应该说，任何一个部门或单位，为提高工作效率都面临一个如何做好信息工作的问题。然而对秘书部门来说，信息工作在秘书的日常工作中占据了十分重要的地位。首先，从秘书工作的性质看，各级秘书部门虽然工作繁杂，但从根本上看，无论是文书处理、保密、协调、查办等事务性工作，还是政务性工作，应是高质量的，有效的。在实际的工作中，管理者不可能事事过问，亲自去收集信息，一般而言都是授权给秘书人员去处理。秘书作为管理者的顾问和副手，有责任帮助管理者收集信息，积极主动的帮领导做好信息的处理工作，来帮助领导更好的做出正确的决策。“秘书要有极强的预见性，顾全大局，积极主动的收集领导工作所需要的有关信息，并及时的做好信息的处理工作。”[1](P113)

其次，从在部门所处地位看，秘书是企业综合部门之一，是企业整体工作中不可缺少的部分。它在组织系统中承上启下，领导下达指令，任务，通过秘书交给下级执行。秘书通过调查研究、督促检查、综合处理，把握实质，并收集执行情况，反馈给领导。秘书部门成为领导者联系基层工作人员的中介，决策层与执行层的一座桥梁。秘书部门与其它部门是一种平等、互助、团结合作的关系。秘书处于纵横管理的交点上。这种特殊位置和功能，要求秘书能够从大局出发，为领导、本部门、各部门之间信息的及时传递服务。处理好各种消息矛盾和冲突，以保证大系统高质量、高效率运转。来自优I尔Q论T文D网WWw.YoueRw.com 加QQ7520~18766

再次，从企业工作效率来看，“时间就是胜利，效率就是成绩”，只有行动一致，工作效率才能提高。各企业各单位由于所处地位和认识问题的角度不同，仅从本部门利益出发，对执行政策的意见难于统一。企业单位中又有各类工作人员，由于思想和知识水平的差异，因而在实际工作中对目标计划理解程度，执行的积极性、自觉性也就不同，表现出部门之间冲突不断，成员之间矛盾重重，不团结协作，导致效率低下。这就需要做好信息工作，及时的处理问题，以保持目标一致性，工作上的连续性，发挥合理群体的最佳效能。

二 秘书的信息工作的的特点和原则

    （一）秘书信息工作的主要特点

    1。针对性。秘书信息工作的针对性主要体现在以下几个方面：

（1）结合业务方面，即保证信息工作的专业性。

（2）围绕中心，即围绕领导决策的贯彻落实与中心工作进行。

（3）针对问题，即按照领导的命令、意图进行专项调研。

    2。综合性。领导做决策、拟定计划、制定措施，基本都需要把握好综合性全局的信息，这样的决策才更加的具有科学性。而且领导层次越高，对于信息的深度和广度的要求也越高，这就对秘书的能力要求的也越高，然后综合性的信息，并不是信息的简单拼凑堆砌，而且在大量的信息中，准确的提取出有效信息，将各种信息进行整合处理，从而有效的为领导提供信息服务。秘书要把握了解各部门之间利益关系，和之间的信息处理工作，保证自己的公平客观性，要为企业的长远发展着想。这样也能够“比较全面具体地各种利益需求和显现或隐现的利益失调与冲突，而且对组织整体利益、长远利益、根本利益的理解和把握比较准确。”[2](P35)

    3。敏锐性。秘书每天都需要接触大量的信息，往往很多信息都是无用的，甚至是错误的，这就需要秘书人员敏锐的分辨提取出有效信息。在具体的信息工作活动中，秘书需要通过各种途径去获取信息，辨别信息的真伪、时效和重要性等，还需要及时了解基层工作人员对工作的意见，在这个过程中，就需要秘书保持高度的敏锐性以保证信息工作的顺利进行。