二 秘书应具备的公关能力

秘书人才需要具备的公关能力不止一两点，因为公关能力其实也是一项综合能力，所以对秘书人才的要求也更多、更高、更广泛。那么我认为秘书人才应该具备的公关能力分为以下几点。

（一）形象力和亲和力

    秘书人才工作是一个有特殊性的工作，它所在的岗位散布于机关的各级部门、社会公众团体和企事业单位等，不仅与领导朝夕相处，更与群众频繁往来，一定程度上属于政机关以及企事业单位的“代言人”，所以秘书人才的一言一行都关系到他所代表的单位、机关以及组织的形象，因此重要非凡。“第一印象”是每个人第一次面对一个陌生人会产生的感性认识，而对于秘书人才来说，“一个良好的‘第一印象’有助于获得公众的认可” [1](p151)。然而“第一印象”是非常主观的，由于对于初次见面的人，人们无法第一时间了解到对方的性格、学识、社会背景等等，所以大部分的印象来源于对方的言行举止以及衣着打扮。“第一印象”可以给人展现出一个人他的工作作风、个性修养以及生活态度，这是非常重要的一个元素，在秘书工作中起到相当关键的作用。我们在与人相处的时候，如果对方给我们一个良好的“第一印象”，那么在接下来的交往中，我们会因此将他放入一个积极的光环中，认为这个人一切都好；反之，如果“第一印象”非常差，那么怎么看这个人都是不顺眼的，认为这个人一切都差，所以“第一印象”很容易使人产生知觉上的偏差, “这种偏差心理学上叫晕轮效应”[2](p36)。由于这种效应的存在，秘书人才应该给予自身的外在形象一些关注，因为良好的外形不仅可以给人良好的印象，更多的是给予对方一种尊重，让对方沉湎于美的满足之中，并且对你的专业度也有一定的认可。所以秘书人才注意自身的仪容仪表并不是小题大做，它可能从一开始就影响整个社交活动的成败，影响你所“代言”的组织的形象，意义重大。来*自-优=尔,论:文+网www.youerw.com

由于秘书人才一定程度上起到一个“代言人”的作用，所以工作中经常会有很多迎来送往、协调联络这种事务性的工作。不论在生活还是在工作中，都会产生很多需要秘书去沟通联络各种人际关系来解决的矛盾，这些矛盾要求秘书人才付出很多的热情。因此秘书人才具备较强的亲和力是很有必要的，有亲和力的人往往能够在人际交往中进行更加有效的沟通，更顺利的完成工作。工作中，有他人需要帮助时，应积极伸出援手；有他人取得成功时，应发自内心为其喝彩；有他人失落时，应真心开导、分忧解难；尤其是在领导需要时，给予最大的鼓励和协助，正所谓“急人所急，想人所想”。作为秘书人才，如果本身是个直性子、急性子，那么工作中一定要多冷静，多思考，以免情绪急躁，办事不利；若本身是个内向的慢性子，那便要多调动自身的积极性，不要脱离群众，尽力融入团体，热情对待工作以及人际关系。秘书人才对外是“代言人”，对内其实也是一个“内管家”，但是切记摆正自己的位置。秘书的内部主要工作还是一个“上传下达”的作用，贴近领导的同时，更多的也是面对群众，但是秘书不能因为与领导关系紧密就有优越感和特殊感，更不能把自己当做一个“二把手”看待。在与人处事时，能认真正确的完成自己的任务，不能“狐假虎威”，借由领导或者部门的权势和特殊性装腔作势，令人厌烦。要本着谦虚、恭敬和认真的态度和礼仪，正视自己，正视他人，不高看自己，也不低瞧了他人，善于发现别人的闪光点，学习他人的长处，对于他人的批评要虚心接受，有则改之无则加勉。而在待人接物时，要文明礼貌、饱含热情，让对方被你的亲和力感染，扫除“门难进、脸难看、话难听、事难办”的“衙门”作风，多多克服人际交往中存在的不和谐因素，营造亲切和谐，真诚诚信的人际氛围，使你的亲和力成为人际关系的“黏合剂”。