公司企业单位的进一步打算。其次，秘书工作的这种辅助性与延伸性也间接说明了看似光鲜的秘书工作背后的被动与保守，也就是说秘书工作具有被动性。常理上来说，秘书不能由着主观意愿行事，必须最大限度地服从领导的安排。秘书的日常工作繁复多变，每天的工作不可能有固定模式和安排，有时甚至还会遇到各种突发状况，所以处理事物也不可能按部就班，只能合理统筹时间并按轻重缓急妥善处理。再者，秘书工作具有事务性。虽然秘书工作没有明确的规定，但我们接触了解过的人也都知道它的琐碎反复。我们经常需要做这些类似于布置会场和安排班车、食宿这样比较具体的事务性工作。同时，秘书工作也具有综合性。秘书是联系管理层和员工的枢纽，秘书工作非常繁杂琐碎，并且会涉及到很多方面。这要求我们在处理日常工作时必须对各方面情况进行综合，只有这样我们才能为领导者提供有效的帮助和服务[3] 。

三 秘书实务在古今秘书工作中的差异

（一）文字工作更加细致规范化文献综述

公文写作一直是古代秘书的一项基本工作。一直以来，无论是书面表达还是口头叙述，在议事说理和表情达意上，都需要借助语言文字才能充分表现其效果。因而语言文字成为公文的第一要素。古代秘书大多有很好的文字功底，所以他们撰写公文又快又好。清朝军机处处理事情非常讲究时效性，所以他们的秘书官员需有撰文迅速的能力，这也是他们选拔时的考量重点[4]。但是古代公文写作极易被时代和文风影响，如秦代注重内容，西汉初期的公文政论性较强，而从西汉到南北朝，大多数人由于受赋和骈文的文体影响，公文写作开始一味地追求言辞优美，从而忽略实际内容。

文字工作一直是秘书实践的一个重要组成部分，它包括两个大类，即手稿的撰写和书面记录，这几乎就是所有的秘书必须做的事情。现代秘书需要撰写的文稿主要有：各种法定公文和其他通用文书、商务文书和公关礼仪类文书、上司讲话稿以及新闻报道和媒体署名文章等。秘书起草文稿必须准确反映上司意图，内容必须符合法律政策，做到观点明确、逻辑严密、篇幅简短、语言规范、行文得体。现代公文写作一般情况下是有基本的规范和格式要求的，写作时必须做到主题鲜明，观点正确，所以通常并不会出现所谓的忽视内容的情况。在急剧发展的现代化社会，由于社会分工的日趋严密，社会整体对秘书的业务综合能力要求也越来越多元化。在短期时间内，秘书人员除了写作能力之外，其他能力想要通过具体形式快速表现出来还是比较困难的，但是通过秘书所撰写的文书，便能快捷清晰地看出一个人写作能力水平的高低。因此，希望自己在秘书的职业道路上走得更快更远的秘书需要给予文字工作充分的重视。