（一）摄影留念

会议结束后，后勤组引领与会者前往会议大厅门口，并在会议大厅门口进行集体合影，相应照片冲洗后可打印成册作为礼物赠给此次参加会议的人留作纪念。后勤组将需要纪念册的人员事先登记好姓名地址，在纪念册完成后，通过快递的方式发送出去。

（二）会场清理

会议中留下的大量有用材料，包括文件，会场记录、会议总结等由领导组整理，记录。剩下的安排后勤组对会议场所内环境进行打扫，做到干净整洁。财务部专人在归还会议场地时结算场地租赁费用，相关发票留备记录。

（三）回程事务

因为参加这次宝应县招商会议的人来自四面八方，虽然会议结束了，但我们仍需要做好会后完善工作。后勤组负责投标人员回程工作的交通安排，购买返程车票，将投标人员送到宝应汽车站直至他们安全离开。

虽然方案设计的好相当于事情已经成功了一半，但更重要的是实际操作，方案的好坏也需要实践去检验。这就需要宝应各个小组严格按照方案执行，对方案中的细节的特别重视，接待程序都要规范化。传统观念中，接待部门被认为是一个没有技术含量的部门，只是负责一些食、住、行等迎来送往之事，内部人员对待接待工作也就不以为然，导致接待任务不能很好地完成。新形势下的接待工作，不仅仅是一个基础的服务工作，更是内部与外部联系沟通的桥梁。接待工作不仅可以树立一个部门良好的形象，对外展现自身实力的同时也可以积累到丰富的人脉。“树立人性化接待和个性化接待理念，将接待工作从接待前延伸至接待后，将接待主体从领导、重要人员扩展为参与的全体人民，服务周到，做到每一位来客都是主人。[6](p3-4)”

虽然如今网上各种方案比比皆是，范文一篇又一篇，不可否认有一些方案提到的内容的确很好，但大多数方案都忽视了细节。“千里之堤，溃于蚁穴”再长的堤坝也会因小小的蚁虫啃噬而摧毁。不能因为一个小的错误痛失好局。方案中一个个小问题就像是一个个小的蚁穴，一旦发现就必须处理，处理得好，“蚁穴”便会消失；处理的不好，那么“蚁穴”不会消失反而越来越多，造成灾难。一个成功者不仅要能够掌控全局，也要防微杜渐。 

可以说不是任何事都是一帆风顺，总会出现点小瑕疵，而不管面对的是哪种类型的突发事情，都应用积极的态度去处理，及时控制场面。为了做好会议安排工作，会议策划与接待人员应该具备以下素质：

一、首先，作为会议策划人员应该拥有一个好的创意。拥有灵活的思想，能正确分析活动的目的，活动所能达到的效果。

二、策划者要有较强的组织管理能力。策划方案的人就相当于一个组织者，在设计方案的时候充当的就是组织人员，包括对活动现场的人员进行工作分配，对会议中所需物品进行管理。因此策划人要心思缜密，能够统领全局，注重每一个细节，能够调配好每一个人员和每一件物品，将活动组织完善。文献综述

三、要有较好的语言表达能力。策划活动涉及面非常广，工作中要与各个部门进行交流，分配任务，没有良好的语言表达能力，就会造成与部门之间不和谐，从而导致工作无法顺利进行。同时接待人员直接面对客户，在服务过程中难免要和客户进行交流，流利的口语以及清晰的表达才会让客户感到舒心，对活动加以了解。“因此两者都要流利的进行语言表达具备良好的协调和沟通能力。[7](p2)”

四、要具备良好的工作作风。策划的方案最后都会运用到实际活动中去，如果策划人平时工作懒散，做事拖沓，不务实，必然会影响方案内容以及推迟进程，从而对活动带来不利后果。而接待业务本质上讲就是一个服务性岗位，要树立正确的服务意识，对工作细心认真，对客人贴心问候，时刻注意客人的需求，并及时满足其需求，所以两者都要有良好的工作作风，细心的工作态度。