第一，秘书的说话一定是基于某种目的而进行的信息交流过程，所以秘书在说话前要先确立自己为什么说话，是为了向他人传递信息，还是想要通过向他人提问从而获得某些信息。《邹忌讽齐王纳谏》中，邹忌分别向妻子、小妾、客人发问，他和城北徐公的美，谁更胜一筹？三人的答复都是赞美邹忌，但语气大不相同。妻子的回答体现了妻子对他从内而出的喜欢，浓情蜜意溢于言表。小妾的地位不同于妻子，比妻子的地位低很多，并且与邹忌之间没有太多的真情实感，但又不敢有逆于邹忌，所以她的答复拘谨而又牵强。客人的回答是为了有求于邹忌，所以就充满着一种阿谀奉承的意味。邹忌为了向齐王表述自己的建议，以自己的切身经历做比喻，通过排比和递进的表述方法，从而给齐威王当头棒喝之感，达到进谏齐王拓开言路的目的。从邹忌的表达技巧可以看出，只有当叙述者有明确的说话动机，才能在沟通中环环紧扣，达到自我目的。

第二，秘书口语表达同样以自我态度的认知作基础。“秘书是领导者、主事者身边的综合辅导者和公共服务者，是以辅助决策、综合协调、沟通信息、办文办会办事等为主要职能活动的领导者、决策者的参谋助手。”[3]作为一个参谋助手，在说话前，应该考虑自己应该以什么样的态度对待说话对象。不卑不亢、自信大方肯定比唯唯诺诺、谨慎胆小的表达更具效果。

第三，秘书在向他人传递信息前，必须要对自己将要表达的信息内容进行审核。作为一个组织中重要的信息纽带，必须保证日常工作中传递的信息准确可信。准确有条理的信息会增加说话主体的自信和说话客体的信任。

（二）了解沟通客体文献综述

无论是与同事、领导或外来人员沟通，在说话前秘书人员一定要对沟通客体有一定的了解。首先，认定客体是谁。这里确定的并不只是对方的姓名这么简单，秘书要分析谁是初始客体（第一个接受信息的人），谁是主要客体（直接从说话主体那里得到口头或书面信息的人或团体），谁是次要客体（通过其他方式间接得到信息的人或团体），谁是领导决策者（最终决定交流结果的决定性人或团体）。当秘书将这些客体按重要性依次分类后，就可以直接找到关键人物进行沟通，省去不必要的时间和资源的浪费，快速又精准的达成目的。可见，在秘书工作中，能够对对方很清楚的了解是十分重要的。在历史事件《鸿门宴》中，刘邦正是透过项伯前来与留侯张良告密，知道了项羽的意图。可他深知自己的军队与项羽的军队实力悬殊之大，无以抵抗。所以在次日只好带领100多兵前去解释，二人本是合力攻打秦国，分别于黄河的南北两侧为战，不料自己先打赢战争，所以才入了关中。说明自己纯属为小人误会，以示自己没有“欲王关中”的意图，表达其清白。后来，更是由于樊哙对项羽等人意图的了解，认为项羽一方现为刀俎，而刘邦等人就如同鱼肉一般，已谈不上告不告辞，所以劝刘邦赶紧逃走。正是刘邦对项羽军队实力有所了解，才向项羽说出自己没有称王的野心；有了樊哙对项羽等人意图的正确判断，才使他规劝刘邦莫辞即走，让刘邦险里逃生。所以，在说话前，秘书要对谈话对象展开详细了解，明确谈话的目标，才能提高沟通效率，促进目的生成。   

（三）做到听言观行

   “懂得倾听对方的谈话，尊重对方的兴趣，你就成功了一半。”[4]秘书在与人进行口语交流时，要注重倾听与观察。倾听，是对对方最起码的尊重。在他人进行讲述时，秘书应该认真的去听对方所说的内容，知道对方的诉求，如领导分配任务、同事商量事宜。秘书人员只有经过仔细的听取，才能更好的实施下一步的工作方案。观行，很多时候，倾听只是了解说话的表面意思，而说话者的非语言行为，往往体现出真情实感。所以，做到倾听的同时也要关注对方的形态。这样才能更好地掌握对方的真实想法。