二、 秘书接待工作语言的误区

（一）接待“不速之客”的语言误区

 在众多的来访者中，有一类来访者并没有事先与上级领导提前预约，但是他们的目的是想和领导获得交流的机会，面对这种来访者，很多秘书为了减少麻烦，就很冷漠地接待他们，或者将他们晾在一边，有的秘书干脆直接说一句：“你没有和我们提前预约，我们老板的行程已经排满了，我无法安排你见我的老板！”

 例如：李秘书正在办公室忙着，进来了一位西装革履的中年男士，说是想和总经理商谈一下生意，李秘书一开始以为是预约过的客人，以为是重要客户，还热情地招呼他坐下，后来她去查了一下经理的日程安排，发现并没有这样一位客户与经理预约过，随即面色就变得冷淡起来，说：“你没有和我们经理预约，我们经理很忙的，没有时间见您，下次再来吧。”这位男士显然不悦，对秘书的接待不满意，丢下一张名片便离开了！事后李秘书把这件事告诉了经理，并把名片给经理看后才发现，由于自己不得体的接待语言，导致公司失去了一位大客户。这位男士是想和经理谈合作的，由于时间紧迫，没有预约确定时间。李秘书这种敷衍了事的语言不仅让公司蒙受了损失，也损坏了公司良好的形象。

（二）接待有预约的普通层次客人的语言误区

领导需要接待的客人层次是非常多的，大到企业家、社会名流，小到一个个体的商户老板，甚至只是一个做广告宣传的业务员。也就是说作为秘书，当领导与这些人取得了预约后，都要首先经过秘书的接待才能与领导见面。

当秘书得知来访者的身份后，如果对方的身份地位并不是十分高层次，就会使用一些不恰当地语言并且在接待时一心二用，答非所问，让人觉得非常不耐烦。

例如：这天公司来了一位客户，秘书小朱接待了这位客户，得知与领导有预约。这时，这位客人向秘书小朱递上了一张名片，原来这位客户是某家杂志社广告业务部的员工，是为他们公司产品做广告的。小朱立马变得放松了起来，说：“你先坐在这，等会我叫你进去，你就进去！”这位客人想询问小朱一些关于公司产品的介绍，小朱也三心二意地回答着。后来这位客人见到小朱的领导后，由于之前没有受到得体的接待，就想拒绝为他们公司做这次广告宣传。

上述案例中，这位客户是与领导有提前预约的。同时，这位客户的身份并不是属于社会上层的身份，所以在秘书的观念中，认为这种客户可能给自己的公司无法带来巨大的效益，因而在接待时所使用的言语非常不得体，给人一种轻视自己的感觉，从而让来访者觉得自己不受重视，导致后面与领导商谈广告宣传的事宜时非常的不顺利。

 （三）接待有预约的重要层次客人的语言误区

同样面对有预约的来访者，在来访者身份属于一般时，秘书在语言上会表现出不在乎，而当面对十分重要的客人时，秘书往往在语言上会表现得过于热情，失了分寸，给人一种刻意奉承的感觉。

例如：刘秘书正在接电话，随即进来一位来访者，经验老道的刘秘书观察了这位客人的年龄，穿着，认为他肯定是一位非常重要的客人。于是刘秘书很热情地招呼客人坐下，主动地去查询了客人与领导的预约情况。前面的一系列表现都还算得体。之后，刘秘书觉得这么重要的客人肯定有大生意要谈，自己先好好表现一下，给他留下好印象。坐到客人旁边，对客人说：“您好啊，XX先生，我早就听说过您的大名了，我们经理经常和我们说您在事业上非常成功，是我们公司的老客户了，您以后要常来我们的公司……”刘秘书也不管客人的感受，就一直在那说自己的。其实这位客人是第一次与刘秘书所在公司合作。