（二）塑造良好的组织形象

一个机构的形象是该机构各种要素在公众心目中形成的综合形象。这种形象并非一蹴而就的，而是由该机构的领导、员工从一言一行、一点一滴做起，经过方方面面的努力而塑造成的。各种各样的人际交往传递着机构的信息，推销着组织的形象。在这一过程中，秘书人员扮演着极其重要的角色。因为对公众而言，不可能有接触单位每个工作人员的机会，也不可能始终关注单位的所有行为。所以，领导及其秘书在公共场合的行为，从某种意义上说便是单位形象的化身，是公众所能了解的单位的全部。实际上，这个时候的个人行为又都是组织行为。秘书人员要不断加强自身修养，在和各色各样的人相处时，都要注意个人的仪容礼仪、举止大方得体，以塑造组织良好的外部形象。

(三) 秘书个人发展的需要

社会学研究表明，人际交往是人类的基本需要之一。通过与他人的人际交往，个体和外界保持着密切的联系，进行信息的交流，并在这一过程中获得理解、友谊和快乐，促进人的身心健康。秘书人员的人际交往和良好的人际关系既是工作的客观需要，也是自身心理健康的需要。秘书通过和他人建立和谐的人际关系，还可以大量减少工作中的障碍，在他人的帮助下顺利解决工作中遇到的困难，从而大大提高工作效率。心里学家曾做过比较试验，实验证明，除了极少数独立性很强的工作外，大多数时候，善于交际的人工作效率比不爱交往的人普遍要高。人际交往活动同时也是信息转换传播的活动。秘书交往范围越宽，交往频率越高，获得的信息也就越多，对充分发挥秘书的咨询参谋作用也就越有利。如果一个秘书人员不喜欢交往，自我封闭，他就会人为地切断许多信息交流的渠道，不利于信息的收集，也不利于个人的发展。

二 秘书工作中人际关系的特点源]自[优尔^`论\文"网·www.youerw.com/

在秘书工作中，与人相处是必不可少的，也是至关重要的。与不同的人交往，往往会有不同的特征。下面就对秘书与领导者关系的特点，秘书与同事关系的特点，秘书与社会公众关系的特点加以分析。

（一）秘书与领导者关系的特点

1.强制性

秘书与领导者在法定地位方面的差异性，决定了他们之间在人际交往关系上具有强制性特征。这种特征表现为：无论在情感上是否愿意，也无论与领导者关系的满意程度如何，作为秘书，都必须强制自己同领导者进行交往，为领导者提供服务，并且自觉地为实现和完善这种交往调节自己的行为。有时，即使领导者在个人素质和情感各方面都不足以对秘书产生人际吸引力，甚至给秘书留下厌恶的印象，但是秘书仍必须被迫同其保持交往，以维持正常的工作关系。强制性是秘书与领导者人际关系的本质特征，同时也是解决秘书与领导者之间矛盾和冲突的基本原则和最终办法。

2.首属性

人们之间的利益关系，相互需要和吸引的程度是各不相同的，因而人际交往的频率也有高低之分。社会学上把人际交往频率高，关系密切的，称首属关系。交往频率低，关系疏远的称为次属关系。秘书在工作中，当属与领导者的交往频率最高，因此秘书与领导者之间的关系便具有首属性特征。因为秘书与领导者具有首属性特征，所以秘书可以同领导者积极的沟通与交流，也就是说，秘书完全可以充分地，合理地运用首属性特征，弱化与领导者关系中的强制性因素，积极尝试同领导者交流思想和情感，努力创造和谐的人际关系，进而使相互之间的配合更为默契。