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一 秘书人员语言沟通的几种表达形式
秘书语言是秘书的工作语言，既有人类共同语言的一般特点，也有其自身的语体风格和行业特色。然而在秘书日常工作中，一部分秘书人员不善于使用秘书语言，缺乏自己的语言特色。如：公文写作辞藻华丽、语言不实；口语表达过于直率、不合身份；接待应酬过于随便、礼仪不周等等。 当然，秘书语言属于一般语言，是一般语言中的一个部分，也是一般语言的具体应用形式。秘书语言与一般语言沟通不尽相同，秘书语言是针对专业的领域、是具有行业工作特点的语言。 秘书作为一种特殊职业，其语言表达风格属于职业语言风格的范畴，它是由众多秘书个体语言表达中所表现出来的一种共同的东西。
（一）平实无华、准确明白的风格
平实无华、准确明白是秘书语言表达的基本风格。在语言运用上应当注意表达朴实、准确、通俗、自然，不使用艳丽浮华的语言以及冷僻难懂的语言。在句式选用上，口语句子都比较短，很少使用复句或多重复句，要注意表达时少用复杂句式或文言句式。在表达时，秘书口语表达以叙事说理为主，叙事要平铺直叙，说理要有条有理。比如，领导询问某项工作进展时，对他讲“这项工作目前进行到了……阶段，接下来的计划是……您看后面需要调整吗？”这样的语言能够使领导对于想知道的内容有清楚的了解和认识，保证双方的沟通是有效的。当然，平实无华准确明白并不是呆板单调更不是粗俗，毫无生机和趣的“大白话”、“大俗话”并不是秘书口语表达应有的风格。
（二）鲜明生动、简洁精练的风格
部门主管小周为给部门新进的十个员工培训忙的不可开交，秘书小李突然大呼小叫地跑过来，“领导，领导，不得了了！”“什么事？说清楚！”小周不耐烦道。“哦，刚才一个客户来电说在东城分店里买到了假货。我告诉他不可能，他一下子就炸了，非要领导接电话不可！”小周无可奈何道：“行了，我去接。”说完，放下手头的培训工作准备去接电话。小李忽然笑道：“领导，不用了，我已经把他搞定了！”小周气极把小李训了一顿。
秘书是领导的下级之间的桥梁和纽带，当秘书收集到一些情况时，有责任向领导去报告和反映。但在语言表达时，要抓住要害，具体分析，能够条理清晰，层次分明，有头有尾，详略得当，不仅要让人听得清，还要让人乐意听。例文中的小李向领导反映情况无可厚非，但是有结果应先告知结果，避免领导不必要的误解和麻烦。秘书在向领导转达电话内容、报告情况、反应信息时，不多说、不乱说、避免拖泥带水。只有这样才能有效节省时间，提高秘书工作效率。
（三）文雅得体、含蓄委婉的风格
由于受时间、地点、场合、对象的限制，或者考虑到沟通对象的心态情绪、组织内部的团结等多种因素，秘书在口语表达时常常会遇到有问题不能直接问、有信息不能立即报、有情况不能明白讲、有事情不能迅速办等情况，在这种情况下，直言快语就会惹是非、留后患，这就需要秘书在语言沟通时使用文雅得体委婉含蓄的语言了。使用这样的语言，不仅能够表达出秘书对问题的基本态度，还可以使矛盾得到缓冲，维护对方自尊，沟通相互间的理解。比如秘书在对别人写的文字材料提出修改意见时，不是直接提出文稿有什么明显的毛病，哪儿需要修改，哪儿需要补充，等等，而是说“如果能……就更充实了”，“如果能再……就更精练了”。这种婉转的语句既能够表达出自己的主要意见和看法，又不刺伤对方的自尊心。