二 发挥参谋和助手作用的领域和所需要的条件

   (一)秘书发挥参谋和助手作用的领域

秘书人员是领导人的左膀右臂，秘书的工作主要为了服务于领导，一个好的秘书人员必然是领导的得力助手。作为助手秘书的工作涉及到日常办公的方方面面，这就包括处理领导交办的事务、处理文书、起草公文；秘书人员对各方面资料的筛选加工，紧急、重要的文件送给领导审阅和批复；对于需要严格把关的资料秘书人员应该根据领导者的意图进行严格的审核；在平时的工作中秘书人员要积极配合领导者，做到以领导为主；秘书要在尊崇领导者意图的情况下开展督察工作，确保工作的顺利进行。这样一来节约了领导的时间和精力，使得领导人可以集中精力去思考与处理更大的问题。

秘书部门及人员经常点查情况，研究决策，向领导提供资料和信息等决策依据，为领导出谋划策，辅助领导进行决策，制定工作计划，起到了参谋作用。新形势的不断变化需要秘书人员具备参谋职能，参谋工作的展开在一定程度上提高了领导的工作效率，也完善了秘书部门的职能。秘书参谋作用体现在各个方面，但是最主要的还是提供信息和方案给领导，参谋人员通过自己的辛勤付出，不断收集辅助的资料，对其进行综合使用，从而进行辅助决策，具有不可代替的作用。

（二）作为参谋和助手需要的条件

参谋和助手作用发挥少不了必要的条件：第一要有正确的价值观。第二要深入各个部门，为领导者提供及时准确的信息，以便科学决策。第三办事机构要高效，走规范、科学的程序，保持良好的工作作风。第四具有创新得力的领导层。

不同的秘书部门在秘书参谋助手作用的体现有所不同，但是都是通过具体的工作和渠道体现出来的。起草文件不单单是一项简单的秘书工作，其中更是扮演了参谋的角色，出谋划策、贡献智慧的事情必不可少。信息工作已经成为各级各类秘书机构的一项重要业务，也是领导者获取信息的一个渠道。领导主体决策前参考的一句是秘书所调研的资料和信息，而提供信息本身就是秘书作为助手和参谋的工作。

任何文件在定稿前都需要核稿，核对文字的质量、方针的落实性等等，秘书人员需要自己斟酌后提出修改的意见， 而这种核对后修改的背后就体现了秘书的参谋和助手身份。 提出办事和回复的参考预案是秘书助手参谋作用的又一体现，再提出问题的时候要简明扼要，在不干扰领导擅自使用权利的前提下，自己可以回答的直接回答，需要请示的必须在请示后回答。

关于会议方面，秘书人员需要协调议题、布置会议工作、拟定参会人员、做好会议的内容记录等，有事还要拟定会议新闻稿。 当有公务活动时，特别是规格高的活动时，秘书人员在对领导出席活动事宜做出安排之前，一定要做好各方面的协调工作。 督办和查办是决策贯彻执行后的重要保证，需要秘书人员针对具体待办问题进行督促与检查。

协调在秘书日常办公中无处不在，协调涉及到的内容也是多方面的，日常活动的组织，往来文件的发送和修改，部门上下的协调等， 通过电话联系、上门商谈、请来协商、开座谈会等方式进行。 因事制宜，保持一种谦虚的态度，拥有明确的立场，把事情协调好。

此外，政机关工作的秘书还要处理人民的来信，这是和政府联系群众的重要渠道，因此处理此类事情的秘书需要感度的责任心和同情心， 在有耐心的基础之上还要有清晰的思路，在处理问题时有点要独立决断，有的则需要及时回报，参谋作用将会在其中发挥的淋漓尽致。