二 公文写作中结构要素运用的准确性

考虑到公文在处理公务中扮演的重要角色，其写作自然是有一套标准的，上文所提到的《条例》就是现在政机关公文写作所遵照的标准，它对公文写作做出了规范性指导。在实际工作中，结构要素准确、体式规范的公文对公务活动的有序进行有相当重要的作用。而不规范的公文不仅会影响正常的公务活动，还可能会对起草者及其所在机关或者部门造成麻烦。因此，在公文写作中，公文的结构要素也必须具备准确性的特点。

《条例》第九条指出：“公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成”。[3]而在除了正文之外的所有结构要素中，标题是最具有代表性的、最能体现结构要素准确性的一部分，它本身又包含着三个有机联系的要素。这三要素分别是发文机关、事由和文种，合格的公文标题应该让人一看到就能明白它所要表现的意图是什么。

标题的三要素有各自的特点和注意事项，其中某一部分的不准确都有可能导致公文无法顺利发挥它的作用。

首先，发文机关一定要准确。根据《条例》规定，一般的公文标题都要求三要素齐全，标题中明确的发文机关可以使公文的办理更为方便。然而，发文机关有时是可以省略的，比如：《中华人民共和国令》，这个标题虽然并没有发文机关，但这并不影响它的作用以及权威性。要注意的是，发文机关可以省略但绝对不能随意简称，如：《XX市计委关于XX工作的通知》，其中“市计委”的简称就容易引起误会，会让人搞不清是“计划经济委员会”还是“计划生育委员会”，前者的简称应为“计经委”，后者的简称应为“计生委”，这两者工作内容差别巨大，一旦弄错了，或多或少都会引起一些不必要的麻烦。文献综述

第二，鉴于事由在公文标题中的重要地位，对于事由拟写也必须要准确。事由与公文的态度、观点、主张、要求息息相关。因此，事由的拟写必须要做到意思表达准确，而且语言也要简练。比如，一份某乡希望上级拨款新建一所办公楼的请示类公文，若将标题拟写成《XX乡人民政府关于请求新建政府办公楼的请示》，这样的事由拟写就不够准确，因为公文的本意是希望上级能够拨款资助他们，请求拨款这一最重要的部分在标题中完全没有体现，改为《XX乡人民政府关于请求拨款新建政府办公楼的请示》就妥当了。

第三，从公文文种的选用中也能看出准确性这一特点。每一种公文由于功能的不同，都有其不同的写作方式。因此，能根据行文目的、上下关系来准确选用文种进行公文写作就显得至关重要。如：《XX县人民政府关于要求农村公路路面改造工程资金补助的报告》，这个标题就是明显的文种错用，报告是用于向上级汇报工作的，而请示的作用则是向上级请求指示、批准，这份公文从目的上看是希望上级能批准他们的要求，所以使用请示才是准确的。

当然，除标题之外，其他要求相对比较固定的结构要素也是相当重要的，它们对公文能否顺利办理有着不小的影响。这里以主送机关与抄送机关为例，能否准确定位主送机关与抄送机关直接影响到公文的办理。

主送机关是负责处理、执行公文的机关，而抄送机关是除主送机关外需要知晓公文内容的机关。以请示为例，像请示这种上行文一般只有一个主送机关，而且不应该抄送平级或下级机关。如《XX镇人民政府关于合并张畈村、黄土岗村两村的请示》，这份公文的主送机关应该是对此直接负责的县人民政府，抄送机关是工作上需要了解上级机关。如果抄送给下级机关，不仅会平白无故增加文件的印刷数量，增加其他机关的工作负担，还可能因为将来会出现的机构变动、人事变迁而引起一些不必要的混乱，不利于公务的办理。