（四）懂得礼貌分寸

    秘书作为一个服务行业，在沟通中应该使用文明礼貌用语。例如应该在接起电话的第一声说：“你好，这里是……”，多使用“请、谢谢、劳驾、拜托……”等文明词。说话要注意分寸，无论是与同事、领导或者来客，都不能肆无忌惮的交谈。做到以下八“不”：不背后议论他人；不与人发生激烈争执；不使用命令语气；不随意否定他人的想法或成就；不用对抗性强的词汇；不质问他人；不泄露公司商业秘密；不询问女人的年纪和男人的工资。对于谈话的内容要有节制，做到只说该说的，不应该说的坚决不说。